Temat: kontrole zewnętrzne a ochrona danych

dzień dobry,
jak wygląda kwestia w przypadku kontroli zewnętrznych w zakładzie pracy- wątpię, że takiego kontrolera można upoważnić do przetwarzania(?), ale czy np. zbierać oświadczenie o zachowaniu tajemnicy lub inny dokument? zajmuję się tematem ochrony danych od niedawna, będę wdzięczna za odpowiedzi.Ten post został edytowany przez Autora dnia 01.10.18 o godzinie 15:30
Paweł G.

Paweł G. IOD, podmiot danych

Temat: kontrole zewnętrzne a ochrona danych

Przede wszystkim musisz sprawdzić podstawę prawną i zakres kontroli. Dane, których kontroler żąda, muszą się mieścić w podanej podstawie prawnej i zakresie kontroli.

Podstawa prawna musi być rangi ustawowej, a przepis musi spełniać wymogi RODO - tu już patrz do komentarzy, co powinien określać przepis, aby mógł być prawidłową podstawą prawną przetwarzania (tu: udostępnienia danych).

Kontrolerowi żadnych upoważnień. Żadnych zobowiązań - to robi jego pracodawca. Za to kontroler powinien potwierdzić datą i podpisem, do jakich dokumentów uzyskiwał dostęp, jakie dane sobie kopiował.

Temat: kontrole zewnętrzne a ochrona danych

Generalnie taki kontroler (np. z NIK, PIP etc.) działa na podstawie konkretnej ustawy - więc priorytetowy charakter mają te przepisy i trzeba je szczegółowo przeanalizować :)

Oczywiście kontrolowany administrator ani nie upoważnia do przetwarzania ani też nie zobowiązuje do zachowania tajemnicy kontrolerów (to też często wprost wynika z przepisów).

Najlepiej pokazać to na przykładzie ustawy o NIK - jak widać nie mają prawa do przetwarzania określonych, wskazanych danych - dawniej "sensytywnych", teraz "szczególnych kategorii danych".
Art. 29.
1. Dla realizacji celu, o którym mowa w art. 28:
1) kierownicy jednostek, o których mowa w art. 2 i art. 4, mają obowiązek niezwłocznie przedkładać na żądanie Najwyższej Izby Kontroli wszelkie dokumenty i materiały, w tym na nośnikach elektronicznych, niezbędne do przygotowania lub przeprowadzenia kontroli, a także umożliwić dostęp do baz danych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej;
2) upoważnieni przedstawiciele Najwyższej Izby Kontroli mają prawo do:
a) swobodnego wstępu do obiektów i pomieszczeń jednostek kontrolowanych,
b) wglądu do wszelkich dokumentów związanych z działalnością jednostek kontrolowanych, pobierania oraz zabezpieczania dokumentów i innych materiałów dowodowych, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej,
c) przeprowadzania oględzin obiektów, składników majątkowych i przebiegu określonych czynności,
d) wzywania i przesłuchiwania świadków,
e) żądania udzielenia wyjaśnień przez osoby, które wykonują lub wykonywały pracę na podstawie stosunku pracy lub innej umowy w jednostkach kontrolowanych,
f) zasięgania w związku z przygotowywaną lub przeprowadzaną kontrolą informacji oraz żądania dokumentów od jednostek niekontrolowanych, a także żądania wyjaśnień od pracowników tych jednostek,
g) korzystania z pomocy biegłych i specjalistów,
h) zwoływania narad w związku z przeprowadzaną kontrolą,
i) przetwarzania danych osobowych, z wyjątkiem danych ujawniających poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, jak również danych o kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym.
2. Dostęp Najwyższej Izby Kontroli do dokumentów i materiałów potrzebnych do ustalenia stanu faktycznego w zakresie kontrolowanej działalności lecz zawierających informacje stanowiące tajemnicę ustawowo chronioną może być wyłączony lub ograniczony jedynie na podstawie innych ustaw.

Tutaj z kolei są określone zasady dostępu do innych tajemnic , w tym informacji niejawnych:

Art. 43.
Nie wolno przesłuchiwać jako świadków:
1) obrońcy co do faktów, o których dowiedział się udzielając porady prawnej lub prowadząc sprawę;
2) duchownego co do faktów, o których dowiedział się przy spowiedzi.

Art. 44.
1. Osoba obowiązana do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych o klauzuli tajności „zastrzeżone” lub „poufne” może być przesłuchana w charakterze świadka co do okoliczności, których dotyczy ten obowiązek.
2. Osoba obowiązana do zachowania w tajemnicy informacji niejawnych o klauzuli tajności „tajne” lub „ściśle tajne” może być przesłuchana w charakterze świadka co do okoliczności, których dotyczy ten obowiązek, tylko po zwolnieniu od obowiązku zachowania tajemnicy, udzielonym na piśmie przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli.
3. Osoba obowiązana do zachowania tajemnicy ustawowo chronionej, innej niż określona w ust. 1 i 2, może być przesłuchana w charakterze świadka co do okoliczności, których dotyczy ten obowiązek, tylko po zwolnieniu od obowiązku zachowania tajemnicy, udzielonym na piśmie przez Prezesa Najwyższej Izby Kontroli, chyba że przepisy innych ustaw wyłączają dostęp Najwyższej Izby Kontroli do takiej tajemnicy.
Grzegorz Krzemiński

Grzegorz Krzemiński 600+ projektów w
bezpieczeństwie |
Trener | RODO | HSSE
|...

Temat: kontrole zewnętrzne a ochrona danych

Paweł G.:
Kontrolerowi żadnych upoważnień. Żadnych zobowiązań - to robi jego pracodawca. Za to kontroler powinien potwierdzić datą i podpisem, do jakich dokumentów uzyskiwał dostęp, jakie dane sobie kopiował.

Ja mu to robię... przed wydaniem i udostępnieniem. ;-) Mina bezcenna. Tym bardziej jak informuję, że dane informacje stanowią...

I nie że jestem kurde złośliwy. Ale byłem na kilku wykładach czy szkoleniach prowadzonych przez ins(p)ektorów PIP, RIO, KIO i zapominają, że powinni uważać z danymi firmy i informacjami identyfikującymi czy firmę czy osobę. Po takich informacjach sami przychodzili pytać, czy np. format procedury, zakres instrukcji mogą wykorzystać w pracy. I znów wielkie zdziwienie - w pracy jako urzędnik tak, w przypadku pracy na uczelni czy gdziekolwiek indziej prosimy o kontakt.

Mina bezcenna. Za resztę płaciłem kartą... ;-)

Następna dyskusja:

ochrona danych osobowych i ...




Wyślij zaproszenie do