Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Witam
Mam taką sytuację:
Mam przygotować formularz internetowy za pośrednictwem którego będą zgłaszali się kandydaci na przegląd piosenki oraz przez ten sam formularz mają być przyjmowane dane opiekuna kandydata - najczęściej to nauczyciel ze szkoły kandydata.
Od kandydata mają być zbierane takie kategorie danych: Imię, nazwisko, wiek, placówka patronacka. Od opiekuna będą pobierane: imię i nazwisko, numer telefonu.
Moje wątpliwości są takie: czy w ten sposób (na jednym formularzu) można pozyskiwać dane osobowe od dwóch osób? Mam umieścić tam dwie zgody na przetwarzanie danych osobowych? : jedna dla kandydata, a druga dla opiekuna? Czy tworzyć dwa oddzielne formularze?
Proszę o wskazówki.
Pozdrawiam

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Rozumiem, że kandydaci są niepełnoletni, a więc nie mogą skutecznie złożyć tego typu oświadczenia woli. W ich imieniu powinien to zrobić rodzić albo opiekun prawny.

Czyli jeden formularz i jedno oświadczenie składane przez osobę do tego umocowaną.

Podobny przypadek: Link

Pozdrawiam,

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Dziękuję za odpowiedź.
Niestety będzie to mieszane towarzystwo - że się tak wyrażę. W przeglądzie biorą udział zarówno osoby pełnoletnie jak i nie.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł L.:
Mam przygotować formularz internetowy za pośrednictwem którego będą zgłaszali się kandydaci na przegląd piosenki oraz przez ten sam formularz mają być przyjmowane dane opiekuna kandydata - najczęściej to nauczyciel ze szkoły kandydata.
Od kandydata mają być zbierane takie kategorie danych: Imię, nazwisko, wiek, placówka patronacka.

Dane zbierane od rodziców kandydata, czy od nauczyciela?

Od opiekuna będą pobierane: imię i nazwisko, numer telefonu.

Telefon prywatny czy służbowy?

Moje wątpliwości są takie: czy w ten sposób (na jednym formularzu) można pozyskiwać dane osobowe od dwóch osób?

Można, ale trzeba przemyśleć wiele kwestii. Np. jak będzie realizowany obowiązek informacyjny.

Mam umieścić tam dwie zgody na przetwarzanie danych osobowych?

A po co zgody?

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Tomasz G.:
Podobny przypadek: Link

Pasy drzeć z tego prawnika za takie niepełne porady.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł G.:

Dane zbierane od rodziców kandydata, czy od nauczyciela?

Jeżeli chodzi o to kto będzie wypełniał formularz?, to zaznaczone jest, że powinien to robić albo rodzic albo opiekun prawny.

Od opiekuna będą pobierane: imię i nazwisko, numer telefonu.

Telefon prywatny czy służbowy?

Nie będę w stanie zweryfikować czy to prywatny czy służbowy? Zakładam, że mogą pojawić się prywatne.

A po co zgody?

Czy uważasz, że imię, nazwisko, wiek, adres instytucji patronackiej (najczęściej szkoła do której uczęszcza uczeń) nie umożliwiają identyfikacji osoby?

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł L.:

Dane zbierane od rodziców kandydata, czy od nauczyciela?

Jeżeli chodzi o to kto będzie wypełniał formularz?, to zaznaczone jest, że powinien to robić albo rodzic albo opiekun prawny.

Czyli dane nauczyciela podaje rodzic?

Telefon prywatny czy służbowy?

Nie będę w stanie zweryfikować czy to prywatny czy służbowy? Zakładam, że mogą pojawić się prywatne.

To napisz, że wymagany jest służbowy.

A po co zgody?

Czy uważasz, że imię, nazwisko, wiek, adres instytucji patronackiej (najczęściej szkoła do której uczęszcza uczeń) nie umożliwiają identyfikacji osoby?

Uważam, że da się znaleźć inną przesłankę legalizującą przetwarzanie tych danych i jedynym zmartwieniem jest obowiązek informacyjny. Zakładam, że reprezentujesz podmiot publiczny oczywiście.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł G.:

Paweł L.:

Dane zbierane od rodziców kandydata, czy od nauczyciela?

Jeżeli chodzi o to kto będzie wypełniał formularz?, to zaznaczone jest, że powinien to robić albo rodzic albo opiekun prawny.

