Michał Kaim

Wszystkie obowiązki z poprzednie roli z tą różnicą iż ich zakres został powiększony z raportowania regionalnego na globalny.
Dodatkowo:
- globalna standaryzacja raportów i projektów
- współpraca z członkami zespołu z różnych stron świata nad tworzeniem nowych procesów i raportów
- zbieranie wymagań, analiza oraz przekazywanie informacji zwrotnych dotyczących nowych raportów i procesów wysoko postawionym przedstawicielom biznesu oraz działów projektowych
- przygotowywanie zestawienia największych globalnych inicjatyw zawierających reporty z postępów projektu, dane finansowe, ryzyka i problemy oraz inne informacje
- tworzenie narzędzi dla Project Managerów i PMO w celu usprawnienia zarządzania projektami np. pomagające w analizie zapotrzebowania na zasoby ludzkie oraz ich odpowiedniej alokacji pomiędzy projektami

Praca w Globalnym Centrum Projektowym wiązała się z:
- tworzenie raportów i analiza danych dotyczących projektów przeprowadzanych w banku (finansowych, zapotrzebowania, statusu projektów i programów itd.) dla dyrektorów krajów, działów, biznesów oraz programów (głownie w regionie EMEA). Wspomniane raporty są pokazywane z perspektywy regionu, krajów i biznesów.
- współpraca z Project Managerami i pracownikami PMO nad rozwiązywaniem problemów i wyjaśnianiem nieścisłości w danych projektowych
- usprawnienia i automatyzacja procesów w zespole, a także w całym dziale PMO
- wspieranie/koordynacja portfoliów programów poprzez analizy i prognozy

Oprócz obowiązków które wykonywałem na stanowisku Procurement Reporting Specialist, jestem również odpowiedzialny za:

- koordynację, zarządzanie pracą i wyniki czteroosobowego zespołu
- rozwiązywaniem problemów związanych z pracą i relacjami z klientem
- współpracę z audytorami wewnętrznymi oraz zewnętrznymi podczas kontroli
- modyfikację, usprawnianie i wdrażanie nowych procesów wspólnie z osobami decyzyjnym klienta
- tworzenie prezentacji dotyczących wyników działu zakupów dla wyższej kadry zarządzającej

Oprócz obowiązków stanowiska Procurement Data Administrator, moimi obowiązkami są:

- Tworzenie i dostarczanie raportów odnośnie:
a) Stanów magazynowych
b) SLA i KPI projektu
c) Bezpieczeństwa danych i użytkowników systemów
d) Finansowych (dotyczących faktur, płatności, kart kredytowych)
e) Zakupów - i od strony wyników i wartości zamówień jak i od strony dostawców oraz czasu dostawy i ew. opóźnień i problemów z zamówieniami
f) Wyników finansowych działu zakupów klienta
g) wiele innych raportów jednorazowych i ad hoc
- pomoc w implementacji nowego systemu klienta. Tworzenie procedur i testowanie funkcjonalności

Do moich obowiązków należy:

- administrowanie, dbanie o przejrzystość oraz o aktualność baz danych stanów magazynowych, baz dostawców, baz danych użytkowników i wielu innych
- zarządzanie dostępami użytkowników do sytemu - udzielanie, zmiana i usuwanie dostępów
- tworzenie codziennych raportów z wynikami działu zakupów
- wyszukiwanie i implementacja usprawnień i automatyzacji procesów
- dbanie o aktualność procedur
- telefoniczne konferencję z klientem odnośnie spraw bieżących oraz omawianie problemów

Moje doświadczenie w raportowaniu i analizie nie ogranicza się tylko do raportów z działu zakupów.
Miałem okazję współpracować przy wielu projektach z działem księgowości jak i pomagać w innych projektach związanych z funduszami i ubezpieczeniami. Moja rola polegała na stworzeniu raportów, udzielaniu porad i wymianie wiedzy, a w przypadku jednego z nowych projektów, pomocy przy tworzeniu podstaw raportowania na podstawie wymagań kontraktowych.

W pracy staram się zawsze znajdować nowe obszary do poprawy. Jestem autorem wielu usprawnień i automatyzacji z których duża część została przeze mnie zarejestrowana jako Kaizen.

Do wykonywania moich obowiązków niezbędna jest bardzo dobra znajomość programów takich jak Excel, Power Point, Access oraz wielu innych. Duża część raportów oparta jest na bazach danych korzystających z SQL. Usprawnienia i automatyzację mogą powstawać, między innymi, dzięki mojej znajomości VBA. Korzystam również z bezpośredniego połączenia z bazą danych ODBC.

Poza częścią związaną z raportowaniem, posiadam również doświadczenie w pracy z osobami ze Stanów Zjednoczonych - czy to w przypadku omawiania istniejących procesów czy też odnośnie usprawnień istniejących, jak i rozwiązywania problemów oraz specjalnych projektów. W trakcie wdrażania nowego systemu przez klienta miałem okazję uczestniczyć w transition do Stanów Zjednoczonych w celu omówienia nowych procesów i procedur.

Ukończyłem wewnętrzny program Capgemini - Development Center, sprawdzający kwalifikacje i umiejętności danej osoby do pozycji Team Leadera i wyższej kadry zarządzającej, z pozytywnym wynikiem.

Rok rocznie uczestniczę w BPO Olymipcs - wewnętrznym konkursie Capgemini mającym na celu wyłowienie i prezentację najciekawszych projektów i Kaizenów, które dałoby się zaimplementować w innych działach organizacji.

Po awansie na stanowisko Senior Procurement Specialist, jestem odpowiedzialny za kierowanie operacyjną działalnością czteroosobowego zespołu zajmującego się administracją danych w bazach danych klienta oraz raportowaniem.