O tym, w jaki sposób przygotować się do rozstania z pracownikiem i jak powinna wyglądać taka rozmowa opowiada Urszula Zając-Pałdyna.
Urszula Zając-Pałdyna – od 10 lat zawodowo związana z branżą HR. Pracowała w agencjach pracy tymczasowej i doradztwa personalnego oraz w wewnętrznych działach HR. Czynny rekruter, osoba odpowiedzialna za budowanie wizerunku pracodawcy. Uczestniczyła w projektach związanych z budowaniem zaangażowania pracowników, rozwojem, oceną oraz wynagrodzeniami. Aktywny trener, prelegent oraz wykładowca akademicki. Prowadzi panele z pracodawcami oraz webinary. Autorka artykułów w prasie branżowej i ebooków, a także bloga www.hrnaobcasach.pl.
Okazuje się, że firma, w której pracujemy, musi zwolnić pracownika. Jak przygotować się do rozmowy z nim?
Urszula Zając-Pałdyna: Zarówno decyzja o rozstaniu, jak i sam moment rozmowy zazwyczaj bywa trudny dla obu stron – pracownika i osoby, która prowadzi spotkanie. Kluczowym elementem rozstania z pracownikiem jest dobre przygotowanie się do tego momentu. Warto przy tym zauważyć, że nie ogranicza się on tylko do rozmowy, jest to cały proces i warto zadbać o każdy jego element. Na początku rola HR-owca dotyczy zdobycia jak największej ilości informacji o powodach rozstania, warto przy tym porozmawiać z osobą lub osobami, które zdecydowały o zakończeniu współpracy z daną osobą. Należy upewnić się, czy decyzja została przemyślana i jest nieodwołalna. Pozwoli to uniknąć ewentualnych wątpliwości podczas rozmowy, kiedy to menedżer w sytuacji stresowej może zacząć wycofywać się z podjętej decyzji. Kolejnym elementem, o którym musimy pamiętać, są kwestie formalne – jeśli pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony albo zwalniamy pracownika bez zachowania okresu wypowiedzenia, jako przedstawiciel pracodawcy jesteśmy zobowiązani podać powód rozstania, podstawę prawną oraz pouczyć o możliwości odwołania się do sądu pracy. Powinniśmy także ustalić z obecnym przełożonym czy chce, aby pracownik przychodził do pracy podczas okresu wypowiedzenia, wykorzystał zaległy urlop czy też planuje zwolnić go z obowiązku świadczenia pracy. Bardzo ważnym aspektem, o którym często zapominamy, jest kwestia komunikacji i zaplanowania działań po rozstaniu się z pracownikiem. Warto wcześniej umówić spotkanie z zespołem, w którym pracowała dana osoba, ustalić zakres informacji, które zostaną przekazane oraz sposób przejęcia obowiązków po osobie, z którą się rozstaliśmy. Pracownicy powinni bowiem czuć, że nie nastąpiła sytuacja kryzysowa, a my panujemy nad całym procesem.
O czym należy poinformować pracownika w trakcie spotkania?
UZP: Podczas spotkania należy zadbać o kwestie formalne, poinformować o powodzie spotkania, wyjaśnić, jak będzie ono wyglądało, przekazać jasno i klarownie powody decyzji oraz pouczyć o możliwości odwołania się do sądu pracy. Rozmowy rozstaniowe nie są łatwe i warto ograniczyć pracownikowi stres do minimum, dlatego powinniśmy przekazać wszystkie informacje, dać rozmówcy czas na wypowiedź, ale jednak nie wdawać się w niepotrzebne szczegóły i dygresje. Kiedy minie kilka dni, czasami tygodni, być może warto będzie wrócić do szczegółów, jednak nie każdy jest na to gotowy i tego potrzebuje.
Kto powinien wziąć udział w takiej rozmowie?
UZP: Z uwagi na kwestie formalne, w spotkaniu w imieniu pracodawcy powinny uczestniczyć minimum dwie osoby i polecam, aby jedną z tych osób był pracownik działu HR lub kadr. Dzięki obecności osoby, która ma wiedzę w temacie rozstań i warunków formalnych, przełożony nie musi martwić się, że coś mu umknie lub zapomni spełnić jakiegoś warunku formalnego. W rozmowie powinien więc uczestniczyć bezpośredni przełożony oraz dodatkowa osoba w postaci przedstawiciela działu HR, bardziej doświadczonego menedżera albo przełożonego osoby zwalniającej.
Kiedy jest najlepsza pora, aby porozmawiać z pracownikiem?
UZP: Komfortowo jest po rozmowie z pracownikiem dać mu możliwość pójścia do domu i „przetrawienia” sytuacji, która go spotkała. Dobrze, gdy rozmowa jest prowadzona w drugiej części dnia i pracownik nie musi trudnych momentów przeżywać w miejscu pracy. Wiele razy spotykałam się z sytuacją, kiedy pracownik spodziewał się, że zostanie zwolniony, bo nie wywiązywał się z powierzonych obowiązków, a mimo to bardzo przeżywał moment rozstania i to, co następowało po rozmowie. Dlatego istotne jest, aby miał czas w spokoju, bez udziału kolegów i koleżanek, przemyśleć sobie całą sytuację. Jeśli jest taka możliwość, porozmawiajmy z pracownikiem w piątek po południu, aby miał czas na przemyślenia i oswojenie się z tematem w weekend.
Co zrobić, jeśli pracownik źle zareaguje na informację o zwolnieniu?
UZP: Moment rozstania się z pracownikiem z założenia jest trudny, każdy może zareagować inaczej, dlatego warto zadbać o atmosferę rozmowy oraz dobrze przygotować się na ewentualne negatywne reakcje. Jeśli pracownik płacze, nie potrafi pogodzić się z decyzją, warto dać mu czas na oswojenie się z nową sytuacją. Ważną role odgrywa tu dodatkowa osoba biorąca udział w rozmowie, przykładowo pracownik działu HR. Nie jest on bowiem zaangażowany w relację przełożony-pracownik.
Jak radzić sobie z tego typu rozmowami z perspektywy rekrutera?
UZP: Myślę, że wszystko zależy od tego, jakim typem osoby jesteśmy i jak traktujemy tego typu rozmowy. Niektórzy potrzebują odreagować całą sytuację, inni traktują ją jako jeden z obowiązków menedżerskich lub HR-owych. Dla mnie osobiście rozmowy rozstaniowe są pouczające i miarą sukcesu określam te sytuacje, kiedy po rozstaniu się z pracownikiem udaje mi się utrzymać z nim kontakt i fajną relację. Nigdy nie wiem, z kim spotkam się jeszcze na rynku pracy, a to, że dziś firma rozstaje się z daną osobą nie oznacza, że w przyszłości w innej firmie nie będziemy z powodzeniem współpracować.