Temat: Jak przeprowadzić skuteczny Exit Interview

Chociaż rozmowa z pracownikiem odchodzącym z firmy może dostarczyć wielu cennych informacji na temat organizacji, wiele firm pomija ten krok. Inne firmy starają się jednak odbyć Exit Interview - przede wszystkim po to, aby dowiedzieć się, jakie były powody odejścia, jak pracownik czuł się w organizacji i jak postrzega jej wewnętrzne procesy. Może to pomóc w późniejszym ich doskonaleniu; jednak aby to się stało, taka rozmowa powinna być przeprowadzona w odpowiedni sposób - z każdym pracownikiem, który dobrowolnie odchodzi z pracy.

Pracownicy działu HR często zastanawiają się nad tym, czy Exit Interview powinien być realizowany przez osobę, która rekrutowała odchodzącego zatrudnionego, przełożonego czy przez innego pracownika działu HR. Specjaliści zalecają, aby tego typu rozmowy były przeprowadzane przez osobę, która nie sprawowała funkcji kierowniczej nad pracownikiem opuszczającym mury organizacji. Przy okazji Exit Interview powinno się zadbać o odpowiednią lokalizację, odosobnioną od innych pomieszczeń, aby nikt w tym czasie nie przeszkodził w spotkaniu.

Rozmowa nie powinna trwać zbyt długo zazwyczaj w ostatnim dniu pracy zatrudnieni mają wiele innych kwestii do omówienia czy załatwienia. Przed rozpoczęciem rozmowy warto wręczyć pracownikowi referencje oraz wymaganą dokumentację, aby nie obawiał się, że jakiekolwiek niekorzystne informacje o firmie mogą mieć wpływ na końcową opinię dotyczącą jego pracy w firmie. Niektóre z osoby z różnych względów niechętnie dzielą się takimi przemyśleniami, dlatego można je dodatkowo zapewnić o tym, że wszystkie informacje zdobyte w trakcie Exit Interview zostaną przekazane innym jako anonimowe.

Aby uzyskać niezbędne dla firmy informacje, należy skupić się przede wszystkim na odpowiednich pytaniach. Jedną z informacji, które są szczególnie ważne dla organizacji jest przyczyna odejścia. Wiąże się z tym również odkrycie powodów poszukiwania w innych firmach możliwości, których nie uzyskał w aktualnym miejscu pracy. Może się zdarzyć, że odejście jest wywołane przez różnego rodzaju problemy osobiste, co w niektórych przypadkach może spowodować, że pracownik pozostanie w firmie, jeśli zostanie mu udzielone odpowiednie wsparcie.

Dobrze jest pamiętać o tym, że informacje zdobyte w trakcie wywiadu mają przysłużyć się firmie i pozostałym pracownikom, a także zainicjować niezbędne zmiany. Niektóre okoliczności, które przyczyniły się do odejścia zatrudnionych, można kontrolować - np. możliwość awansu czy potrzeba dodatkowych szkoleń. Jednak aby uzyskać takie informacje, warto zastanowić się nad tym, jak w naszej firmie wygląda Exit Interview i czy dostarcza nam wystarczających danych.