Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

W moim zakładzie został ogłoszony tzw. program rozwiązywania problemów, który ma ułatwić pracownikom zgłaszanie zauważonych problemów w sytuacji gdy sami nie są w stanie podać rozwiązania problemu. Oto wpłynęło zgłoszenie problemu... ale zanim o nim, wspomnę że przygotowując spotkania zespołu Kaizen ustalone i ogłoszone zostały stałe zasady porządku w trakcie spotkania, jedna z tych zasad brzmi: -Bezwzględnie unikamy krytyki zgłaszanych w trakcie spotkania pomysłów rozwiązania problemu;
Jak przeprowadzić spotkanie problemowe zespołu kaizen gdy pojawił się problem, który wg zgłaszającego pracownika wygląda tak:
"Czy na działach muszą być kalendarze erotyczne? Uważam, że są przyczyną rozpraszania uwagi i zapominania o szczegółach produkcji przez pracowników, którzy są podatni na takie zdjęcia. Uważam, że należy usunąć takie kalendarze z takimi zdjęciami, w to miejsce zawiesić tablice z tekstem: PRACUJ Z RYSUNKIEM TECHNICZNYM"

Kto ma pomysł jak ten temat przeprowadzić uwzględniając podaną zasadę spotkań zespołu?

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

:-)))

No, ale tutaj zgłaszający problem podał rozwiązanie, więc możesz wnioskować, że zgłoszenie nie spełnia kryteriów formalnych określonych w programie... :-P

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Przepraszam, że na początku nie odniosę się do podanego przykładu. Nie zrobię tego, bo tylko byśmy brnęli głębiej w "ślepą uliczkę". Przyjmę zasadę, że żeby posunąć się do przodu, czasami trzeba się cofnąć. Tutaj, zwiększyć stopień uogólnienia.

Czy nie zapominamy, że kaizen powinno skupiać się na problemach, które bezpośrednio dotyczą eliminacji marnotrawstwa tak w zakresie czynności dających wartość (CDW) jak i eliminowaniu czynności nie dających wartości (CNDW) - to drugie przede wszystkim. Żeby zdefiniować sobie te dwie grupy czynności trzeba najpierw zrobić (choćby bardzo ogólną) mapę strumienia wartości. Widzieć jakie są czasy przejścia i czasy przetwarzania. Dążyć do tego by czas przejścia zbliżał się do czasu przetworzenia (tu robić kaizen!). Drugi obszar kaizen to oczywiście wszystko, co sprzyja poprawie jakości.

Ktoś powie, że zastąpienie zdjęć pięknych pań, szczytnymi hasłami jest krokiem w kierunku dbania o jakość. A ja powiem, że poprawianie jakości poprzez pouczanie, to kiepski pomysł. Moje pytanie: czy ten pomysł wpisuje się w jakąś ogólną strategię na polu poprawy jakości? Czy jest może istotnym elementem takiej strategii? A może jest całkowicie od czapy i co najwyżej może być jej początkiem (wątpliwa wartość)?

Jeśli potraktujecie swoją szczytną inicjatywę kaizen, jako ściek, gdzie każdy będzie mógł włożyć każdy pomysł, to znaczy, że nie wyjaśniliście dokładnie załodze co, tak na prawdę, zostało uruchomione i jest obawa, że to "zdechnie" - tak bywa najczęściej, niestety. Ale jest też nadzieja. Czytałem dane dotyczące jednej z fabryk Toyoty. Na początku, w ciągu roku, był średnio 1 pomysł kaizen na jednego zatrudnionego, a współczynnik wdrożeń nieco poniżej 40%. Po dziesięciu latach było już 18 pomysłów na jednego pracownika fabryki i współczynnik w okolicach 85%. Firma była całkiem, całkiem, bo zatrudniała 9000 osób.

A co powiedzieć pomysłodawcy usunięcia kalendarzy? Ja bym może spróbował zapytać go czy chce być postrzegany przez kolegów przez pryzmat tego projektu i czy jego zdaniem, korzyści z jego zastosowania przewyższą straty. Jeśli dalej będzie uważał, że to właściwy pomysł, powinien on zostać poddany procedurze oceny przed wdrożeniem, jak każdy inny zgłoszony projekt kaizen. Zadecyduje ciało orzekające.

