Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Analizując zapisy art.13 RODO, zastanawiam się nad zastosowaniem np. w stosunku do osób zatrudnionych.

zgodnie z zapisami art. 13 ust. 4
Ust. 1, 2 i 3 nie mają zastosowania, gdy – i w zakresie, w jakim – osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami.

W mojej ocenie pracownicy nie dysponują wszystkimi informacjami wskazanymi w art. 13 ust. 1, 2 i 3.
Czytając motyw 62 preambuły wnioskuję, iż wszystkie dane zebrane od pracownika wyraźnie przewidziane prawem są również zwolnione z obowiązku informacyjnego.

(62) Nałożenie obowiązku udzielenia informacji nie jest jednak konieczne, jeżeli osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami, jeżeli utrwalenie lub ujawnienie danych są wyraźnie przewidziane prawem, lub jeżeli poinformowanie osoby, której dane dotyczą, okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku. Sytuacja braku możliwości lub niewspółmiernie dużego wysiłku może zachodzić w szczególności przypadku, gdy przetwarzanie służy celom archiwalnym w interesie publicznym, celom badań naukowych lub historycznych lub celom statystycznym. Uwzględnić przy tym należy liczbę osób, których dane dotyczą, okres przechowywania danych oraz wszelkie przyjęte odpowiednie zabezpieczenia.

Proszę o jakieś wskazówki, bo być może "zbłądziłem w lesie i nie mogę odnaleźć odpowiedniej drogi".

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

:) moim zdaniem, zbyt optymistyczne podejście ... pracownicy nie mają szeregu informacji które obecnie muszą otrzymać od administratora (wymienię choćby umowy powierzenia przy outsourcingu niektórych procesów kadrowych, czy ochrony terenu, informatyczne i inne ) w przypadku dużej liczby odbiorców można poinformować tylko o kategoriach tych odbiorców (podobnie w komentarzu p. Litwiński i p.Barta na stronie 367 ) ale i tak obowiązek informacyjny zostaje. Poza tym często stosowany jest monitoring - kolejny obowiązek - (pracownicy często wiedzą tylko że są kamery a już gdzie , kiedy, po co i na jakich zasadach przetwarza się dane z tego monitoringu to już niestety najczęściej dotychczas tajemnica pracodawcy). Każdy jeden obowiązek informacyjny z ustawy należy przeanalizować. Więcej o tych obowiązkach informacyjnych wobec pracowników znajdzie Pan w opinii Grupy Roboczej art. 29 w spr przetwarzania danych w miejscu pracy (można znaleźć na stronach GIODO ). Ja przewiduję przekazanie informacji pisemnej dla pracowników obecnych, a dla zatrudnianych po 25.05. już systematycznie przy zawieraniu umów o pracę.

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Dziękuję za odpowiedź.
Mój błąd, zastosowałem zbyt duży skrót myślowy :)
Szukałem m. in. wyłączenia stosowania obowiązku informacyjnego innego niż wskazane w pierwszym poście. Miałem pewne obawy, że coś przeoczyłem.

Oczywiście opinie Grupy Roboczej to obowiązkowa lektura i wszystkie umieszczone tam informacje biorę pod uwagę.Ten post został edytowany przez Autora dnia 05.03.18 o godzinie 18:24

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Rodo odchodzi od formalizmów (zbędnej papierologii). Nigdzie nie jest zapisane w jakiej formie ma być ten obowiązek informacyjny spełniony. Wystarczy, że ADO będzie potrafił udowodnić, że podanie informacji nastąpiło.

Obowiązek informacyjny nie jest bezwzględny, stanowi o tym choćby art. 13.4. rodo ale również przepisy o tajemnicy przedsiębiorstwa. W tym drugim przypadki ADO nie ma prawa spełnić obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13.1-3 rodo dot. ładu organizacji osobie nie zatrudnionej.

Należy mieć na uwadze, że projekt nowej ustawy o ochronie d.o. przewiduje wyłączenie art. 13.2.a-b i d-f wobec firm zatrudniających do 250 osób.

Należy odróżniać chwilę, kiedy należy dokonać obowiązku informacyjnego. Przepisy art. 13.1 i 13.2. używa zwrotu "podczas pozyskiwania" i to nie powinno budzić wątpliwości. Przepis 13.3. już takiego zapisu nie ma. To oznacza, że obowiązek powstaje później i jego spełnienie to sprawa nieokreślona w czasie. Jednak zwrot "przed takim" wskazuje kiedy ten obowiązek należy spełnić najpóźniej.

W odniesieniu do pracowników, obowiązek informacyjny zgodnie z art. 24.1. rodo będzie spełniony za każdym razem gdy pracodawca wykonuje należycie obowiązki wynikające z prawa.

