Justyna Ślęzak

Transition Lund Factory. Working on Account Receivable

Praca w zespole Cash Applications/ język Niemiecki i Angielski

poziomy od A1 do B1

Obsługa Sekretariatu
Rejestracja pism przychodzacych i wychodzacych
Rozdzielanie pism przychodzacych dla odpowiednich komórek w frmie
Rejestracja elektroniczna listów przychodzacych i wychodzacych oraz ich wysyłka
Zamawianie materiałów biurowych
Rozliczanie delegacji przełożonych
Obsługa zarządu oraz gości zewnetrznych
Wykonywanie dodatkowych czynności zleconych przez przełozonego.

Od 2009-02-16 do 2009-09-30 Asystentka Biura Zarządu Equus S.A.

Zakres obowiązków:
obowiązki związane z Centralnym Rejestrem Umów i Pełnomocnictw
Współpraca z Biurem Obsługi Prawnej
Zadania związane z Posiedzeniami Zarządu
Nadzór nad dokumentami zarządczymi Spółki
Nadzór nad rejestracją, dystrybucją i archiwizacją aktów normatywnych
Przygotowanie spotkań - Meeting Managers


Od 2008-10-01 do 2009-02-13 Specjalista do Spraw Dokumentacji Transportowej
w Biurze Rozwoju Transportu

Zakres obowiązków:

• Przygotowywanie umów pożyczek
• Przygotowywanie aneksów do pożyczek
• Przygotowywanie i weryfikacja dokumentacji potrzebnej do udzielania pożyczek
• Telefoniczna i mailowa obsługa klientów w tym spotkania: udzielanie informacji przy kompletowaniu dokumentów, wyjaśnianie niezgodności,
• Rozwiązywanie umów w przypadku szkód lub zakończenia współpracy
• Sporządzanie wypowiedzeń umów
• Przygotowanie porozumień
• Archiwizacja dokumentacji
• Kontakt z notariuszem
- protokołowanie i raportowanie,
- spisywanie i sporządzanie procedur,
- udział w tworzeniu i przygotowaniu dokumentacji
- pomoc w pozyskiwaniu Funduszy unijnych dla Partnerów
- sprawowanie pieczy nad terminowością wykonywania zleceń
- asystowanie i pomoc w Audytach wewnętrznych

Od 2008-02-01 do 2008-10-01 Asystentka Prezesa Zarządu

Zakres obowiązków:
• Nadzór pracy sekretariatu
• Zarządzanie hierarchią informacji przypływających do sekretariatu
sortowanie i syntezowanie najbardziej istotnych danych,
• Monitorowanie rozmów telefonicznych, przyjmowanie
wyznaczonych interesantów,
• Przygotowanie odpowiednich materiałów i informacji potrzebnych
przed spotkaniami, zarówno wewnętrznymi jak i zewnętrznymi,
• Tworzenie pozytywnego wizerunku firmy i Przełożonego, poprzez
odpowiednią organizację pracy
• Dbałość o stałą sprawność środków do pracy
• Koordynowanie współpracy Prezesa z poszczególnymi działami
firmy,
• Dbanie o właściwy przepływ korespondencji, prowadzenie
archiwum pism przychodzących i wychodzących;
• Zapewnienie właściwego obiegu informacji;
• Prowadzenie kalendarza i organizacja spotkań Prezesa Zarządu,
• Rozliczanie wydatków związanych z delegacjami,
• Organizowanie spotkań i konferencji,
• Przyjmowanie i dystrybucja dokumentów, koordynowanie
przepływu informacji,
• Pośrednictwo w wewnętrznych i zewnętrznych kontaktach
przełożonego,
• Łączenie rozmów telefonicznych, wysyłanie faksów, przyjmowanie
gości i petentów.
• Wykonywanie innych obowiązków zleconych przez przełożonego
w ramach zajmowanego stanowiska
• Odpowiedzialność za prawidłową archiwizację korespondencji właściwą
współpracę z sekretariatem przedsiębiorstwa.
• Koordynacja obiegu poczty przychodzącej i wychodzącej
• Redagowanie i powielanie pism urzędowych
• Organizacja, koordynacja i nadzór nad sprawnym przebiegiem
spotkań biznesowych
• Zarządzanie hierarchią informacji docierającej do Prezesa Zarządu
• Koordynacja przepływu informacji Organizacja wyjazdów biznesowych
rezerwacja biletów, hoteli itp.
• Przygotowywanie odpowiednich materiałów na potrzeby spotkań Prezesa
Zarządu

Zajmowane stanowiska:
Od 2007.01.01 Asystentka Prezesa, Kierownik Sekretariatu
Od 2006.09.01 Asystentka Zarządu
Od 2006.05.08 Asystentka Specjalisty ds. Marketingu
Od 2006.01.18 Asystentka Specjalisty ds. Jakości
Od 2004.03.01 Stanowisko sekretarsko-asystenckie

Zakres obowiązków:
•Ewidencja, rozsyłanie wszystkich dokumentów przychodzących/wychodzących,
•Funkcja reprezentacyjna, przygotowywanie konferencji, spotkań biznesowych,
•Sprawowanie pieczy nad sekretariatem Firmy
•Przeglądanie prasy i informowanie o ważnych wydarzeniach branżowych,
•Rezerwacja hoteli,biletów lotniczych i innych
•Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
•Ewidencja umów z dostawcami, odbiorcami i innych umów zawartych przez firmę,
•Ewidencjonowanie polis ubezpieczeniowych,
•Odbieranie telefonów – podawanie rzetelnych informacji dotyczących firmy i jej produktów, łączenie rozmów telefonicznych,
•Zakup potrzebnych artykułów biurowych, spozywczych i innych
•Wykonywanie kserokopii dokumentacji,
•Prowadzenie prenumeraty gazet i czasopism,
•Pomoc w prowadzeniu sekretariatu firmy FCA Sp. z o.o.
•Pomoc w organizowaniu imprez marketingowych
•Wykonywanie innych czynności zleconych przez Prezesa i przełożonych