пропозиції роботи
konto usunięte
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Szanowni Państwo,pomagamy w eksporcie oprogramowania do krajów Europy Zachodniej.
pomagamy w eksporcie oprogramowania do krajów Europy Zachodniej.
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
WItam, nie wiem czy nie przesadziliśmy - ale od jakiegoś czasu pracuję nad "uniwersalnym" tzw Zakładowym Regulaminem Obiegu Dokumentów, lub jak kto woli Instrukcja Kancelaryjna.Opracowałem to już w 2009 roku, działało przez jakiś czas, dodaliśmy teraz trochę brakujących pól do Rejestru Spraw i Dziennika Pism, wywaliliśmy tych, które się nie sprawdziły, no i .... w gronie kilku prezesów różnych firm opracowaliśmy 12 stronicowy dokument. Co ciekawe, każda z firm ma swój własny lub jakiś kupiony system do obiegu dokumentów - lecz zawsze brakowało im generalnych zasad.
W tym moim/naszym opracowaniu, zdefiniowałem bardzo dokładnie strukturę Rejestru Spraw i Dziennika pism, ponadto definiuje rejestry, jakie muszą firmy mieć dodatkowo : Lokalizacje (Magazyny), Zasoby (Stnaowiska, Wyposażenie, Lokalizacje - jako modele/prototypy), Wykaz Procedur i Procesów ( u mnie jest to elektronicznie zapewniane przez własny system procesów 'ala BPMN/CMS + testy/szkolenia), rejestr przyporządkowania Pracowników do Stanowisk i Lokalizacji ( gdzieś to w systemie zawsze jest - ale trzeba o tym jasno powiedzieć).
Już drugi tydzień opracowuję do tego testy i pytania kompetencyjne - może kogoś interesuje temat do współ-konsultacji?
Materiały gotowe/przykładowe/uczelniane stosują systemy dziesiętne, których nikt nie rozumie - my zmieniliśmy system na drzewiasty (ID oraz PARENT_ID) i tak budujemy relacje odpowiedzialności. Mamy tam serię zaleceń odnośnie konieczności utrzymywania konsekwencji w hierarchii spraw, tworzeniu dynamicznej struktury KIEROWNIK-PRACOWNIK w rozumieniu zakresy sprawy , zasad zmiany zakresu spraw ( w przypadku Izby Gospodarczej - projekty zatwierdzane przez Walne wylatywały w kosmos, bo sobie Prezes zmienił ich zakres, bez zgody Walnego, bo zasada ta nie była sformalizowana w Regulaminie). Teraz mam na to lekarstwo... Ten post został edytowany przez Autora dnia 15.11.13 o godzinie 00:10
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Materiały gotowe/przykładowe/uczelniane stosują systemy dziesiętne, których nikt nie rozumie - my zmieniliśmy system na drzewiasty (ID oraz PARENT_ID) i tak budujemy relacje odpowiedzialności. Mamy tam serię zaleceń odnośnie konieczności utrzymywania konsekwencji w hierarchii spraw, tworzeniu dynamicznej struktury KIEROWNIK-PRACOWNIK w rozumieniu zakresy sprawy , zasad zmiany zakresu spraw ( w przypadku Izby Gospodarczej - projekty zatwierdzane przez Walne wylatywały w kosmos, bo sobie Prezes zmienił ich zakres, bez zgody Walnego, bo zasada ta nie była sformalizowana w Regulaminie). Teraz mam na to lekarstwo...
Obawiam się, że wyłącznie hierarchiczny system będzie nie to utrzymania, gdyż często to kontekst jest główną klasyfikacją a nie treść (np. opinia prawna zaklasyfikowana do techniki jako dokument opisujące uwagi do licencji na oprogramowanie systemowe). Znakowanie dziesiętne ma głęboki sens: znak dokumentu ma ok. 20 znaków a nie jest akapitem tekstu :). Sprawdza się stosowanie podwójnego znakowania: rodzajowe wynikające z kontekstu (to buduje tak zwane teczki spraw) oraz rodzajowe (słowa kluczowe opisujące treść konkretnego dokumentu w oderwaniu od kontekstu: np. dok. prawny)
Proponuje skorzystać z setek lat doświadczeń archiwistów zamiast odkrywać koło na nowo, i zakupić najnowsze wydawnictwa SAP (Stowarzyszenie Archiwistów Polskich), regularnie wydają zalecenia i dobre praktyki. Pracownicy Archiwów Państwowych też dość chętnie dzielą się doświadczeniem.
