Temat: Czym jest PROJEKT

Jako osoba aspirująca do bycia dobrym Project Managerem zapoznaję się z różnymi frameworkami dotyczącymi zarządzaniem projektami. Wiele z publikacji ma jednak problem z jasnym wytłumaczeniem, czym sam projekt jest.

Czy znacie jakąś elegancką definicję Projektu?

Moje przemyślenia w tym temacie doprowadziły mnie do zapożyczenia ze świata nauki.

Projekt to model.

Z całą pewnością wszyscy słyszeliśmy o modelach finansowych, modelach ekonomicznych, modelach matematycznych, ale aby wyjaśnić tę kwestię posłużmy się innym, zwanym wszystkim modelem:





Model to nic innego, jak uproszczony sposób opisu rzeczywistości. Rzeczywistość jest zbyt skomplikowana, dla ludzkiej percepcji, dlatego gdy o niej rozmawiamy stosujemy uproszczenia, tworzące modele.
Globus jest modelem, a więc uproszczonym sposobem opisu fragmentu rzeczywistości. Jest stworzony w skali, która pozwala nam objąć szerszy obraz rzeczywistości (Planeta Ziemia), ale jest niedokładny. Na podstawie globusa nie jesteśmy w stanie określić bardzo dokładnej linii brzegowej mórz i oceanów, lub granic państw. Oczywiście są różne rodzaje globusów, na przykład z naniesioną mapa polityczną, fizyczną, lub prezentująca prądy morskie i wiele innych.

Przejdźmy teraz do projektu jako modelu.

Analogicznie projekt jest uproszczonym opisem rzeczywistości biznesowej i tak jak globus może mapować inne aspekty tej samej rzeczywistości. Myśl też o rzeczywistości biznesowej jako o dynamicznie się zmieniającej i rozciągniętej w czasie. Projekt biznesowy opisuje przecież stan obecny, procesy i działania podejmowane w jego ramach, oraz ich skutki i rezultaty. Pomyślmy teraz o projektach/modelach marketingowym, zarządzania ryzykiem, lub innych aspektach rzeczywistości biznesowej.

Możemy, oczywiście zbudować model o wiele dokładniejszy, większy droższy, ale wcale nie lepszy. Pomyślmy, o globusie o średnicy 40 metrów. To nadal model, ale w innej skali, trudniej nam jednak będzie ogarnąć go swoja percepcją bo zawiera zbyt dużą liczbę danych. Tak samo projekt, który będzie zawierał zbyt dużą liczbę danych przysłoni nam całościowy obraz, oraz sedno opisywanej rzeczywistości. Co więcej stworzenie tak dokładnego modelu może być błędną decyzją ze względu na zbyt wysokie koszta. Czy przetworzenie tak dużej ilości danych jest opłacalne? Zawsze staram się w analizach być wierny zasadzie Vilfredo Pareto.

A więc projekt jest modelem. Uproszczonym sposobem opisu rzeczywistości, co umożliwia nam ogarniecie jej swoją percepcją.

Czasem jednak szczegółowość jest zalecana, ale jest użyteczna tylko dla części interesariuszy. Dlatego tworzy się w ramach projektu wydzielone plany i mniejsze projekty. Plan marketingowy, projekt zarządzania ryzykiem są niczym różne rodzaje map jakie możemy nanieść na globus. Znajomość szczegółów planu marketingowego nie jest niezbędna, dajmy na to działowi inżynieryjnemu.

Jeśli miałbym się pokusić o jakiś nie-biznesowy przykład potrzeby szczegółowości, to przypomina mi się mroczna opowieść kolegi lekarza z czasów studenckich. Opowiadał mi o mrocznej wyprawie do grabarza, ponieważ nawet najlepsze i najdroższe plastikowe odlewy ludzkiej czaszki nie zawierają wszystkich szczegółów... Czy opowieść kolegi jest prawdziwa... mam nadzieję, że ni, chodź teoretycznie... Nie. Na pewno nie.





Dzięki projektowi, możemy się komunikować na temat tej rzeczywistości (ze współpracownikami, kadrą zarządzającą, inwestorami), oraz kreować nową rzeczywistość (projekt nie tylko opisuje stan obecny rzeczywistości, ale także działania, które maja określony skutek).

Konkluzja:
Projekt to model.

Zarządzanie Projektami to sztuka tworzenia modeli w optymalnej skali.

Skali na tyle szczegółowej, aby nie zniekształcały obrazu rzeczywistości biznesowej i na tyle ogólnej, abyśmy mogli objąć tę rzeczywistość swoją percepcją.

Takie rozważanie pomogło mi nie raz ukoić nerwy, zwłaszcza w pierwszych dużych infrastrukturalnych projektach, gdy nie mogłem znaleźć błędu w swojej analizie, a tabelka harmonogramu projektu, w zderzeniu z rzeczywistością ,rozjeżdżała się do nieakceptowalnych granic. Po prostu modele są niedoskonałe, ale nie ma nic lepszego.

A znacie może jakieś eleganckie i proste definicje, które inspirują do dalszych przemyśleń?