Czyli dane nauczyciela podaje rodzic?

Po rozmowach z paniami które opracowały formularz dowiedziałem się, że tak naprawdę to nie wiadomo kto będzie to wypełniał. Formularz może wypełniać zarówno rodzic (lub opiekun prawny) albo opiekun artystyczny - również dziś się dowiedziałem, że to nie chodzi o dane opiekuna prawnego tylko artystycznego.

Telefon prywatny czy służbowy?

Nie będę w stanie zweryfikować czy to prywatny czy służbowy? Zakładam, że mogą pojawić się prywatne.

To napisz, że wymagany jest służbowy.

Na 99% jestem przekonany, że pojawią się również telefony prywatne jako służbowe. I nie jestem pewien czy wtedy i tak odpowiedzialność nie spada na ADO.

A po co zgody?

Czy uważasz, że imię, nazwisko, wiek, adres instytucji patronackiej (najczęściej szkoła do której uczęszcza uczeń) nie umożliwiają identyfikacji osoby?

Uważam, że da się znaleźć inną przesłankę legalizującą przetwarzanie tych danych i jedynym zmartwieniem jest obowiązek informacyjny. Zakładam, że reprezentujesz podmiot publiczny oczywiście.

Tak reprezentuję podmiot publiczny.
Jeżeli chodzi o przesłanki legalizujące to w zasadzie można się zastanawiać nad poniższymi:
4)jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;
5) jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Tylko, że nie jestem pewien czy taka interpretacja będzie właściwa:
określone prawem zadania realizowane dla dobra publicznego (ewentualnie prawnie usprawiedliwiony cel ) wynikałby ze statutu ośrodka , który z kolei wynika z ustawy
z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.
W statucie są min takie zapisy:

"CELE I ZADANIA OŚRODKA:
Ośrodek prowadzi wielokierunkową działalność rozwijającą i zaspokajającą potrzeby kulturalne mieszkańców.
1. Celem działalności Ośrodka jest:
- pozyskiwanie i przygotowanie środowiska do aktywnego uczestnictwa w kulturze oraz współtworzenie jej wartości,
- upowszechnianie i promocja kultury lokalnej w kraju i zagranicą.
Do podstawowych zadań Ośrodka należy:
1. Organizowanie różnorodnych form edukacji kulturalnej i wychowania przez sztukę.
2. Stwarzanie warunków dla amatorskiego ruchu artystycznego, kół i klubów zainteresowań, sekcji i zespołów i itp.
3. Organizacja spektakli, koncertów, festiwali, wystaw, odczytów, imprez artystycznych, rozrywkowych turystycznych.
4. Działalność instruktażowo-metodyczna.
5. Prowadzenie kursów."

???
Przyszedł mi do głowy jeszcze taki pomysł: zakładając że podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie zgoda osoby której dane dotyczą.
Aby uprawdopodobnić, że formularz będzie wypełniał rodzic lub opiekun prawny to czy mogę wymagać, aby w formularzu trzeba było obowiązkowo podać nr PESEL rodzica lub op. prawnego? Dodatkowo umieściłbym obowiązkowe pole do podania adresu e-mail opiekuna artystycznego - i na ten adres wysyłana by była wiadomość spełniająca obowiązek informacyjny.
Tylko pytanie: co na to ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną? A druga sprawa czy mogę skorzystać z adresu e-mail opiekuna artystycznego przed pozyskaniem zgody?
Nie wiem, czy ja już zgłupiałem czy to naprawdę jest takie pokręcone? Ten post został edytowany przez Autora dnia 27.11.15 o godzinie 13:20

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł L.:

Formularz może wypełniać zarówno rodzic (lub opiekun prawny)

Art. 24 uodo.

albo opiekun artystyczny - również dziś się dowiedziałem, że to nie chodzi o dane opiekuna
prawnego tylko artystycznego.

Czyli pozyskiwanie danych nie od podmiotu danych. Art. 25 uodo.

To napisz, że wymagany jest służbowy.

Na 99% jestem przekonany, że pojawią się również telefony prywatne jako służbowe.

Ale traktujesz je wtedy jak służbowe.

