Temat: Compliance – przepis na sukces – czwarty składnik –...

Compliance – przepis na sukces – czwarty składnik – Komunikacja.

Od czego zależy udane wdrożenie i utrzymanie systemów Compliance, systemów przyjmowania i reagowania na zgłoszenia Sygnalistów, systemów antykorupcyjnych lub systemów Zarządzania Bezpieczeństwem Danych Osobowych (dalej będę pisał tylko o systemach Compliance ale poniższe zasady należy stosować też analogicznie do pozostałych systemów)?

Według mnie, w przepisie na sukces jest pięć składników.

Pierwszy z nich to jest PRZYWÓDZTWO omówiłem w artykule Compliance: Przywództwo - rola i odpowiedzialność organu nadzoru i najwyższego kierownictwa.

Drugi z nich to jest PRACOWNICÓW omówiłem w artykule Compliance: Pracownicy, w tym kierownictwo średniego i niższego szczebla – czyli najważniejsi są ludzie

Trzeci z nich to jest OFICERA COMPLIANCE omówiłem w artykule Compliance – przepis na sukces – trzeci składnik – oficer Compliance

Czwartym składnikiem jest KOMUNIKACJA.

Zobacz: Pracownicy

Organizacja musi wiedzieć jakie ma potrzeby w zakresie komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej dotyczącej systemy Compliance, w tym:

co będzie komunikować,
kiedy będzie komunikować,
kto będzie komunikować,
z kim będzie się komunikować,
w jaki sposób będzie się komunikować.
Zobacz: Zadania

W zakresie, komunikacja wewnętrzna, organizacja musi zadbać oto by przekaz dotyczący Compliance był na bieżąco odbierany i rozumiany przez wszystkich pracowników. Powinno być jasno określone:

jakie są oczekiwania organizacji względem pracowników ,
co to są przypadki noncompliance (niezgodności)
jak pracownicy powinni reagować na przypadki non Compliance, w tym komu, gdzie, jak i kiedy pracownicy powinni zgłaszać przypadki noncompliance.
Dokumentację Compliance (co do zasady) należy udostępnić wszystkim pracownikom, a np. Kodeks Etyki również partnerom biznesowym organizacji, a w stosownych przypadkach np. Kodeks Etyki należy publikować w wewnętrznych i zewnętrznych kanałach informacyjnych.

W zakresie komunikacji zewnętrznej, organizacja musi ustalić metody i zasady komunikacji z interesariuszami zewnętrznymi , m.in. z organami regulacyjnymi, klientami, kontrahentami, dostawcami, inwestorami, służbami ratunkowymi, organizacjami pozarządowymi, sąsiadami itd.

Metody komunikacji mogą obejmować strony internetowe, fora internetowe, wiadomości e-mail, informacje prasowe, reklamy, okresowe biuletyny, raporty roczne (lub inne okresowe) nieformalne rozmowy, dni otwarte, grupy fokusowe, dialog społeczny, udział w wydarzeniach społecznych, infolinię itp.

Wszystkie te metody mają sprzyjać, bezpośrednio lub pośrednio, zrozumieniu i akceptacji zobowiązań danej organizacji w zakresie Compliance.

Mówiąc jednak o komunikacji nie należy zapominać, że obejmuje ona również raportowanie najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru przez oficera Compliance.

Oficer Compliance powinien m.in. regularnie raportować najwyższemu kierownictwu lub organowi nadzoru m.in. o:
wynikach systemu Compliance,
ciągłej adekwatności Systemu,
zmianach w obowiązkach Compliance, ich wpływie na organizację i proponowanym sposobie postępowania w celu spełnienia nowych obowiązków,
wszystkich przypadkach noncompliance i ich późniejszej analizie,
ryzykach Compliance,
trendach Compliance,
kontaktach i rozwoju relacji z organami regulacyjnymi (jeżeli są prowadzone),
wynikach audytów, a także działaniach monitorujących.
Nie należy zapominać jednak o najważniejszym w Komunikacji.

Komunikacja to też SZKOLENIA. To dzięki szkoleniom pracowniczy nie są najsłabszym ale najsilniejszym ogniwem organizacji. To dzięki szkoleniom mają oni świadomość i wiedzę, o której pisałem wcześniej. Jeżeli pracownicy nie mają potrzebnej wiedzy i świadomości, że za błąd, niezależnie od stanowiska i pozycji, będą na 100% określone konsekwencje, to System Compliance nie ma prawa działać.

Dlatego dla mnie papierkiem lakmusowym sprawdzającym system Compliance w danej organizacji są m.in. szkolenia dla kadry kierowniczej (w tym wyższej), dla pracowników i oficera Compliance.

https://samorzad.infor.pl/sektor/organizacja/compliance...