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Tak- zaczęliśmy to dostrzegać - i było to problemem. Jednakże naszą podstawową hierarchią jest odpowiedzialność i koszty danej sprawy. Teraz zmusiłeś mnie do zastanowienia się, dlaczego by nie wprowadzić dodatkowego - rozbudowanego oznaczenia dziesiętnego, pozostawiając główną klasyfikację jako ODPOWIEDZIALNOŚĆ oraz KOSZTY.Właśnie zacząłem dostrzegać możliwość powiązania rozbudowanych analitycznych kont księgowych z systemem dziesiętnym spraw ;-) . Zakładamy, że rozbudowane hierarchię załatwią nam na ten moment "TYPY SPRAW" i związane z nimi ogólne procedury załatwiania (lub i obiegi).
Setki lat temu nie było systemów komputerowych ani baz danych, ale nieodpowiedzialne byłoby ignorowanie tej wiedzy. Z ciekawości - czy zastosowanie systemu dziesiętnego w systemie komputerowym wymaga zgody/licencji akceptacji aktualnej jednostki, która ma prawa autorskie do systemu UKD ?
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Jeszcze jeden aspekt: obiek dok i instrukcja kancelaryjna vs zarządzanie projektami.Potem planowanie użycia zasobow do Projektow z interakcja z procesami i przez nie alokowanymi zasobami. No i dla niektórych Projektow uruchamiane sa procesy. Warto aby wspolgraly. To co, nie da sie tego spisać przetestować i szkolić ?
My nad tym pracujemy.
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Czytam i analizuje szereg opracowań dot systmemów dziesiętnych. Dobrze to jest poparte i wyjaśnione w oprac Prof. Dr TADEUSZ MANTEUFFEL, niestety od dłuższego czasu nie żyje , ale jednak wydaje mi się, że na obecne czasy system dziesiętny w wielu miejscach nie przystaje do potrzeb. Sposoby postępowania na ostatniej klasie spraw można porównać do obecnych pojęć "Workflow" , bowiem w ramach nich odróżnia się podobieństwa.Na podstawie http://bg.uwb.edu.pl/ekopie/archiwum/k05208_12.doc widać ciekawe dokonania w tym zakresie. Okazuje się, że system dziesiętny w zastosowaniu w sprawach nie ma 200 lat.
Profesor zwraca uwagę na fakt, że nie udało się uwspólnić typów spraw w różnych jednostkach na arenie międzynarodowej - a były próby ;-). Były próby pozbycia się dziennika pism także, aby poruszać się wyłącznie na sprawach - dla mnie dziennik pism jest rozszerzeniem o kolejne sekcję wykazu akt (zatem teoretycznie to chodzi).
Ale jako jedyna zaleta klasyfikacji dziesiętnej w stosunku do tego podejścia, jakie tam opracowujemy jest możliwość budowania podobnych typów/znaczeń wyłącznie w w niższych rzędach układu spraw, głównie jak to widać tutaj :
Zatem wadami systemu drzewiastego, jaki opracowujemy/formalizujemy są:
1) to, że z numeru sprawy nie da się odczytać gdzie ona jest - dopiero przy pełnym zapisie scieżki na drzewie
2) wymaga się definiowania typów spraw w ramach oddzielnych rozporządzeń (nie można tego zapisać jak na obrazku)
3) sugerowanie trzymanie akt odbywa się poprzez wyłącznie numery spraw - jedno archiwum i jedna systematyka
Ale mamy trochę inne realia, zatem mamy zalety następujące:
1) dowolność przemieszczania spraw w strukturze
2) hierarchia spraw dziesiętna oparta jest przede wszystkim na twardej urzędowej strukturze organizacyjnej - nie ma pojęcia dynamicznego alokowania zadań i zmiennej strukturze odpowiedzialności przy podmiotowości spraw i powiązania tego po części ze strukturą oraganizacyjną
3) drzewiasta struktura ma nieskończoną możliwość zagłębień i formalnego budowania dowolnych podspraw, także szczegółowych - przy jednoczesnym zachowaniu pełnej kancelaryjnej odpowiedzialności i formalizacji dokumentów
4) jest możliwe budowanie instrukcji kancelaryjnych do "TYPÓW SPRAW" i tym wiązanie podobnych zagadnień, z których szczegółowe instrukcje mogą być zaleceniami dot konstruowania podstruktur.
