Temat: Problemy podczas prowadzenia webcastu, czyli 5 sytuacji w...

Trener prowadzący spotkanie webcast jest – przynajmniej w naszym kraju – prawdziwym odkrywcą na szlaku nowych technologii w edukacji. Nic więc dziwnego, że podczas prowadzenia spotkań przytrafiają mu się najróżniejsze sytuacje, zaliczane raczej do kategorii niespodzianek niemiłych. Niemniej jednak jakoś trzeba sobie radzić. Szczególnie, że po drugiej stronie kabla czeka kilkudziesięciu seminarzystów rządnych wiedzy. Z jakimi przypadkami spotykamy się jako prowadzący? Oto subiektywna lista największych koszmarów.

1.Zerwane połączenie – czyli klasyka gatunku. Dzieli się na kilka podkategorii. O najmniej inwazyjnym przypadku możemy mówić wtedy, gdy nagle, bez znaczącego ostrzeżenia, ze szkolenia zostaje „wyrzucony” jeden z uczestników. Przy odrobinie szczęścia wraca on, logując się ponownie. Jednak jeśli mamy do czynienia z uczestnikami, którzy uczestniczą w tego typu szkoleniu po raz pierwszy, warto przygotować ich nieco i we wstępie do szkolenia wspomnieć co robić w takich przypadkach. W innym razie możemy ich stracić bezpowrotnie. Ktoś wylogowany bez swojego udziału może uznać, że dla niego szkolenie się już skończyło.
Oczywiście dla wszystkich prowadzących szkolenia – również te tradycyjne – zapewne jasne jest, że należy poznać grupę, którą się szkoli i bezpośrednio przed szkoleniem wprowadzić ją w warunki w jakich szkolenie będzie się odbywało.

Zdarza się, że z webcastu zostaje wylogowany trener. Sytuacja jest wtedy o tyle niekomfortowa, że do następnego zalogowania, a więc czasem nawet na kilka minut, traci on kontakt z uczestnikami, którzy w tym czasie mogą (przynajmniej w jakimś procencie) opuścić szkolenie. Niewiele można w tym przypadku zrobić, jeśli nie ma się u boku doświadczonego moderatora webcastu, który uspokoi uczestników i wytłumaczy im co mają robić.

Najgorszy z przypadków występuje wtedy, gdy bez ostrzeżenia zostają wylogowani wszyscy uczestnicy, prowadzący, moderatorzy. Wtedy już od dobrej woli i samozaparcia uczestników zależy czy i jak szybko zbiorą się ponownie na szkoleniu.

2.Opóźnienie w przekazie. Może dotyczyć zarówno przekazu audio jak i obrazu, np. prezentacji Power Point. W przypadku, gdy oczekujemy na interakcję z uczestnikami, taka sytuacja bardzo utrudnia komunikację. Jeśli opóźnienie sięga więcej niż kilka sekund, często uniemożliwia prowadzenie szkolenia na z góry założonych zasadach. W przypadku ciągłego nadawania w jednym kierunku, to znaczy, gdy trener prowadzi typowy wykład, ma to mniejsze znaczenie, a uczestnicy mogą nawet nie wiedzieć, że występuje jakiekolwiek opóźnienie, pod warunkiem, że opóźnione w równym stopniu są wszystkie kanały, czyli zarówno głos jak i prezentacja.

Niestety, najczęściej jest tak, że opóźnienie jest niesynchroniczne i słysząc głos, nie widzimy odpowiednich slajdów, lub odwrotnie. Nawet, gdy opóźnienie jest stosunkowo niewielkie, zazwyczaj regularnie wybija z rytmu prowadzącego, który musi z każdą zmianą slajdu „synchronizować” to co mówi z tym co widzą uczestnicy. Czasem wręcz prowadzenie webcastu nie jest możliwe.