Jeszcze jedno, już bez opisywania sprawy. Ponieważ decydować powinny argumenty, a nie stanowisko, od zgłaszających projekty powinno się wymagać solidnego uzasadnienia (zbliżonego do metodyki raportu A3). Pamiętajmy, że to nie odrzucający ma uzasadnić dlaczego rezygnuje z przyjęcia projektu, tylko zgłaszający podać, dlaczego ten projekt jest ważny i zasadny. Dopiero obalenie argumentów autora projektu, eliminuje projekt z gry. Ergo, projekt bez argumentów, eliminuje się sam.Ten post został edytowany przez Autora dnia 18.03.15 o godzinie 14:40

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Bardzo dziękuję za odzew. Pan Jerzy bardzo obszernie wyjaśnia zagadnienie, ale marnotrawstwo jest tak szerokim pojęciem i występuje nie tylko w procesie, że trudno odmówić pracownikom chęci "naprawiania" obszarów ich zdaniem przyczyniających się do powstawania marnotrawstwa, stąd program rozwiązywania problemów polegający na zgłaszaniu tychże bez konieczności podawania rozwiązania.
Pracownicy w czasie szkolenia poznali 7 obszarów muda wiedzą jakie są to czynności dodające wartość VA (Value-Added), a jakie są operacje nie dodające wartości NVA (Non-Value-Added) oraz które są niezbędne choć nie dodają wartości VE (Value-Enabiling). Jednak kultura naszego społeczeństwa, a więc i naszych pracowników jest jaka jest, to jeszcze nie kultura Toyoty, nie mogę więc wymagać rzeczy niemożliwych, ale nie chcę też zniechęcać uczestników, by program jak Pan pisze nie "zdechł". Program nasz jest adaptacją niemieckiego programu spółki matki pn."Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozes" Ciągły Proces Ulepszania, więc być może nie do końca słuszna jest w naszym zespole nazwa "kazien", chociaż...
Ludzie starają się by spełnić japońskie przesłanie Kaizen, które mówi że żaden dzień nie powinien minąć bez dokonania poprawy w którymś z obszarów funkcjonowania firmy.
Z tego samego powodu żądanie stosowana metodyki raportu A3 byłoby na wyrost, zupełnie sparaliżowałoby wszelką inicjatywę.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Witam serdecznie, przyłączę się do dyskusji. Też często borykam się z "poziomem" zgłaszanych pomysłów oraz problemem ich prioretyzacji pod względem ważności i wpływu na to co nas najbardziej interesuje czyli eliminacji "mudy". Pytanie numer jeden: czy tu ma to miejsce? "Uważam, że" wskazuje, że to problem dla jednego z Pracowników :). Co na to reszta? Zebranie argumentów za rozwiązaniem "problemu" należy do zgłaszającego pomysł. Załatwianie własnych spraw to nie jest właściwa droga. Poza tym pewnie wejdzie w konflikt z tymi, którym takie plakaty odpowiadają. W moim przypadku System Sugestii działa inaczej.
1. Pomysłodawca opisuje problem + pomysł na jego rozwiązanie na formularzu ogólnie dostępnym i przekazuje go Kierownikowi lub bezpośrednio mi.
2. Z Kierownikami dyskutujemy nad pomysłem czy faktycznie jest o co powalczyć czy to wymysł jednostkowy (jest takich dużo!)
3. Jeśli ma sens to dopiero bierzemy się za realizację. Ale dopiero po rozpoznaniu skali problemu! Dyskutowanie na forum pomysłów o małej wartości to dopiero jest muda...
Potrzebne jest pierwsze sito! Pomysły do rozważenia od nietrafionych. I dopiero na forum. Inaczej dyskusja będzie niemerytoryczna, a personalna. A to źle.
Poza tym trzeba pamiętać o kilku rzeczach. Są audyty? Jak widzą to Klienci? Ma znaczenie obowiązujący standard? Druga rzecz: na obszarze pracownicy przynieśli sobie radio i leci disco polo. Lepiej im się pracuje przy muzyce. Mamy im zmienić na Mozarta? Bo to muzyka wyższej "kultury"? Nie dajmy się zwariować i dajmy Pracownikom warunki, w których im się dobrze pracuje i efektywnie. Jak im taki kalendarz robi nieco luźniejszą atmosferę, a nie obóz pracy to niech wisi. Nie sądzą by kogoś rozpraszał jeśli już wisi długo. Ale jego zdjęcie i powieszenie info w formie nakazu... da jasny kierunek rozwoju firmy dla Pracowników. Oni myślą zero jedynkowo. Będzie na minus.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Zgoda, w zasadzie tak działamy, ale abstrahując od głównego tematu, nieszczęsnego kalendarza, problem jest tak jak piszesz w "nietrafionych pomysłach". I raczej chodzi mi o jakieś ciekawe triki w eliminacji tego typu pomysłów, ale tak aby nie zgasić inicjatywy pracownika, który może już więcej nie wyjść z pomysłem "bo i tak go na starcie skreślą". Oczekiwałem tu raczej pomysłów na jakąś "dyplomatyczną" formę odstąpienia od pomysłu, który może i coś sygnalizuje, jakiś rodzaj domniemanej straty w rozumieniu pracownika, ale który faktycznie nie jest wart analizy czy oceny przez zespół.
Funkcjonująca u nas metoda rozwiązywania problemów jest dwu strumieniowa:
1. zgłaszanie pomysłów na usprawnienie procesu (eliminację strat w procesie) w formie wniosku, gdzie pracownik sam opisuje stan obecny - pomysł jego rozwiązania - cele - osiągnięte korzyści (wniosek jest później merytorycznie poprawiany przez moderatora na potrzeby zespołu oceniającego, kierownictwa, nie będącego zespołem kaizen)
2. zgłoszenie tylko zauważonego problemu, bez konieczności szukania rozwiązania. teoretycznie ten sposób powinien być łatwiejszy dla pracownika, bo wymaga jedynie zgłoszenia zauważonego problemu, a rozwiązaniem zgłoszonego problemu zajmuje się międzywydziałowy zespół kaizen. I to ten zespół określa sposób rozwiązania problemu, który dalej w już formie wniosku trafia do zespołu oceniającego.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Benedykt S.:
Oczekiwałem tu raczej pomysłów na jakąś "dyplomatyczną" formę odstąpienia od pomysłu, który może i coś sygnalizuje, jakiś rodzaj domniemanej straty w rozumieniu pracownika, ale który faktycznie nie jest wart analizy czy oceny przez zespół.

