Joanna Kalupa

Nauczanie języka niemieckiego.

- organizowanie konferencji, sympozjów, seminariów oraz innych wydarzeń naukowych w kraju i za granicą, w tym tworzenie kosztorysów organizowanych wydarzeń oraz nadzór nad ich zgodnością z budżetem. Przygotowywanie podsumowań wydarzeń oraz przygotowywanie projektów umów z podwykonawcami,
- nadzór nad realizacją zleceń przez podwykonawców w ramach organizowanych wydarzeń,
- odpowiedzialność za zaplecze noclegowe, logistykę wyjazdów oraz pobytów pracowników Izby podczas wyjazdów służbowych,
- opracowywanie materiałów promocyjnych i marketingowych związanych
z organizowanymi wydarzeniami: foldery, ulotki, broszury, plakaty, zaproszenia, gadżety reklamowe,
- współpraca z działem marketingu oraz Koordynatorem Mediów w zakresie promocji informacji na temat działalności Ośrodka Współpracy Międzynarodowej oraz organizowanych wydarzeń,
- koordynowanie przepływu informacji pomiędzy Izbą a organizacjami zewnętrznymi,
- sporządzanie zestawień, prezentacji, raportów i sprawozdań.
- projekt zakończony: organizacja oraz współpraca w głównym podwykonawcą podczas przygotowania IX Kongresu Polonii Medycznej/II Światowego Zjazdu Lekarzy Polskich, hotel Marriott, czerwiec 2016,
- organizacja III-cich Mazowieckich Spotkań Stomatologicznych; 9-10.06.2017 r. Udział wzięło ponad 650 osób.
Kontakty z Towarzystwami Medycznymi w Europie w ramach współpracy międzynarodowej Ośrodka Współpracy z Zagranicą Okręgowej Rady Lekarskiej w Warszawie

- planowanie budżetu marketingowego oraz nadzór nad jego realizacją wraz z monitoringiem i raportowaniem do Zarządu i Centrali w Austrii
- analiza rynku od strony marketingowej pod kątem atrakcyjności oferty w zakresie zewnętrznym: analiza potrzeb, preferencji i wymagań klientów oraz grup docelowych, jak również aktywności konkurencji oraz wewnętrznym: definiowanie potrzeb działu sprzedaży pod kątem narzędzi sprzedażowych
- opracowywanie i wdrażanie promocji sprzedażowych oraz wizerunkowych wraz z ich podsumowaniem
- nadzór oraz realizacja procesu tworzenia i dystrybucji narzędzi marketingowych, materiałów reklamowych i informacyjnych
- praca nad katalogiem produktów, opracowywanie materiałów informacyjnych i reklamowych oraz POS
- przygotowanie akcji promocyjnych, programu lojalnościowego
- współtworzenie wizerunku firmy na rynku oraz strategii marketingowo-sprzedażowych, jak również rozwój i umacnianie marki w Polsce
- nadzór i planowanie działań w sferze public relations
- organizacja eventów firmowych oraz eventów i akcji wspierających sprzedaż u głównych dystrybutorów produktów firmy
- planowanie i organizacja aktywności rynkowych: imprezy targowe, wystawiennicze, konferencyjne, szkoleniowe
- aktywny proces komunikacji ze środkami masowego przekazy (prasa, radio)
- współpraca z centralą firmy w Austrii
- tłumaczenia ustne i pisemne z języka niemieckiego (w tym techniczne) - współpraca z działem Product Mangementu w Centrali w Wiener Neustadt

Osiągnięcia:
• Opracowanie katalogu produktów (ponad 300 pozycji) który stał się skutecznym narzędziem dla działu handlowego
• Opracowanie nowatorskiej ulotki informacyjnej na temat jednego z działów produktowych,
• Ograniczenie, dzięki skutecznym negocjacjom kosztów materiałów drukowanych o 20%
• Pozyskanie 40% dodatkowej powierzchni podczas renomowanych targów branżowych
• Jestem autorem nazwy nowego produktu, który z sukcesem został wprowadzony na rynek

