Temat: Biuletyn Scotwork: Zarządzanie informacją. Jak radzić...

ZARZĄDZANIE INFORMACJĄ

Był sobie pewien menedżer, który uważał się za niezwykle skutecznego. Rzeczywiście, jego wyniki były dobre, jednak nie były wybitne. Jego przełożona zastanawiała się dlaczego. Zaczęła przyglądać się stylowi jego pracy - zarządzaniu ludźmi i kontaktami z Klientami. Odpowiedź przyniosło spotkanie, na którym niespodziewanie znalazła się ze swoim menedżerem. Było to spotkanie z Klientem, na które pojechali z jednym podwładnym menedżera. Mieli omawiać tematy dotyczące wspólnego projektu promocyjnego. Okazało się, że menedżer podczas rozmowy nie przekazał drugiej stronie kilku ważnych informacji dotyczących projektu. Inne zaś przekazał ot, tak po prostu - nie opakował ich w żaden sposób i nie uzyskał za te informacje żadnych w zamian. Przez takie zachowania rozmowa nie była pełna, nie odzwierciedlała rzeczywistości, a potencjał wymiany informacji został zmarnowany. Ponieważ przełożona nie prowadziła tego spotkania, przysłuchiwała się tylko, jak radzą sobie menedżer i jego podwładny, nie chciała ujawniać żadnych informacji drugiej stronie, podejmując decyzję ponad głowami swoich pracowników. Po spotkaniu zapytała oczywiście o tę strategię. Menedżer, bardzo zadowolony z siebie i przebiegu spotkania odpowiedział, że zatrzymał najważniejsze informacje w rękawie, żeby nie „odkrywać” się, żeby mieć przewagę… Przełożona zrozumiała, w czym tkwił problem. Spotkała się ze swoim menedżerem i wytłumaczyła mu całą sytuację w następujący sposób:

Niektórzy ludzie mają przekonanie, że ujawnianie informacji rodzi słabość. To jednak nie jest prawda. Mądre dzielenie się informacjami to największa sztuka skutecznej komunikacji. Podziel się odpowiednią informacją z drugą stroną na początku dyskusji, a zdobędziesz większy szacunek, będziesz w stanie zbudować zaufanie oraz lepiej zrozumiesz sytuację. Zrób to oczywiście tak, by handlować informacją za informację. Jest to szczególnie ważne w przypadku złych informacji [np. kiedy nie ma potrzeby kupowania tyle, ile było zakupione w zeszłym roku]. Nie ukrywaj informacji tego typu. Twój partner negocjacyjny prawdopodobnie prędzej czy później zacznie się tego sam domyślać, a przez większość Waszego czasu brak tej informacji po jego stronie będzie tylko prowadził do sporów, nieufności bądź niepotrzebnych rozczarowań. Nie ma nic gorszego niż strata czasu i potencjału poprzez głupie przekonanie, że w taki sposób buduje się siłę. Otóż nie - to jest właśnie słabość –nieumiejętność zarządzania informacją. Twoim celem nie powinno być wydłużenie procesu negocjacji, ale jak najszybsze jego zakończenie. Miej na względzie oszczędność swojego czasu, pieniędzy i inne kwestie, które z pewnością też cenisz - np. własny autorytet.

Zacznij od ustalenia, jakie informacje powinny zostać ujawnione drugiej stronie. Jeśli nie ujawnisz pewnych faktów, to może to zadziałać przeciw Tobie i doprowadzić do niezamierzonego impasu w negocjacjach. W przypadku informacji poufnych, których ujawnienie mogłoby znacznie osłabić Twoją pozycję, przygotuj się do odpowiedzi. Naiwna jest wiara w to, że druga strona nie poruszy tego tematu. Uważaj też, aby nie wzbudzić podejrzeń zachowaniem, które pokazuje, że oszukujesz, kręcisz.

Bądź przygotowany na ujawnienie mniej istotnych faktów, które mogą pomóc Ci w osiągnięciu zamierzonych celów i otrzymaniu od drugiej strony tego, czego potrzebujesz. Wszelkie informacje, które mogą obniżyć lub zminimalizować oczekiwania drugiej strony, dają Ci dodatkowy wiatr w żagle. Takie informacje powinny być ujawnione już na samym początku, nawet jeśli nie jest to wymagane. Jeśli Twój partner negocjacyjny nie jest skłonny do dzielenia się swoimi informacjami, bądź przygotowany do handlu informacjami:
Ty dajesz coś pod warunkiem, że druga strona też coś da.

