Basia Shah

Responsible for the organization and coordination of the CEO diary. Participating in several recruitment processes,
organising interview meetings for the CEO, negotiating the conditions with the Headhunting companies.
Organising business trips for the CEO as well as other Executive Team members. Cooperating with the Office
Manager with regards to the office organization. Securing
the corporate rate for the whole company, with InterContinental hotel globally. Responsible for the organization of Company events such as Company Christmas Party, different sales and training conferences as well as organising the team building trips. Negotiating several contract for the
corporate rate with the hotels in Poland. Organising the process of the relocation from another country for the
CEO. Participating in the negotiations with the car dealers regarding corporate cars.

Providing administrative support to the corporate sales team, in particular coordinating the diaries and schedules of the Corporate Sales Team, with regard to client meetings and insuring that the team’s time is used efficiently, including travel arrangements in a timely and cost effective manner.
Assisting the Account Directors on the preparation of meetings for existing and potential clients and organising meetings and conferences, including catering and accommodation. Creating client reports for existing and potential clients as well as updating and creating new entries on the sales database. Preparing PowerPoint presentation for the Account Directors and assisting in creating proposals for potential clients and participating in business meetings with potential clients. First line of contact for potential clients also responsible for maintaining current client relationships in addition to general office administration.

Managing a small fleet of company vehicles. Preparing translations of contracts and other documents in Polish, English and French. Responsible for the administration of the office as well as organising numerous conferences and travel arrangements for the company including accommodation for visiting Executives.

- prowadzenie kalendarza spotkań
- organizacja spotkań i wyjazdów służbowych,
- prowadzenie spraw administracyjnych,
- tłumaczenia z j. angielskiego,
- pomoc przy tworzeniu kampanii marketingowych,
- prowadzenie spraw związanych z pobytem obcokrajowców w Polsce, visy, zameldowanie itp.
- koordynacja współpracy oraz prowadzenie negocjacji z firmami zewnętrznymi w zakresie ubezpieczeń, leasingu, telekomunikacji, poczty, najmu lokali
- dokonywanie zakupów wyposażenia biura, sprzętu biurowego oraz koordynowanie procesów serwisowych
- dbałość o wizerunek firmy
- dystrybucja i archiwizacja dokumentów,
- zapewnienie właściwego obiegu dokumentów

• uczestniczenie w procesie tworzenia firmy
• nadzór nad tworzeniem strony interenetowej
• pozyskiwanie nowych klientów
• analiza techniczna i fundamentalna
• obsługa klienta

• obsługa klientów serwisu
• pomoc w organizacji pracy serwisu
• wykorzystanie umiejętności prowadzenia samochodu
• wystawianie faktur za naprawy, również faktur unijnych
• ogół prac biurowych związanych z prowadzeniem biura serwisu
• zapisywanie klientów do serwisu, wystawianie zleceń wstępnych oraz informowanie klienta o postępach w naprawie samochodu.