"Dziękujemy, oddzwonimy do Pana/Pani" :-)

Masz proces i strukturę: zgłaszanie problemu - wypracowanie rozwiązania - ocena i akceptacja. Po prostu jej użyj. Nie należy się specjalnie obawiać zniechęcania, chyba że zależy Wam na ilości a nie na jakości pomysłów.

Natomiast sama kwestia kalendarzy to nie jest w ogóle temat kaizen. Albo w firmie zasady pozwalają na ich wieszanie i mogą zostać albo nie i należy je zdjąć.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Zgadzam się. Pomysły, które trafiają do mnie najpierw przechodzą sito akceptacji po rozmowach z Kierownikami obszarów. Często problem jest wyimaginowanym subiektywnym odczuciem i nie ma sensu się nim zajmować. Zawsze daję jednak feedback Pracownikowi, że jego pomysł tym razem zostanie wprowadzony na listę do rozpatrzenia w przyszłości, że są pilniejsze tematy gdzie potrzebujemy wsparcia Pracowników i podsuwam problem do rozwiązania żeby dać od razu temat do wykazania się. I nigdy nie krytykuję i nie mówię NIE bez wyjaśnienia. To kosztuje czas ale taki job. Staram się zawsze na Kaizen Eventach otwierać ludziom buzie by dzielili się wszystkim co ich boli, by nie czuli się skrępowani. To ważne. Wtedy sporo ciekawych rzeczy wychodzi. Ale trzeba być też stanowczym co do przedmiotu doskonalenia w ramach Kaizen by nie zajmować się... rzeczami mało rozsądnymi... bo potem będzie śmiech na produkcji, że Kaizen zajmuje się kalendarzami z gołymi babami. Łatka na lata... gwarantuję.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

OK wszyscy Panowie mają w zasadzie racje, nie ma co rozdmuchiwać problemu, dziękuję wszystkim za udział w dyskusji, temat uważam za zamknięty.

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Po to tu Jesteśmy by rozdmuchiwać! :) Jak ja będę miał problem to liczę na milion komentarzy! Pozdrawiam serdecznie i powodzenia!

Temat: jak ugryźć temat na spotkaniu zespołu kaizen

Panie Jerzy,
Nie będę cytował całości Pana wypowiedzi. Po analizie przejdę od razu do meritum sprawy. KAIZEN to nie jest gotowe rozwiązanie, które można przełożyć 1:1 dla różnych firm, branż. Cały czas powtarzam KAIZEN jest to - F I L O Z O F I A.. , która udostępnia pewne narzędzia. Po raz kolejny spotykamy się na forum i widzę , że Pan doskonale rozumie pojęcie KAIZEN. Cieczy mnie ogromnie że nie jestem odosobniony. Napisał Pan znakomitą moim zdaniem odpowiedź. pozwolę sobie zacytować końcówkę Pana posta :

"cyt.: Jeszcze jedno, już bez opisywania sprawy. Ponieważ decydować powinny argumenty, a nie stanowisko, od zgłaszających projekty powinno się wymagać solidnego uzasadnienia (zbliżonego do metodyki raportu A3). Pamiętajmy, że to nie odrzucający ma uzasadnić dlaczego rezygnuje z przyjęcia projektu, tylko zgłaszający podać, dlaczego ten projekt jest ważny i zasadny. Dopiero obalenie argumentów autora projektu, eliminuje projekt z gry. Ergo, projekt bez argumentów, eliminuje się sam..."

I ja się podpisuję pod tym stwierdzeniem. Nie jest wiele tak trafnych i rzeczowych wypowiedzi. A szkoda!
pozdrawiam
Jakub