Temat: Korzyści z zastosowania OCR

Aby dostrzec potencjalne korzyści z wykorzystania systemu OCR, warto przeanalizować trzy podstawowe modele, stosowane obecnie w przedsiębiorstwach. Za przykład niech posłuży schemat rejestrowania faktur kosztowych.

1. Ręczna rejestracja z zastosowaniem elektronicznego systemu obiegu dokumentów:

- faktury rejestrowane są ręcznie, przez pracowników oddelegowanych do tego zadania
- dzięki elektronicznemu systemowi obiegu dokumentów, wiadomo dokładnie w którym miejscu znajduje się dana faktura
- trafia ona bezpośrednio do właściciela biznesowego, bez konieczności jej ręcznej dekretacji
- system spełnia funkcję kontrolną nad procesem akceptacji zarejestrowanej faktury

a) Zyski:
- brak potrzeby ręcznej dekretacji faktury
- brak potrzeby fizycznego przekazywania faktury do akceptacji
- brak możliwości zagubienia faktury podczas procesu akceptacji
- zgodność z procedurą i polepszenie jakości danych
- oszczędność czasu

b) Potencjalne zagrożenia:
- ręczna rejestracja jest procesem czasochłonnym, m.in. ze względu na stosowanie niejednolitych schematów dokumentów
- w przypadku firm otrzymujących znaczną ilość faktur (np. powyżej 1000 miesięcznie), konieczne jest zatrudnienie co najmniej kilku osób do ich rejestracji
- w firmach, które otrzymują większość faktur, tuż przed końcem okresu rozliczeniowego (np. biura rachunkowe), konieczne może być oddelegowanie bądź zatrudnienie dodatkowych osób do ich rejestracji, co generuje dodatkowe, wymierne koszty. Poza intensywnym okresem, dodatkowo zatrudnione osoby są zazwyczaj niewykorzystywane

2. Rejestracja za pomocą OCR w tradycyjnym systemie obiegu dokumentów:

- faktury rejestrowane są za pomocą skanerów i specjalnego oprogramowania
- ingerencja użytkownika ogranicza się do obsługi skanera i weryfikacji procesu
- faktura musi zostać ręcznie zadekretowana i fizycznie przekazana do akceptacji

a) Zyski:
- oszczędność czasu – proces rejestracji przy pomocy OCR jest krótszy od tradycyjnego
- oszczędność pieniędzy – w trakcie wzmożonego okresu napływu faktur, wydajność systemu pozwala na ich rejestrację bez konieczności oddelegowywania bądź zatrudniania dodatkowych osób
- ogromne uproszczenie procesowania dokumentów przychodzących do firmy w formie elektronicznej (np. faktura przesyłana przez dostawcę mailem)

b) Potencjalne zagrożenia:
- pomyłki w dekretacji
- długi proces akceptacji, który może poskutkować m.in. karami finansowymi i pogorszeniem relacji biznesowych z kontrahentami
- brak możliwości dokładnego śledzenia etapów na których znajduje się faktura

3. Model z wykorzystaniem OCR i elektronicznego systemu obiegu dokumentów:

- faktura rejestrowana jest elektronicznie i wymaga jedynie weryfikacji
- następnie zostaje automatycznie wprowadzona w obieg, zadekretowana i przedłożona w elektronicznym systemie, odpowiednim osobom do akceptacji

a) Zyski:
- czas potrzebny do wykonania całego procesu ograniczony jest do minimum
- koszty związane z procesowaniem faktury są zazwyczaj niższe niż w przypadku zastosowania innych rozwiązań
- wydajność systemu pozwalająca na obsłużenie nawet najbardziej wymagających przedsiębiorstw
- wyeliminowane zostaje ryzyko zagubienia bądź zniszczenia faktury
- ew. błędy mogą być łatwo i szybko korygowane
- wszelkie dane w systemie są zawsze kompletne i łatwo dostępne
- redukcja ilości osób zajmujących się rejestrowaniem dokumentów

b) Potencjalne zagrożenia:
- w przypadku systemów starszego typu zachodzi konieczność tworzenia i utrzymywania szablonów OCR dla każdego typu otrzymywanych przez firmę faktur. Dzieje się tak dlatego, że szablony takie wyszukują konkretne informacje (np. NIP dostawcy) w konkretnych częściach dokumentu (np. prawy górny róg). To powoduje, że dla niemal każdego dostawcy należy przygotować dedykowany szablon, a w przypadku zmiany w szablonie faktury po stronie dostawcy, należy również zmodyfikować szablon OCR. Nowsze rozwiązania OCR umożliwiają definiowanie tzw. szablonów uniwersalnych – system wyszukuje wówczas konkretne słowa kluczowe i znaki (np. „NIP” i następujący po nim ciąg znaków „NNN-NNN-NN-NN”) bez względu na jego położenie na fakturze.