Temat: Whistleblowing jako kluczowy element skutecznego systemu...

Whistleblowing jako kluczowy element skutecznego systemu compliance.

Whistleblowing w ogólnym znaczeniu obejmuje działania wspierające wykrywanie nieprawidłowości poprzez zgłaszanie naruszeń przepisów prawa lub innych nadużyć. Obecnie trudno mówić o kompleksowym i skutecznym systemie compliance bez wdrożenia rozwiązań umożliwiających pozyskiwanie anonimowych zgłoszeń przekazywanych przez tzw. sygnalistów. Wewnętrzne systemy zgłaszania naruszeń powinny umożliwiać osobom zatrudnionym w organizacji przekazanie informacji o naruszeniach lub potencjalnych naruszeniach dostrzeżonych w zachowaniu współpracowników (w tym kadry zarządzającej) do wyznaczonej osoby lub jednostki. Historia wykrytych nieprawidłowości pokazuje, że szczególnie istotne są rozwiązania zapewniające możliwość informowania o nieprawidłowościach w działaniach kadry wyższego szczebla, w tym w odniesieniu do podjętych strategicznych decyzji (np. dopuszczenie w ramach instytucji finansowej do obsługi klientów o nieakceptowanym ryzyku z punku widzenia przeciwdziałania praniu pieniędzy). Tego rodzaju decyzje niosą za sobą zazwyczaj dotkliwe skutki dla instytucji. Obserwując ostatnie wydarzenia związane z naruszeniami przepisów przez skandynawskie banki działające w krajach bałtyckich należy zadać sobie pytanie, czy możliwe byłoby uniknięcie strat dla akcjonariuszy, gdyby w podmiotach działał przyjazny i właściwie zaprojektowany system whistleblowingu?

Niechęć do korzystania z rozwiązań whistleblowingu często wynika z jego pejoratywnego postrzegania jako donoszenia. Dla neutralizacji takich postaw ważne jest prowadzenie działań edukacyjnych, które utrwalą wśród pracowników wagę przepływu informacji o potencjalnych naruszeniach w kontekście wspólnego celu wszystkich interesariuszy instytucji. W szczególności należy uświadamiać pracowników, że brak przekazania informacji o nieprawidłowościach może skutkować w skrajnym przypadku utratą pracy przez osoby zatrudnione, które choć nie uczestniczyły w dokonywaniu naruszeń, to jednak poprzez bierne przyglądanie się procederowi pośrednio (poprzez zaniechanie) przyczyniły się do poniesienia sankcji nadzorczych. Skuteczność systemów zgłaszania naruszeń wynika z faktu, że osoby zatrudnione w organizacji stanowią najcenniejsze źródło informacji na temat potencjalnych nieprawidłowości dokonanych przez współpracowników lub członków zarządu. Dzięki pozyskanym informacjom możliwe jest podjęcie działań ograniczających ryzyko niezgodności działania już na wczesnym etapie jego identyfikacji (np. na etapie planowania wdrożenia procesu niezgodnego z przepisami prawa).

System whistleblowingu wymaga opracowania i wdrożenia procedur określających zasady jego funkcjonowania. W procesie tym powinna uczestniczyć jednostka odpowiedzialna za funkcję compliance w danej organizacji. Bazując na regulacjach prawnych obowiązujących w podmiotach rynku finansowego warto wskazać na następujące kwestie, które w szczególności powinny zostać opisane w procedurze whistleblowingu.
•przedmiot naruszeń – precyzyjne wyjaśnienia jakie zachowania lub okoliczności powinny być rozpatrywane w kontekście ewentualnego wykorzystania systemu zgłoszeniowego;
•osoba / jednostka odpowiedzialna za odbieranie naruszeń – jednoznaczne określenie podmiotu odpowiedzialnego za odebranie naruszenia oraz podjęcie dalszych działań zapobiegawczych;
•sposób odbierania zgłoszeń – wskazane jest ustanowienie procesu zgłaszania naruszeń za pośrednictwem specjalnego, niezależnego i autonomicznego kanału komunikacji; w tym zakresie szczególnie rekomendowane jest wdrożenie dostępnych rozwiązań informatycznych dostarczanych przez wyspecjalizowane podmioty zewnętrzne;
•ochrona sygnalisty – w procedurze należy przewidzieć odpowiednie rozwiązania i zasady zapewniające sygnaliście ochronę przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami ze strony przełożonego lub innych współpracowników w związku z dokonanym zgłoszeniem, w tym ochronę przed dyskryminacją;
•sposób ochrony danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia;
•zasady podejmowania działań następczych.

Przemysław Szpytka jest Partnerem Zarządzającym firmy COMPLIANCE PARTNERS

https://www.lexology.com/library/detail.aspx?g=d74f8704...