Czy można liczyć na komentarz :)?
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Właśnie zacząłem dostrzegać możliwość powiązania rozbudowanych analitycznych kont księgowych z systemem dziesiętnym spraw ;-) . Zakładamy, że rozbudowane hierarchię załatwią nam na ten moment "TYPY SPRAW" i związane z nimi ogólne procedury załatwiania (lub i obiegi).
to też dobry kierunek, system kont analitycznych w modelu zarządzania kosztami może tu się sprawdzic jako klasyfikator bo de facto niem jest :)
Setki lat temu nie było systemów komputerowych ani baz danych, ale nieodpowiedzialne byłoby ignorowanie tej wiedzy.
ale była nie mała biurokracja :) i nie małe archiwa
Z ciekawości - czy zastosowanie systemu dziesiętnego w systemie komputerowym wymaga zgody/licencji akceptacji aktualnej jednostki, która ma prawa autorskie do systemu UKD ?
pytasz o sam system czy o konkretny zestaw? O ile wiem, np. systemu JRWA używane w urzędach administracji nie są chronione prawem autorskicm bo ustawa wyłącza z ochrony dokumenty urzędowe
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Jeszcze jeden aspekt: obiek dok i instrukcja kancelaryjna vs zarządzanie projektami.
to niepowiązane obszary, dokumenty w projektach mogą być "oznaczane" zgodnie jakimś systemem, w końcu urzędy prowadzą projekty i archiwizują ich dokumentację zgodnie z inst. kancelaryjną
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Czy można liczyć na komentarz :)?
wszystko zależy od tego jaki jest cel... może nim być archiwizacja i łatwe wyszukiwanie... innym celem jest kontekstowe kojarzenie dokumentów, innym kojarzenie ad-hoc ...
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
W zasadzie to zauważam, że cel systemu dziesiętnego jest głównie dla potrzeb dokładności archiwalnej i udowadniania celów jednostki - podobnie kosztów. Nie było to optymalizowane pod kątem firm i elastyczności działań - budowy nowych projektów, zmieniającego się otoczenia, zmieniających się celi no i przede wszystkim zmieniających się ludzi w około i możliwości delegowania spraw - tzw. outsourceingu.Dla mnie gradacja zagadnień wygląda tak:
STRATEGIA--->PROJEKTY--->SPRAWY--->PISMA--->TASKI
Strategia - to cele których nie ustawiamy w Rejestrze spraw
Projekty i sprawy można prowadzić w systemie kancelaryjnym
Sprawy można prowadzić per sprawa (projektowo) lub zamieniać na procesy
Pisma załatwiamy do spraw
Taski to coś najdrobniejszego - nazywam to "żółte karteczki".
System dziesiętny skazuje nas na przestrzeganie twardych zasad struktury itp itd. Podczas gdy ja u siebie przetestowałem strukturę drzewa z większą ilością zagłębień i delegowaniem kompetencji, osiągnąłem inne możliwości.
Z kolei sprawy potrafią się drobnić i być delegowane - w takich przypadkach z formalnego punktu widzenia nie widać tych "podzagadnień", nie można formalizować odpowiedzialności. Dzięki drzewiastej architekturze spraw w zasadzie mogę sformalizować nawet małe i szczegółowe podzadania , nawet dochodząc do "ŻÓŁTYCH KARTECZEK", które są sprawami lub sformalizowanymi obiektami w postaci dokumentów w sprawach.
Oczywiście w pewnych momentach sami decydujemy, kiedy włączamy podejście procesowe, ale do czasu kiedy jego nie mamy lub jest to niepłacalne (działań jest bardzo dużo - ale są one jednostkowe i niepowtarzalne), uważam, że takie coś się sprawdzi.
Teraz to spisujemy w spójną instrukcję kancelaryjną i wychodzi mi z tego, że jest to coś, co formalnie nie istnieje.
Podesłać Ci opracowanie tych założeń ;-) ?
