Temat: Jak się organizujesz? Twoje podejście do GTD!

Dzieląc się moim docelowym podejściem do organizacji „spraw”, chciałbym zainicjować wątek w którym będziemy wymieniać spostrzeżenia i informacje na ten temat.

Z góry chciałbym zaznaczyć, że mój ‘system’ jest póki co niestety daleki od ideałów. Wychodzę jednak z założenia, że lepszy niedoskonały system niż żaden : ) Może ktoś z Was stwierdzi, że któryś z wymienionych przeze mnie elementów może pomóc mu w organizacji rzeczywistości, która go otacza : )

Dokumenty papierowe
Bieżące ważne dla mnie dokumenty, materiały z którymi chcę się zapoznać wrzucam zgodnie z zaleceniami Davida Allena do skrzynki spraw przychodzących (tzw. InBox’a) czyli kontenera na dokumenty.

Wrzucane dokumenty oczywiście przeglądam w ramach codziennego przeglądu spraw oraz tygodniowego przeglądu spraw.




(zdjęcie z serwisu onmygrindblog.com)

Zadania
Rzeczy do wykonania przechowuję na mojej liście zadań w Tassky (aplikacji do zarządzania zadaniami). W systemie otrzymuję też zadania od moich przełożonych (Tassky umożliwia pracę grupową).

Wszystkie zadania w Tassky mam zorganizowane w kategorie. Kategorie traktuję jak projekty - zadania do których wykonania potrzebna jest więcej niż 1 czynność. Ponieważ korzystam z iPhone mam apkę Tassky na iOS’a i mogę zaglądać do moich zadań będąc nie tylko przy komputerze.

Mail
Korzystam zarówno w MS Outlook oraz Gmail. Jeśli chodzi o gmail to zdecydowałem się zastosować podejście D. Allena. Mój inBox jest czysty, traktuję go jako skrzynkę maili przychodzących, a nie jako magazyn. Mówiąc inaczej, jeśli sprawdzam pocztę i pojawia się w moim InBoxie nowa wiadomość, decyduję od razu co z nią dalej robię. Nigdy (no może poza małymi wyjątkami) przeczytana przeze mnie wiadomość nie pozostaje w InBoxie. Daje mi to oszczędność czasu i czysty umysł – nie czytam dwa razy tych samych maili i za pomocą jednego spojrzenia wiem czy jest coś nowego do przeczytania.

Co się dzieje z mailami po przeczytaniu? ‘Wrzucam’ je do jednej z 5 kategorii:

• next - tutaj trafiają maile, które wymagają mojego szybkiego działania)
• action – maile względem których chcę podjąć działania, ale nie jest to działanie priorytetowe
• awaiting – maile oczekujące na odpowiedź
• all mail – to nic innego jak archiwum; wrzucam tu maile do których może kiedyś będę chciał wrócić
• trash – maile ulegają anihilacji : )

Do segregowania maili w kategorie next, action, awaiting używam labeli oraz wtyczki ActiveInbox (w wersji pod Chrome). Ponadto w ustawieniach gmaila korzystam z opcji Multiple inboxes, która znacznie ułatwia przeglądania 4 najważniejszych kategorii maili: inbox, next, action, awaiting. Poniżej screen z ustawieniami.





Jak Ty podchodzisz do organizacji własnych ‘spraw’?



Paweł Jurdeczka edytował(a) ten post dnia 13.06.12 o godzinie 08:48

Temat: Jak się organizujesz? Twoje podejście do GTD!

Dobrze zorganizowany pulpit to podstawa efektywnego systemu GTD. Jakie reguły stosować przy jego porządkowaniu?




(zdjęcie z Lifehack.pl)

Jeśli już mowa o organizacji pulpitu to dobrze jest wyróżnić 2 kategorie informacji/porad, które mogą nam w tym pomóc:

- metodologia
- narzędzia/gadżety.

Jeśli na Twoim pulpicie panuje chaos jest to sygnał, że nie znalazłeś jeszcze do jego organizacji optymalnego systemu - potrzebujesz dobrej metodologii. Jeśli Twoja strategia działa, jednak chcesz ją udoskonalić – szukasz gadżetów. Brzmi banalnie, jednak myślę, że warto to podkreślić, aby uzmysłowić fakt, że ciągle powracający desktopowy ‘artystyczny nieład’ może być np. efektem wdrażana gadżetów zamiast metodologii zarządzania danymi.

Metodologia:

Poniżej kilka artykułów, które mogą dać pewne podpowiedzi. Bardzo jestem ciekaw również Waszego podejścia.

Osobiście jestem zwolennikiem czystego pulpitu oraz tworzenia katalogów pomocniczych, np. InBox, Działania, Aktualne Projekty, Archiwum. Obecnie testuję na moim komputerze nowe reguły przy katalogach pomocniczych. Gdy wprowadzę wszelkie konieczne zmiany, podzielę się wnioskami.

Więcej informacji o tworzeniu katalogów pomocniczych znajdziecie w pierwszym z poniższych artykułów. Zapraszam do lektury pozostałych – z pewnością będą pomocne : )

Trzymaj porządek na pulpicie
Uporządkowany Desktop – Bartek Popiel
How to optimize your Desktop
How to organize your cluttered desktop and regain your sanity – Chanpory Rith

Narzędzia/Gadżety

Ikonki do GTD
Zestaw ikonek na Mac OSX – zestaw 4 ikonek na OS X Leopard, które mogą doskonale się wkomponować w nasz system GTD : )

Fences
Program na Windows ułatwiający organizację pulpitu. Umożliwia grupowanie ikonek w oddzielnych boxach, które mają własne scrollery. Działanie programu jest bardzo proste - filmik.

Jak Wy organizujecie swój pulpit?



Paweł Jurdeczka edytował(a) ten post dnia 13.06.12 o godzinie 08:49

Temat: Jak się organizujesz? Twoje podejście do GTD!

Dziś kilka słów o podejściu do organizacji informacji branżowych/nowinek/wiadomości bieżących.

Google Alerts - usługa, która w prosty i darmowy sposób umożliwa otrzymywanie regularnych nowinek z naszego obszar u zainteresować. Po ustawieniu wymaganych parametrów, Google Alerts wyśle do ciebie email za każdym razem gdy nowa strona pojawi się w pierwszej 20stce lub 10-tce wyników organicznych Google.

Można stworzyć maksymalnie 1000 alertów. Z łatwością można również nimi zarządzać – dokonywać edycji lub usuwać.

Dla każdego alertu konieczne jest dokonanie następująych ustawień:

1. Wyszukiwane hasło – może to być nazwa domeny, nazwa firmy, słowo kluczowe, które chcesz monitorować lub cokolwiek innego.
2. Typ wyniku – wszystko/wiadomości /blogi/ filmy video /dyskusje/książki.
3. Częstotliwość otrzymywania alertów – na bieżąco/ raz dziennie/raz w tygodniu.
4. Które wynik – tylko najlepsze/wszystkie.
5. Sposób dostarczenia - mail/kanał RSS.





Dajcie znać znacie jakieś inne aplikacje, które pozwalają pozostać 'up to date' : )



Paweł Jurdeczka edytował(a) ten post dnia 13.06.12 o godzinie 08:49