Poniżej przykład, który ilustruje korzyści wczesnego ujawniania informacji.
Dostawca wysyła informację o cenach do specjalisty ds. zamówień jeszcze przed pierwszym spotkaniem, oczywiście mają o nich rozmawiać. Mile zaskoczony tym faktem kupujący mówi później dostawcy, że dzięki informacji, którą otrzymał, zrozumiał strukturę cen po stronie dostawcy, mógł się odpowiednio przygotować, spotkanie było bardziej efektywne. Gdy kupujący naciskał dostawcę na obniżenie ceny, ten mógł łatwiej przenieść nacisk z ceny na inne zmienne. W rezultacie, transakcja została domknięta w bardzo krótkim czasie. Dostawca utrzymał swoją cenę, a specjalista ds. zamówień po stronie Klienta dostał w toku negocjacji dodatkowe pięć wartości. Był tym samym w stanie powiedzieć swojemu przełożonemu, że "wygrał".

Osiągaj korzystniejsze warunki

Podejście do problemu na zasadzie myślenia w kategorii całościowej wartości przedmiotu negocjacji, pozwala zarówno Tobie, jak i Twojemu dostawcy na więcej elastyczności w trakcie rozmowy o warunkach oraz o cenie. Na przykład, jeżeli dla Ciebie ważniejszą wartością jest długość trwania usługi, wówczas dostawca może zażądać na przykład wyższej ceny. Ty otrzymujesz to, na czym zależy Ci najbardziej, a druga strona dostaje to, na czym jej zależy.

JAK RADZIĆ SOBIE Z DOSTAWCĄ, KTÓRY TWIERDZI, ŻE ZOSTAŁ JUŻ BEZ GROSZA

Jeżeli współpracujesz z dostawcą już przez długi czas, przeszedłeś przez wiele rund negocjacyjnych w zakresie dostawy towarów lub usług, wówczas marże Twoich partnerów mogą niebezpiecznie zbliżać się do swoich limitów. Prawdopodobnie dostałeś już najlepszą możliwą cenę za kupowany sprzęt czy usługę druku POSów. Pozostają jeszcze jednak zawsze kwestie serwisu, szkolenia, wymiany uszkodzonych elementów, inspekcji, czyli wszystko to, co można jeszcze ‘dorzucić’ do oferty dla Twojej kliniki czy jej personelu. Taki zabieg negocjacyjny może być o wiele korzystniejszy, niż kruszenie kopii o cenę. W tego typu okolicznościach można użyć małego, prowokacyjnego pytania w stylu: "W jakich okolicznościach możesz [dostawco] zapewnić mi to, o co proszę?"

Jeżeli uważasz, że dostawca ma większą siłę, którą odkryłeś podczas analizy balansu siły, dorzuć do negocjacji serię dodatkowych propozycji. Prowadź proces wykładając swoje propozycje „na stół” negocjacyjny. Nie poświęcaj jednak czasu na dyskusję. Zadawaj pytania, żeby otrzymać jak najwięcej informacji. Zapytaj, jakie warunki muszą zostać spełnione, aby wcześniej odrzucona propozycja tym razem została zaakceptowana. Takie działanie pozwoli Ci być cały czas w natarciu, a także pomoże utrzymać założoną agendę spotkania.

Skuteczne negocjacje wymagają znacznie więcej niż tylko sztuki perswazji/przekonywania. Tylko takie podejście pozwoli Ci odnieść sukces. Szczególnie dzisiaj - w trudnych czasach. Zawsze staraj się szukać wartości w procesie zakupów i sprzedaży, zamiast wykłócać się o cenę jednego elementu, szukaj dokładania lub odejmowania różnych dodatkowych elementów. Wyjdź poza utarte ścieżki działania, zaskocz drugą stronę. To może pomóc Ci bardziej zbliżyć się do Twoich dostawców, osiągając tym samym zamierzone cele finansowe. Przy okazji będziesz w stanie zaspokoić potrzeby, które mogą być ważne dla innych: jakość, czas dostawy, itd.

Zgłębiaj wiedzę w aspekcie „całkowitego kosztu posiadania”. To pozwoli Tobie, jak i Twojej firmie lepiej negocjować istotne wartości i maksymalizować wyniki. Dodatkowo, łatwiej będzie Ci obronić swoją ewentualną decyzję o wyborze droższej oferty.

W celu regularnego otrzymywania ciekawych wskazówek negocjacyjnych oraz powiązanych informacji rynkowych, zapisz się na pierwszy w Polsce Scotwork Know-How Letter (TUTAJ).
Zapraszamy Cię również na szkolenie i osobiste spotkanie z Trenerami Scotwork Polska.
Więcej na http://www.scotwork.pl.

Pozdrawiamy,
Zespół Scotwork Polska