Już 7 dni przygotowujemy testy kompetencyjne do tego. Wychodzi nam z tego prawie księga jakości. Zależy mi na tym, aby przy skrócić możliwie czas rekrutacji i przygotowania referentów do pracy.Ten post został edytowany przez Autora dnia 16.11.13 o godzinie 22:43
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Dla mnie gradacja zagadnień wygląda tak:
STRATEGIA--->PROJEKTY--->SPRAWY--->PISMA--->TASKI
Strategia - to cele których nie ustawiamy w Rejestrze spraw
Projekty i sprawy można prowadzić w systemie kancelaryjnym
Sprawy można prowadzić per sprawa (projektowo) lub zamieniać na procesy
Pisma załatwiamy do spraw
Taski to coś najdrobniejszego - nazywam to "żółte karteczki".
Wiele systemów zarządzania procesem projektowym ma strukturę:
- projekt
-- wymaganie
--- zadanie (task)
--- zadanie (task)
-- wymaganie
--- zadanie (task)
--- zadanie (task)
-- wymaganie
--- zadanie (task)
--- zadanie (task)
dokumenty to ślady związane z każdym z powyższych, zaś sprawa (Issue) to bieżące "problemy" podpinane do tego czego dotycząc czyli każdego z powyższych.
W j.polskim (urzędy, systemy archiwalne) sprawa (konkretnie jej znak) to odpowiednik "projektu", stanowi numer teczki grupującej całą dokumentację danego kontekstu.
Idąc tym tropem i wdrażając np. "powyższy system" wygląda to tak:
- Sprawa (projekt)
-- zadanie (task)
-- zadanie (task)
Issue (raczej tłumaczone jako kwestia, problem) jest podpinane kontektowo do tego czego dotyczy, dokument można skojarzyć z każdym z powyższych.
System dziesiętny skazuje nas na przestrzeganie twardych zasad struktury itp itd. Podczas gdy ja u siebie przetestowałem strukturę drzewa z większą ilością zagłębień i delegowaniem kompetencji, osiągnąłem inne możliwości.
System dziesiętny to nic innego jak drzewiasta struktura analogicznie do struktury plików na dysku, nie da się tego przeskoczyć. Archiwa mają zasadniczy trzy systemu:
- dziennikowy
- bezdziennikowy
- mieszany
Urzędy stosują dziennikowy lub mieszany system z uwagi na łatwość operowania fizyczną teczką (papierową) sprawy. Archiwa państwowe zarządzają dokumentami a nie teczkami i stosują dziennikowy system składowania oparty jednak na sygnaturach i metadanych (słowa kluczowe), dokumenty są "wyciągane z teczek i archiwizowane jako pojedyncze, opisane sygnaturą i metadanymi karty. To się doskonale sprawdza, szczególnie w dobie dokumentów elektronicznych.
Teraz to spisujemy w spójną instrukcję kancelaryjną i wychodzi mi z tego, że jest to coś, co formalnie nie istnieje.
Podesłać Ci opracowanie tych założeń ;-) ?
może być ciekawe :)
Już 7 dni przygotowujemy testy kompetencyjne do tego. Wychodzi nam z tego prawie księga jakości. Zależy mi na tym, aby przy skrócić możliwie czas rekrutacji i przygotowania referentów do pracy.
;)
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Na ten moment daję to opracowanie :https://srpr.org.pl/PLIKI/PROJEKTY/875.Stowarzyszenie_R...
Do tego mamy szereg instrukcji wykonawczych i szkoleń robionych pod konkretny system.
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Komentuje:
Wiele systemów zarządzania procesem projektowym ma strukturę:
- projekt
-- wymaganie
--- zadanie (task)
--- zadanie (task)
No to się tutaj nie różnimy. Ja piszę tylko o tym, że zasięg systemu dziesiętnego w tym co widziałem kończy się formalnie na 4 poziomie zagłębień. Chociaź widziałem instrukcje kancelaryjne, które precyzowały możliwość ogólną definiowania przez "podjednostki" definiwania swoich zakresów spraw. No właśnie - konieczność/możliwość definiowania swoich TWARDYCH STRUKTUR SPRAW, jest dużym ograniczeniem.