Zdarza się też niestety tak, że trener ani moderator nie wiedzą dokładnie na czym polega charakter opóźnienia, a o jego wystąpieniu dowiadują się z komentarzy na czacie, typu: „zły slajd”, „prezentacja wisi..” itd. Gdy uda im się zidentyfikować problem, dalej nie wiedzą co jest opóźnione względem czego i o ile. A także czy opóźnienie ma stałą wartość, czy jest zmienne w czasie. Zaczyna się nerwowa walna z techniką solidna trenerska robota schodzi na plan dalszy.

3.Brak możliwości podglądu tego co się dzieje. W praktyce często spotyka prowadzących szkolenie sytuacja, że slajd czy film widzą albo oni, albo uczestnicy. Trener lub moderator muszą często konsultować się z uczestnikami, prosząc ich o odpowiedź przez czat czy widzą prezentację, albo czy prezentowane wideo ma dźwięk. To również wybija z rytmu zarówno prowadzących, jak i uczestników.
Rozwiązanie, które ja czasem wykorzystuje polega na zalogowaniu obok stanowiska trenera drugiego stanowiska z uprawnieniami uczestnika. Wtedy można mieć przynajmniej namiastkę tego, co widzą uczestnicy. Pozwala to również na kontrolę nad opisanym wcześniej zjawiskiem opóźnienia.

4.Niekompatybilność materiałów. Jeśli oprzemy nasze wystąpienie głównie o wycyzelowaną prezentację w Powet Point, dodamy do tego kilka filmików, to w przypadku usterki jesteśmy w nie lada kłopocie. Zasada jest taka, że każdy plik z prezentacją należy przetestować również w aplikacji w której będzie wyświetlany. Nie wystarczy stare dobre [F5] w Power Point. Aplikacja do webcastu może np. nie tolerować grafiki, źle wyświetlać animacje czy polskie czcionki.

Na marginesie: prezentację można też wyświetlić na własnym Pulpicie, a następnie udostępnić uczestnikom jego obraz, jednak takie rozwiązanie bardzo obciąża łącze i z reguły jakość przekazu jest niezadowalająca.

Z reguły pozbawienie się możliwości pokazania prezentacji na kilka minut przed rozpoczęciem szkolenia jest podobne do sytuacji, gdy trener nie zadbał o to, aby w tradycyjnej sali szkoleniowej był projektor i flipchart. Trzeba też pamiętać, że czym miej skomplikowana prezentacja, tym mniejsza szansa, że aplikacja do webcastingu źle zinterpretuje jakiś jej element. No i rzecz ostatnia: pamiętajmy, że szkolenie trener, a nie program Power Point. Nikt nie spędzi kilkudziesięciu minut tylko i wyłącznie na oglądaniu plansz. Gdy już awaria się przydarzy, dobry trener da sobie radę wykorzystując jedynie whiteboard.

5.Zakłócenia w przekazie. Celowo zwracam uwagę na ten problem, ponieważ tutaj często bywa tak, że częściowo się słyszymy, w zasadzie prawie widzimy, ale częste drobne usterki komunikacji skutecznie utrudniają szkolenie. Standardowo zdarza się, że nie słychać początków zdań, dźwięk jest przesterowany lub spłaszczony do takiego poziomu, że z trudem wydobywa się z niego sens słów.

Czasem problem jest banalny (źle dobrany lub ustawiony mikrofon, włączony filtr odszumiający, który okazuje się zbyt skuteczny, lub po prostu zbyt niska jakość internetu po stronie nadawcy i/lub odbiorców) jednak nie zmienia to faktu, że niejednokrotnie nie da się już nic zaradzić na usterkę, gdy szkolenie trwa. To jeszcze bardziej potwierdza znaczenie dobrego przygotowania technicznego i przeprowadzenia testów przed rozpoczęciem szkolenia. Standardowo warto przynajmniej spytać, czy jest się słyszanym, prosząc o odpowiedź na czacie, a lepsi webcastowcy już na pół godziny przed rozpoczęciem spotkania, w ramach sygnału testowego emitują slajd powitalny i muzykę. Trochę przypomina to praktyki znane z telewizji w latach 80., niemniej jednak jest skuteczne.

A jakie są Wasze doświadczenia? Zapraszam do dyskusji!