Temat: Pomocy, tworzenie składnicy akt w dużej firmie

Witam,
od niedawna pracuje w dużej firmie, która posiada sklepy na terenie całej Polski. Firma działa już kilka lat, ale do tej pory nie posiada ani instrukcji kancelaryjnej ani wykazu akt. Główny problem z dokumentacją w tej firmie to faktury i paragony. Faktury leżą w wielkich kartonach we wszelkich wolnych miejscach w firmie (nie posiadają nic na kształt składnicy akt). Wiem, że właścicielom zależy na usprawnieniu przepływu informacji (obieg pisma nie istnieje i co rusz jakieś pisma "giną w akcji" i szuka się ich po całej firmie). Tu moje pytania: Czy ktoś zna i może polecić jakieś dobre systemy obiegu dokumentów, zna ich ceny, plusy minusy, czy ciężko jest je wdrożyć itp.? Drugie moje pytanie dotyczy jakiegoś systemu który pozwoliłby na rejestracje faktur (nie wiem czy coś takiego istnieje, ale chodzi mi o to, że wystawione już faktury można zeskanować i wprowadzić do systemu a fizycznie istniejącą fakturę można bez żadnych obaw wybrakować). Jeżeli ktoś zna taki system, to czy potrzebna jest do jego obsługi jakaś osoba, czy równie dobrze mogą to wykonywać sprzedawcy w sklepie (choć to pewnie jest potrzebny specjalny sprzęt i pewnie nie jest opłacalne wyposażyć każdy ze sklepów:/). A jak się mają te systemy do wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej. Czy wprowadzając je należy i tak stworzyć wykaz i instrukcję, czy to już zbyteczne, bo wszelkie dane są już w systemach. Czy może na odwrót najpierw należy ułożyć wykaz i instrukcję, a na ich podstawie wdraża się te systemy? Wiem, że to wiele pytań, ale niestety na studiach o takich rzeczach nie uczą (za to są ukochane paleografie i neografie, jakże przydatne w życiu archiwisty zakładowego:P). Będę bardzo wdzięczna za jakąkolwiek pomoc.Magdalena Jóźwiak edytował(a) ten post dnia 29.01.10 o godzinie 12:33

Temat: Pomocy, tworzenie składnicy akt w dużej firmie

Choć sam nie mam jeszcze doświadczenia samodzielnej pracy archiwalnej to, jeśli nie masz nic przeciwko temu, podzielę się moimi przemyśleniami odnośnie Twoich pytań.

Jak na pewno pamiętasz na studiach uczą nas, że istnieją dwa systemy kancelaryjne: dziennikowy i bez dziennikowy.
System dziennikowy ma tą niewątpliwą zaletę, że każdy pracownik musi posiadać swój dziennik podawczy i w nim wpisywać pisma, które do niego przyszły i od niego wyszły. Dzięki temu nawet gdyby jakieś pismo gdzieś wcięło to łatwo sprawdzić na jakim "odcinku" to się stało. Minus zasadniczy to wymóg utrzymywania wszystkich tych dzienników podawczych, których liczba w każdej dynamicznej firmie, a z Twoich słów wnioskuje, że ta w której pracujesz taka jest, będzie wzrastać bardzo szybko i przybędzie kolejne kg i m.b. papierków. No i może nie olbrzymi ale uciążliwe koszty organizowania i przechowywania dzienników podawczych.

System bez dziennikowy: Tego systemu dużym plusem jest jego prostota w utrzymaniu. Zakładamy teczkę dla danej sprawy i gromadzimy w niej dokumentacje mi jedyną pomocą o którą musimy się martwić jest spis spraw oraz spis dokumentów w teczce. Z tym wiążą się automatycznie niższe koszty utrzymania tego systemu w porównaniu do dziennikowego.
Minusem tego systemu jest to, że jak pismo jakieś wsiąknie to już trudniej je odnaleźć.

Tyle mogę powiedzieć o tych systemach na podstawie mojej wiedzy teoretycznej i wiedzy z obserwacji oraz wiedzy zasłyszanej.

Co do Twojego pytania o instrukcje kancelaryjną i wykaz akt to uważam, że każdy system, który wprowadzasz musi posiadać adekwatną do niego instrukcje i wykaz akt.

Mam nadzieje, że moje przemyślenia choć trochę będę dla Ciebie pomocne. Jeśli jednak nie o to chodziło Ci to przepraszam, najwyżej się zbłaźniłem :P ale zrobiłem to w dobrej wierze :)

Temat: Pomocy, tworzenie składnicy akt w dużej firmie

Każde zainteresowanie sprawą jest miłe:) Co prawda nie o to mi chodziło, bo tyle właśnie wiem ze studiów, chodziło mi o systemy elektroniczne (komputerowe), ale i tak dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam

Temat: Pomocy, tworzenie składnicy akt w dużej firmie

Witamy.

Firma M&M Archiv - Usługi Archiwizacyjne świadczy usługi w pełnym zakresie archiwizacji i archiwizowania dokumentacji.

Posiadamy własne archiwum wraz z kompletnym osprzętem.
Dojeżdżamy do naszych klientów.

Świadczymy usługi w zakresie:

- archiwizowania - przechowywania akt i dokumentacji każdego rodzaju;

- archiwum;

- porządkujemy i układamy dokumentację u klientów lub w naszym biurze;

- niszczymy dokumentację na zlecenie wg. normy DIN;

- wystawiamy faktury i stosowne dokumenty;

- prowadzimy serwis i obsługę archiwów zakładowych;

- prowadzimy szkolenia w zakresie archiwizacji zakładowej;

- tworzymy specjalne instrukcje dla archiwów zakładowych;

- segregujemy i selekcjonujemy dokumentację;

- segregujemy i selekcjonujemy akta osobowe i płacowe;

- zabezpieczamy zarchiwizowane dokumenty;

- przechowujemy dokumentację zgodnie z panującymi wymogami i normami;

- przechowujemy i niszczymy nośniki danych;

- wystawiamy zaświadczenia;

- sporządzamy protokoły zdawczo-odbiorcze, protokoły zniszczenia dokumentacji na zlecenie itd.

Nasza firma działa w pełnym zakresie pojęcia archiwizacji.
Posiadamy wykwalifikowaną kadrę z ogromnym bagażem doświadczeń. Nasze ceny są konkurencyjne.

Zapraszamy do kontaktu i współpracy.

M&M Archiv

Tel: 507-964-320 , 575-999-412