Przeczytaj te moje założenia dla formalizacji "Drzewiastej struktury spraw", które nie precyzują żadnych poziomów spraw - tylko opisują zachowanie odpowiedzialności na drzewie, przy zachowaniu znaczenia kilku pól dotyczących ODRACZANIA SPRAW, STATUSU SPRAW, ZASAD ZMIANY ZAKRESU SPRAW oraz zasady zachowania struktury gradacji ważności spraw.
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Przeczytaj te moje założenia dla formalizacji "Drzewiastej
one mi sie otwieraja jako jakieś robaczki xml/html...:(
Arkadiusz
Binder
Prezes zarządu,
BIALL-NET sp. z
o.o.; Prezes
Zarządu, Kra...
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Przemieliłem na pdf'a - niestety ten nie ma kolorów i nie działaja linki:http://srpr.org.pl/PLIKI/PROJEKTY/875.Stowarzyszenie_R...
Jarosław
Żeliński
Analityk i
Projektant Systemów
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Arkadiusz B.:
Przemieliłem na pdf'a - niestety ten nie ma kolorów i nie działaja linki:
http://srpr.org.pl/PLIKI/PROJEKTY/875.Stowarzyszenie_R...
no to są te robaki :)
wybacz, w tej postaci tego się nie da czytać :)
Mm Gr Gracz FX
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Kiedyś korzystałem z Redmine. Jest to system do zarządzania projektami. Nie wiem, czy sprawdzi się w obiegu dokumentów. Nie wiem czego oczekujesz od takiego systemu. Poczytaj jeszcze tutaj http://www.atena.pl/cms.php?i=1,2103,modelowanie_danyc...Zajmują się wdrożeniami elektronicznego obiegu dokumentów. Ale to jest związane z pewnymi kosztami które musisz ponieść.
Agnieszka
B.
EAM/CAFM Business
Unit Manager, Grupa
Exorigo-Upos
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Ja polecam system EDM do elektronicznego obiegu dokumentów oraz archiwizacji dokumentów w organizacji.http://www.exorigo-upos.pl/electronic-documents-manage...
System EDM oprócz modułu do akceptacji faktur i dokumentów, wspiera obsługę urlopów, rozliczanie delegacji, zamówienia oraz archiwizuje dokumenty (np.umowy).
System jest komercyjny, ale dzięki temu można mieć dostęp do nowych wersji, konsultantów i np. postawić system na zabezpieczonym serwerze dostawcy i korzystać np. w modelu saas (software as a service).
Marcin
Szymański
e-Sourcing and
Contract
Administrator
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Tanio będzie oznaczało byle jak. Polecam profesjonalne rozwiązania do obiegu dokumentacji, dostępne również w chmurze (jest szansa zmieścić się w kilkuset złotych na miesiąc): http://www.tkomp.pl/lang-pl/nnd-dms.html
Paweł
Śledziński
Właściciel Perfect
One
Temat: system obiegu dokumentów... - jakie ceny? czy jest jakiś...
Jeśli szukasz prostego i jednocześnie taniego systemu obiegu dokumentów to obecnie poszukujemy firm zainteresowanych wdrożeniem systemu typu WORKFLOW. Jesteśmy na etapie ostatnich testów podstawowej wersji modułu workflow, która pozwala m.in. na:- stworzenie dowolnego formularza
- określenie kroków (statusów)
- określenie możliwych przejść między poszczególnymi krokami
- nadawanie uprawnień do wykonywania przejść
- nadawanie uprawnień do widoczności poszczególnych pól
Szacowany koszt miesięczny za jednego użytkownika będzie na poziomie ok. 47 zł netto. Brak dodatkowych kosztów. Możemy również wykonać dedykowane dopasowania do potrzeb klientów. Chętnie poznamy takie potrzeby pod kątem dalszego rozwoju.
Całość aplikacji będzie dostępna na naszym serwerze (oprogramowanie w chmurze) i zintegrowana z pozostałymi modułami. Więcej szczegółów na https://kameleo24.com
Podobne tematy
-
SOFTWARE » System ERP -
-
SOFTWARE » BlackBerry - co to jest i co umożliwia - Zapraszam -
-
SOFTWARE » Microsoft Office System Technology - MOST 2009 w 7... -
-
SOFTWARE » Jakie znacie koncepcje opisu architektury oprogramowania ? -
-
SOFTWARE » Czy nie kradną danych? -
-
SOFTWARE » System zarządzania uprawnieniami użytkowników do systemów... -
Następna dyskusja:
