Katarzyna Wierzbicka

 administrowanie majątkiem całej firmy tj. m. in. prowadzenie projektu najmowego (koordynowanie obsługi ponad 100 najemców), sprzedaż majątku ruchomego oraz nieruchomości w różnych lokalizacjach (np. organizowanie i prowadzenie przetargów i licytacji). Tworzenie i realizowanie procedur przetargowych (np. postępowania ofertowe, licytacje, aukcje, zbycia) dotyczące sprzedaży majątku,
 czuwanie nad obiegiem dokumentów w Biurze oraz nad sprawnym i terminowym przepływem informacji pomiędzy Biurami firmy (korespondencja, faktury),
 bieżąca obsługa Dyrektora Działu (prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja oraz obsługa podróży służbowych, spotkań biznesowych oraz konferencji, uczestniczenie w spotkaniach i negocjacjach, protokołowanie, sporządzanie notatek ze spotkań oraz agend, obsługa gości),
 sporządzenie umów, regulaminów, opracowań, analiz, raportów itp. na potrzeby wewnętrzne oraz zewnętrzne (Zarząd, inne komórki firmy oraz instytucje zewnętrzne np. ministerstwa), tworzenie i wdrażanie procedur
 dbanie o zaopatrzenie Biura, prowadzanie negocjacji z dostawcami, obsługa procesów administracyjnych,
 codzienne kontakty z klientami firmy, zarówno osobiste jak i telefoniczne (począwszy od ofertowania, spotkań, prowadzenie negocjacji, następnie przygotowanie transportu, przekazanie maszyn do klienta oraz dokumentacji z tym związanej), z kancelariami prawnymi oraz instytucjami publicznymi (sądy, urzędy),
 koordynowanie budżetu Biura, czuwanie nad jego realizacją,
 prowadzenie ubezpieczenia majątku firmy. Doświadczenie we współpracy z brokerami w ubezpieczeniu majątku w kliku lokalizacjach (nieruchomości, maszyny i urządzenia, flota samochodowa).

 bieżąca obsługa Zarządu (prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja oraz obsługa podróży służbowych, spotkań biznesowych oraz konferencji, uczestniczenie w spotkaniach i negocjacjach, protokołowanie, sporządzanie notatek ze spotkań oraz agend),
 codzienne kontakty z klientami firmy (w podobnym zakresie jak w Polskim Holdingu Obronnym), dodatkowo prowadzenie korespondencji handlowej z partnerami anglo- i niemieckojęzycznymi oraz częste kontakty telefoniczne, obsługa gości,
 prowadzenie spraw administracyjnych firmy związanych z codziennym funkcjonowaniem biura (nadzór nad umowami dotyczącymi nieruchomości, sprawami telekomunikacyjnymi, zapatrzenie biura, współpraca z grafikami – loga, papiery firmowe, wizytówki, materiały reklamowe, czuwanie nad obiegiem korespondencji, koordynacja przesyłek pocztowych i kurierskich).

 zapewnienie prawidłowego funkcjonowania Biura Zarządu (prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja oraz obsługa podróży służbowych, spotkań biznesowych oraz konferencji, uczestniczenie w spotkaniach i negocjacjach, przygotowywanie materiałów/prezentacji dla Zarządu), tworzenie i wdrażanie procedur – obieg dokumentów w firmie, procesy administracyjne, obsługa gości,
 obsługa korespondencji, dbanie o prawidłowy przepływ informacji oraz dokumentacji (dokumenty w formie „tradycyjnej” oraz elektronicznej), koordynacja przesyłek pocztowych i kurierskich,
 zarządzanie dostawami artykułów spożywczych oraz biurowych, kontakty z dostawcami, negocjacje,
 organizacja oraz koordynacja szkoleń, wyjazdów służbowych (przygotowanie logistyczne).

 koordynowanie prac w Dziale, obsługa korespondencji, czuwanie nad prawidłowym obiegiem dokumentacji, ścisła współpraca z pozostałymi komórkami w firmie (m. in. księgowość), fakturowanie, archiwizacja dokumentów,
 wykonywanie prac zleconych przez Zarząd Spółki oraz jego bieżąca obsługa (prowadzenie kalendarza spotkań, organizacja oraz obsługa podróży służbowych, spotkań biznesowych oraz konferencji, uczestniczenie w spotkaniach i negocjacjach), obsługa gości,
 prowadzenie budżetu oraz zaopatrzenia Działu (planowanie wydatków, zaopatrzenie Działu, współpraca z dostawcami, negocjacje), prowadzenie Sekretariatu,
 realizacja projektów najmu: tworzeniem projektów umów, aneksów, porozumień, regulaminów, procedur, redagowaniem pism oraz ofert, negocjowaniem ich treści, prowadzeniem korespondencji w tej sprawie, bieżącą współpracą z Kancelarią Prawną, archiwizacją oraz ewidencją dokumentów, prowadzeniem baz danych. Szeroko pojęta opieka nad najmowanymi lokalami (remonty, negocjacje),
 administrowanie majątkiem firmy przeprowadzanie oraz przygotowywanie przetargów, licytacji na sprzedaż nieruchomości (grunty, budynki i budowle), maszyn i urządzeń, uczestniczenie w negocjacjach, sporządzanie protokołów, fakturowanie (podobny zakres jak w Polskim Holdingu obronnym),
 obsługa floty samochodowej (nadzorowanie pracy kierowców, sprawozdania, rozliczenia kart pracy pojazdów, sprawy bieżące związane z obsługą floty samochodowej, z pracą kierowców),
 sporządzanie prezentacji, raportów, sprawozdań, zestawień oraz analiz na potrzeby Zarządu, poszczególnych komórek firmy oraz firm zewnętrznych.