Spełnienie obowiązku informacyjnego należy badać już na etapie składania podania o przyjęcie do pracy i życiorysu. To w tamtych dokumentach winny znajdować się zgody do celu rekrutacji i zatrudnienia. Bez tych dwóch zgód kandydat na pracownika nie powinien być zatrudniony.

Moim zdaniem, wywiązanie się obowiązku wobec pracownika będzie spełnione gdy pierwszego dnia zatrudnienia, pracownik otrzyma angaż wraz z zakresem czynności, przejdzie szkolenie stanowiskowe, zapozna się z przepisami panującymi w organizacji (wskazane poświadczenie o zapoznaniu), zapozna się z organizacją pracy, przejdzie szkolenie z zakresu odo.

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Radosław Z.:
etapie składania podania o przyjęcie do pracy i życiorysu. To w tamtych dokumentach winny znajdować się zgody do celu rekrutacji i zatrudnienia.

Na co zgody? Czemu zgody?

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Radosław Z.:

Należy mieć na uwadze, że projekt nowej ustawy o ochronie d.o. przewiduje wyłączenie art. 13.2.a-b i d-f wobec firm zatrudniających do 250 osób.

Niestety, najnowszy (z piątku 02.03) projekt mówi już tylko o firmach zatrudniających mniej niż 10 osób. Nawet poprzedni projekt nie wyłączał wszystkich obowiązków informacyjnych a tylko wskazane (co zresztą Pan zaznaczył) .
Administrator musi być w stanie udowodnić że obowiązek informacyjny został wykonany (zasada rozliczalności jest jedną z podstawowych w RODO). W przypadku konfliktu z pracownikiem o ile nie będzie dokumentu lub innego "namacalnego" dowodu o wypełnieniu takiego obowiązku - będzie problem. Moim zdaniem dużo danych pracodawca przetwarza jednak nie na podstawie prawa ale w oparciu o swój uzasadniony interes (art. 6 lit f ) np. monitoring, kontrola w systemie informatycznym, podawanie danych pracownika (choćby imię i nazwisko) kontrahentom biznesowym - to już nie jest przetwarzanie na podstawie przepisu prawa . - i wtedy kwestie obowiązku informacyjnego w pełni się aktualizują. Rzadko poza tym podmioty nie korzystają z zewnętrznych firm w odniesieniu do księgowości czy obsługi kadr - są takie oczywiście ale jest ich mało, b. mało.. i to też powoduje obowiązek poinformowania o przekazywaniu danych na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania. Też szukałam racjonalnych rozwiązań ale po wnikliwej lekturze Wytycznych i Opinii grupy Art. 29 straciłam wątpliwości .

Temat: Obowiązek informacyjny (art. 13 RODO)

Monika K.:

Niestety, najnowszy (z piątku 02.03) projekt mówi już tylko o firmach zatrudniających mniej niż 10 osób.

Dlatego z dużą dozą ostrożności podchodzę do projektów ustaw. Tym samym próba odpowiedzenia na "tu i teraz" będzie obarczona błędem niepewności.

Administrator musi być w stanie udowodnić ...

No właśnie. Jedni uważają, że udowodnienie, to podpis na oświadczeniu (jako by zapominając, że można to skutecznie podważyć). I na tym jakby kończy się ich kreatywność. Dobry pracodawca, mając na uwadze wielość obowiązków i fakt, że nic tak nie szkodzi głównej działalności jak zbędna papierologia, wprowadza takie rozwiązania organizacyjne i funkcjonalne, które zracjonalizują te obowiązki. Nic nie stoi na przeszkodzie by w dokumentach wewnętrznych był zapis iż zapoznanie się z dokumentacją jest uznawane za spełnienie obowiązku informacyjnego. Śmiem stwierdzić, że nawet bez takiego zapisu, rzutki pracodawca jest w stanie wybronić się od zarzutu braku spełnienia obowiązku informacyjnego.

Moim zdaniem dużo danych pracodawca przetwarza jednak nie na podstawie prawa ale w oparciu o swój uzasadniony interes (art. 6 lit f ) np. monitoring, kontrola w systemie informatycznym,

Temat dyskusyjny. Zależy jaka była intencja wprowadzania konkretnych rozwiązań.

Rzadko poza tym podmioty nie korzystają z zewnętrznych firm w odniesieniu do księgowości czy obsługi kadr - są takie oczywiście ale jest ich mało, b. mało.. i to też powoduje obowiązek poinformowania o przekazywaniu danych na podstawie umowy o powierzenie przetwarzania.

Obawiam się, że mijamy się z argumentacją. Obowiązek informacyjny istnieje (w tej czy innej formie) Wątek dotyczył formy spełnienia obowiązku wobec pracowników.