Kluczowe odpowiedzialności:
• Przygotowanie prezentacji i zestawień na potrzeby Zarządu
• Wsparcie Działu Marketingu w bieżącej pracy
• Negocjacje warunków dostaw materiałów i usług
• Administrowanie biurem firmy
• Organizacja imprez firmowych i wyjazdów integracyjnych

Osiągnięcia:
• Obniżenie kosztów noclegów i podróży służbowych o 25%
• Sprawna organizacja likwidacji oddziału firmy we Wrocławiu - ze strony spraw administracyjnych, co miało bezpośredni wpływ na minimalizację strat przez Pracodawcę
• Ograniczenie nakładu czasu prac recepcji o 15% dzięki usprawnieniu w zakresie przepływu korespondencji

Kluczowe odpowiedzialności:

• koordynacja pracy działu obiektowego (dział zajmował się monitoringiem rynku budowlanego, ścisłą współpracą z architektami oraz partnerami z branży)
• koordynacja sprawnego przepływu informacji pomiędzy firmą a klientami zewnętrznymi (architekci, partnerzy handlowi, projektanci)
• pozyskiwanie informacji z prasy, internetu oraz innych źródeł na potrzeby działu
• organizacja: seminariów dla architektów, projektantów, potencjalnych klientów i spotkań branżowych
• przygotowywanie imprez targowych (rezerwacja powierzchni targowej, zlecanie wykonania i akceptacja projekt u stoiska, nadzór nad realizacją i przebiegiem targów): Budma w Poznaniu, For Arch w Pradze Czeskiej oraz targi w Bratysławie,
• współpraca z agencjami reklamowymi, m.in. nadzór nad przestrzeganiem wytycznych korporacyjnych – Corporate Identity,
• opracowywanie artykułów dla pism branżowych oraz artykułów reklamowych dla prasy (współpraca w zakresie koncepcji, ostatecznego wyglądu i treści, akceptacja do druku),

Osiągnięcia:
• skuteczna implementacja dedykowanego modułu OVS SAP na potrzeby Działu w Polsce we ścisłej współpracy z Centralą w Niemczech
• skuteczna adaptacja szkolonych ( przeszkolenie z pracy z modułem OVS pracowników w Pradze-filia w Czechach i na Słowacji) do zunifikowanej pracy z systemem.

Kluczowe odpowiedzialności:

• odpowiedzialność za poprawne funkcjonowanie recepcji oraz pracę osoby na stanowisku asystentki biura
• prowadzenie akt personalnych pracowników firmy
• negocjowanie warunków dostaw materiałów i usług
• opieka nad flotą samochodową, telefonami służbowymi
• współpraca z administracją budynku
• odpowiedzialność za organizację podróży służbowych


Osiągnięcia:
• minimalizacja kosztów podróży służbowych i noclegów o 10 %
• obniżenie kosztów materiałów biurowych o 15 % dzięki renegocjacji umowy z poddostawcą

Kluczowe odpowiedzialności:
• Przygotowanie prezentacji i zestawień sprzedażowych na potrzeby Zarządu
• Przygotowanie spotkań biznesowych z partnerami
• Odpowiedzialność za przebieg dokumentów w firmie i między firmą a Centralą w Niemczech
• Kontakty z Centralą w Niemczech – także w kwestiach technicznych w ramach współpracy z Działem Technicznym
• Selekcja i zamawianie artykułów reklamowych w Centrali
• Organizacja imprez i spotkań firmowych

Osiągnięcia:
• Skuteczna reorganizacja prac recepcji w celu minimalizacji nakładów czasowych/kosztów

Kluczowe odpowiedzialności:
• Tłumaczenia ustne i pisemne dla niemieckojęzycznego Zarządu i Kierownictwa,
• Organizacja i tłumaczenia podczas narad koordynacyjnych w trakcie budowy
• Wsparcie językowe na budowie (personel międzynarodowy)
• Prowadzenie kasy gotówkowej i rozliczanie pracowników

Osiągnięcia:
• Tłumaczenie skomplikowanej Ekspertyzy Hydrologicznej na potrzeby Zarządu (Wykonawca), przeprowadzonej w celu wyjaśnienia kosztów dodatkowych wynikłych w trakcie budowy (z języka niemieckiego na polski)