GoldenLine
Zaloguj się
Jakub Marczak

Jakub Marczak Menadżer ds
Doskonalenia

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Cześć, dostałem temat galaretę i próbuję znaleźć punkt zaczepienia.

Firma twierdzi (a raczej osoby zarządzające na rożnych szczeblach - im niżej tym gorzej) że jest za dużo spotkań, że trwają one za długo i nic nie przynoszą - generalnie gorzkie żale.

Wprowadziliśmy już sztywne harmonogramy dla kluczowych pracowników ale nie dla wszystkich to jest "właśnie to!"

Mam dwa pytania:
1) czy spotkaliście się z podobnymi problemami i co siedziało w głębszej warstwie?
2) czy znacie jakieś dobre praktyki pozwalające zarządzić tematem (np. tzw. spotkania top 5, 15, 30, albo scripted days)?
Link do wypowiedziLink
Maciej Wiertel

Maciej Wiertel Doświadczony
niezależny
konsultant, coach,
trener

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Witaj Kuba,
Ciekawy wątek oraz z pewnością spory potencjał dla wielu firm.
Poniżej kilka punktów, którymi chętnie się podzielę oraz (mam nadzieję) zainspiruję innych Fromumowiczów.
Zapraszam do stworzenia czegoś jakby Dekalogu Spotkań. A może uda nam się ograniczyć ilość zasad, wszak jakość jest lepsza od ilości.
1. Każde spotkanie musi mieć jasno określone:
- temat/cel/zakres. Jeśli spotkanie ma charakter informacyjny (wymiana informacji) nie mieszamy tematu z np. rozwiązywaniem problemów- do tego celu powinny być zaplanowane inne spotkania – inny cel i Zespół,
- właściciela/prowadzącego,
- agendę – im bardziej ustandaryzowane tym lepiej ,
- zasady (nie krytykujemy, „atakujemy” problem a nie człowieka, jedna osoba mówi, pozostali słuchają, nie krytykujemy itd…),
- określone ramy czasowe (z doświadczenia, spotkania dłuższe niż 60 minut to klasyczne „bicie piany”). Zatem nie dłużej niż godzina!
- skład Zespołu, przypadku nieobecności Uczestnik wyznacza Zastępcę.
2. Z każdego spotkania powstają zapisy, plany akcji, które są zawsze przeglądane/raportowane na początku spotkania następnego. Zapisy są przesłane do Uczestników najpóźniej jeden dzień po odbycie spotkania, jeśli są to spotkania codzienne, przechowywane i dostępne w miejscu odbywania spotkań
3. Punkt 3. Powoduje (po krótszym lub dłuższym czasie), że na spotkania Uczestnicy przychodzą przygotowani.
4. Spotkanie „na stojąco” są dużo bardziej efektywne niż „siedzące”
5.W przypadku spóźnienia, spóźnialski :
- sporządza zapisy ze spotkania,
- uiszcza karę w wysokości np. 1 zł za każdą minutę spóźnienia.
6. Za wybór tematów (priorytetów) odpowiada Właściciel spotkania. To jemu/jej zależy na zwołaniu i odbyciu spotkania i tym samym odpowiada za to , aby czas był spędzony efektywnie.
7. Pomiar „kosztu” spotkania – motywuje do efektywnego spędzenia czasu. Musisz ocenić ile Firmę „kosztuje” minuta spotkania – „koszt” każdego Uczestnika x ilość Uczestników. Niełatwe ale możliwe. Potem porównujecie po spotkaniu „koszt” z efektami. Naprawdę pokazuje MUDĘ i motywuje do poprawy.
Tyle na gorąco, czekam na Wasze punkty do Dekalogu, opinie, krytyki (wyłącznie te konstruktywne ;)).
Pozdrawiam,
MaciekMaciej Wiertel edytował(a) ten post dnia 16.05.12 o godzinie 12:34
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Jakub Marczak:
Cześć, dostałem temat galaretę i próbuję znaleźć punkt zaczepienia.

Firma twierdzi (a raczej osoby zarządzające na rożnych szczeblach - im niżej tym gorzej) że jest za dużo spotkań, że trwają one za długo i nic nie przynoszą - generalnie gorzkie żale.

Ja tu widzę jeden problem, komunikacyjny, to że spotkanie ma miejsce nie znaczy że treści na niej omawiane są zrozumiałe dla którejś z stron, tendencja im niższy szczebel tym gorzej to potwierdza, jeżeli równa się to poziomowi intelektu, głównym problem jest tu forma przekazywania informacji i komunikacji.

