Temat: Odmowa pomocy z powodu zwłoki, zanim dotarł list z...

Witam

Mam taką dosyć przykrą sytuację:

W terminie przypadającym na poniedziałek nie złożyłem osobiście dokumentów, tylko zostały wysłane pocztą (część).
We wtorek pojechałem do ARiMR i złożyłem wszystko.

Ale pracownica ARiMR dopatrzyła się "zwłoki" i w piątek wygenerowała pismo o odmowie udzielenia pomocy.

W poniedziałek tydzień po nadaniu dotarł list do ARiMR zawierający wymagane dok, czyli dotrzymałem terminu ;-)
W ten sam poniedziałek dotarł do mnie list z ARiMR z odmową.

Teraz ARiMR się zapiera ze musze pisać, prosić i nie dyskutować, a fakt nadania listu w placówce pocztowej w terminie po wydaniu decyzji o odmowie przyznania pomocy nic nie znaczy.

Ktoś to przerabiał? Jak to zrobić najmniej męcząco dla obu stron?
Kalendarium:
termin:
04 - poniedziałek, wysłany list z niepełną odpowiedzią (niestety zwykły, bo pracownik się zakręcił i przy okazji nie wszystko spakował).
05 wtorek: wszystkie dokumenty dostarczone osobiście

piątek, decyzja o odmowie udzielenia pomocy
poniedziałek: do ARiMR dotarł list z poniedziałku, oraz do mnie dotarł list z odmową.

PZdr MZ