Ogólnie to można sobie pisać bajki wokół tego problemu, gdybym zobaczył takie spotkanie to pewnie mógł bym powiedzieć coś więcej a tak, "tylko" głośno myślę
Link do wypowiedziLink
Jakub Marczak

Jakub Marczak Menadżer ds
Doskonalenia

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Mariusz Gałuszko:

tendencja im niższy szczebel tym gorzej to potwierdza, jeżeli równa się to poziomowi intelektu, głównym problem jest tu forma przekazywania informacji i komunikacji.
gdybym zobaczył takie spotkanie to pewnie mógł bym powiedzieć coś więcej

Intelekt - ślepa uliczka - ekipa jest naprawdę rozgarnięta na każdym szczeblu (żadnych braków nie znalazłem)

tak jak pisałem temat jest na razie galaretą i dotyczy wszystkich spotkań w zakładzie
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

intelekt intelektem, ale sposób przekazywania informacji może być nie jasny dla innych osób, o to mniej więcej chodzi, często ludzie patrzą bardziej na to jak mówimy niż co, wydaje mi się że tu leży problem
Link do wypowiedziLink
Henryk M.

Henryk M. Project Management /
Lean Management /
Systems Engineering

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Mam pewne (nawet sporo :o) doświadczenia z tego typu problemami oraz sukcesy w ich rozwiązywaniu. Ograniczę się jednak do zarekomendowania - moim zdaniem - bardzo przydatnej książki z gatunku business fiction p.t. Efektywne Spotkanie Biznesowe - Jak nie umrzeć z nudów na zebraniu (Death By Meeting) napisanej przez Pastricka Lencioni. Można w niej znaleźć wskazówki dotyczące kilku typów spotkań biznesowych.

PozdrawiamHenryk M. edytował(a) ten post dnia 16.05.12 o godzinie 16:45
Link do wypowiedziLink
Piotr T.

Piotr T. Wciąż poJEEPany...
;)

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Może - zamiast analizować ilości spotkań - zastanówcie się nad ich "jakością"? Czy osoby są właściwie przygotowane do spotkania? Czy rozpoczynając spotkanie mają cel, który chcą osiągnąć? Czy mają przygotowaną strategię dojścia do celu? Czy cel spotkania jest w ogóle realny do osiągnięcia?

Ja bym poszedł w tym kierunku...
Link do wypowiedziLink
Ewa Siembida

Ewa Siembida Quality Specjalist,
Terapeutka Gestalt

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Uważam, że spotkanie musi mieć wyraźny powód organizowania go i uzasadniony także skład osób, tzn. absolutnie niezbędny do osiągnięcia określonego celu, którego nie uda się zrealizować inaczej w określonym czasie (mając w świadomości także koszt spotkania).
Obecność zbytecznych osób jest istotną przeszkodą w efektywności spotkania.
Optymalizacja spotkań polega także na takim pogrupowaniu tematów, żeby niektórzy uczestniczy mogli uczestniczyć tylko w części, w której są niezbędni.
Sądzę, że ważne jest informowanie uczestników o charakterze spotkania - wtedy można bardziej świadomie i efektywnie w nim uczestniczyć.
Wyobrażam sobie także oprócz właściciela spotkania (organizatora zwołującego), także moderatora, który zna techniki prowadzenia spotkań danego rodzaju - przykładowo moderator burzy mózgów. Bo nie każdy ma kompetencje doprowadzenia spotkań, panowania nad grupą, dynamiką i efektywnością spotkań.
Link do wypowiedziLink
Jarosław Żeliński

Jarosław Żeliński Analityk i
Projektant Systemów

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Z mojego doświadczenia:
1. jedno spotkanie - jeden cel,
2. jeżeli cele są dwa to robimy dwa odrębne spotkania (itp.)
3. czas trwania spotkania (sprawozdanie i ustalenie co dalej) powinno być ograniczone do godziny (człowiek słuchający traci gwałtownie poziom uwagi po ok. 50 min/1 godzinie)
4. spotkania na koniec dnia są efektywniejsze i nie przeciągają się (super jest w piątek o 15tej.))
5. nie ma nic gorszego niż spotkanie 9:00 w poniedziałek
6. burza mózgów nie powinna być standardowym sposobem pracy na spotkaniach
7. wszystko zależy od moderatora-właściciela spotkania (to powinien być zawsze jeden człowiek a nie osobno organizator i prowadzący)

Podobało mi się powyżej:
1. publikacja kosztu spotkania
2. spotkania na stojąco :)
3. na spotkanie zapraszamy wyłącznie osoby, które maja coś referować w agendzie i coś ustalać, reszta zainteresowanych dostanie notatkę, podczas spotkania lepiej niech pracują.
Link do wypowiedziLink
Mariusz P.

Mariusz P.

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

To troche z mojego podworka.
Codziennie prowadze krotkie spotkanie:
- na produkcji przy tablicy - na stojaco
- maks 6-7 osob scisle okreslonycg, z roznych dzialow firmy
- mamy spisana agende - 6 punktow, zawsze się jej trzymamy
- rozmawiamy o biezacych problemach, rozwiazujemy je pod tablica
- zapisujeny jeśli sa do zrobienia dzialania korygujace co, kto i do kiedy ma zrobic
- sprawdzamy status zapisanych problemow i dzialan korygujacych
- spotkanie 15 do maks 20 minut

Jeżeli napotkamy na problem, ktorego nie da się latwo rozwiazac przechodzimy z wybranymi osobami do biura i dyskutujemy aż osiagniemy rozwiazanie

Patrzac na skutecznosc tak skonstruowane spotkania na prawde dzialaja.
Link do wypowiedziLink

konto usunięte

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

Witam,

poniżej kilka punktów które mogą mieć wpływ na "widzenie sensu" prowadzenia regularnych spotkań/ uczestnictwo w regularnych spotkaniach (poza typowo technicznymi, np. agenda, wskaźniki smart, plany zadań, system oceny spotkań etc. etc.):
1. Cele spotkania powinny być tożsame z celami personalnymi (osoba ma możliwość wspomagania pozytywnie swoich celów poprzez omawiane wskaźniki, tematy)
2. Powiązane z powyższym - osoba, która przygotowuje się do spotkania w ramach swoich pomiarów powinna mieć poczucie, że wykonuje swoją codzienną, rutynową pracę
3. System wspomagania spotkań oraz zainteresowanie się nimi przez wyższe szczeble w organizacji (przykład w dużym uproszczeniu - eskalacja to świętość i musi się zakończyć informacją zwrotną)
4. Czasami rzetelność pomiarów (czy pomiary na spotkaniu opisują sytuację w danym obszarze; inaczej czy ludzie wierzą, że "zielone" pomiary oznaczają osiągnięcie celów w danym okresie)
........... itd.

Pozdrawiam,
N.
Link do wypowiedziLink
Michał Nowacki

Michał Nowacki specjalista ds BHP,
Ochrony Środowiska,
Lean Manufacturing

Temat: efektywność spotkań - najlepsze praktyki, opinjie

System MIAR WZM (Wizualane Zarządzanie Miarami) wprowadza fajny reżim jasnych i klarownych spotkań. Obszar/wydział/ dział mierzy się w którejś z sześciu kat. MIAR (lub w kilku z nich), np. koszty, bezpieczeństwo, dostawy, jakość. Mistrz ma obowiązek spotkać się z bygadą (jest ściśle określona kilkuminutowa agenda spotkania) raz na zmianę i zebrać informację o MIARACH, a w zasadzie problemach z nich wynikających. Jeżeli problem potrafi rozwiązać mistrz to fajnie, jeżeli brakuje mu narzędzi, kompetencji, budżetu itp. to raz dziennie problemy nie rozwiązane na pierwszym poziomie przedstawiane są przez Mistrzów Kierownictwu (Kierownik Wydziału, Kierownik URZ, Technolog itp - poziom 2) na 20 minutowym spotkaniu. Natomiast jeżeli problem przerasta kierownictwo (duża inwestycja, zmiana budżetu, zmiana planu inwestycji itp) Kierwnictwo spotyka się na 1 godzinnym spotkaniu z Dyrektorem/Zarządem gdzie również agenda takiego spotkania (poziom 3) jest ściśle określona i przedkłada problem przed Dyrektorem/Zarządem.
Gospodarzem na poziomie 1 jest Mistrz, na poziomie 2 - Kierownik Wydziału, na poziomie 3 - Dyrektor.
90% problemów rozwiązywane jest zazwyczaj na poziomie 1; reżim spotkań ogranicza znacznie dodatkowe spotkania poprzez jasno sformułowane problemy wynikające z MIAR i świątą jak p. Norbert napisał eskalację z informacją zwrotną, jasno określone cele MIAR pokazują czy w danej materii problem jest czy nie ma sensu wogole tej kwestii poruszać. Spotkania na poziomach 1, 2 są na stojąco - to motywuje do trzymania się "rozkładu jazdy".
System WZM jest elastyczny i można go w zasadzie adoptować do każdego schematu organizacyjnego, natomiast samo wdrożenie to już inna bajka. Bardzo go powyżej uprościłem. Ja walczę z tym u siebie mniej więcej od roku, jedno jest pewne - punktem wyjścia są dobrze sformułowane i prowadzone MIARY w obszarze (poziom 1).
Link do wypowiedziLink
« Wróć do tematów
Odpowiedz

Podobne tematy


Następna dyskusja:

SMED - praktyki, rezultaty,...




Wyślij zaproszenie do
Anuluj