Tak reprezentuję podmiot publiczny.
Jeżeli chodzi o przesłanki legalizujące to w zasadzie można się zastanawiać nad poniższymi:
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

Choć dr Litwiński rygorystycznie twierdzi, że w przypadku podmiotów publicznych odpada zarówno pkt 4, jak i pkt 5, to ja się z tym stanowiskiem nie zgadzam. Opisana sytuacja to dla mnie typowy przypadek podchodzący pod pkt 4 i broniłbym tego stanowiska.
Ale wciąż masz kłopot z obowiązkiem informacyjnym.

lub opiekun prawny to czy mogę wymagać, aby w formularzu trzeba było obowiązkowo podać nr PESEL rodzica lub op. prawnego?

M.zd. dane takie są zbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania. Niedługo każą Pesele wywieszać na domach zamiast numeru posesji, bo gmina będzie chciała mieć pewność, że śmieci wytwarzają te i tylko te osoby, które zostały zgłoszone w deklaracji.

Dodatkowo umieściłbym obowiązkowe pole do podania adresu e-mail opiekuna artystycznego - i na ten adres wysyłana by była wiadomość spełniająca obowiązek informacyjny.

Ale musisz spełnić obowiązek wobec rodziców uczestnika, nie wobec opiekuna artystycznego.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Wielkie dzięki dla Ciebie, że chce Ci się mi pomóc.

Paweł G.:

Paweł L.:
Formularz może wypełniać zarówno rodzic (lub opiekun prawny)

Art. 24 uodo.

Zakładając, że formularz będzie wypełniał rodzić lub opiekun prawny to w stosunku do tych podmiotów, obowiązek informacyjny będzie spełniała informacja pod formularzem(już nie będę jej cytował, wiadomo o co chodzi). Formularza nie będzie można przesłać jeżeli informacja ta nie zostanie zaakceptowana przez zaznaczenie check-box-a. Ta czynność będzie odnotowana w odpowiedni sposób w bazie danych. Czy to nie wystarczy to wypełnienia art.24 uodo.?

Czyli pozyskiwanie danych nie od podmiotu danych. Art. 25 uodo.

W stosunku do opiekuna artystycznego obowiązek informacyjny wypełniała by właśnie wiadomość (odpowiedniej treści - według ustawy) wysłana na jego adres e-mail. Adres e-mail opiekuna art. musiałby podać rodzić w formularzu. I byłoby to pole obowiązkowe

To napisz, że wymagany jest służbowy.

Na 99% jestem przekonany, że pojawią się również telefony prywatne jako służbowe.

Ale traktujesz je wtedy jak służbowe.

ok, tutaj nie będę tematu drążył.

Tak reprezentuję podmiot publiczny.
Jeżeli chodzi o przesłanki legalizujące to w zasadzie można się zastanawiać nad poniższymi:
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego;

Choć dr Litwiński rygorystycznie twierdzi, że w przypadku podmiotów publicznych odpada zarówno pkt 4, jak i pkt 5, to ja się z tym stanowiskiem nie zgadzam. Opisana sytuacja to dla mnie typowy przypadek podchodzący pod pkt 4 i broniłbym tego stanowiska.
Ale wciąż masz kłopot z obowiązkiem informacyjnym.

Wypełnienie obowiązku informacyjnego - tak jak opisałem to powyżej.

lub opiekun prawny to czy mogę wymagać, aby w formularzu trzeba było obowiązkowo podać nr PESEL rodzica lub op. prawnego?

M.zd. dane takie są zbędne dla osiągnięcia celu przetwarzania. Niedługo każą Pesele wywieszać na domach zamiast numeru posesji, bo gmina będzie chciała mieć pewność, że śmieci wytwarzają te i tylko te osoby, które zostały zgłoszone w deklaracji.

ok, przyznaje rację.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Jak już rozkładamy temat na czynniki pierwsze to jeszcze jest jeden artykuł uodo który może pasować do omawianej sytuacji. Chodzi mi o art. 2, ust.3 :
"W odniesieniu do zbiorów danych osobowych sporządzanych doraźnie, wyłącznie ze względów technicznych, szkoleniowych lub w związku z dydaktyką w szkołach wyższych, a po ich wykorzystaniu niezwłocznie usuwanych albo poddanych anonimizacji, mają zastosowanie jedynie przepisy rozdziału 5."
Zbiór, który powstanie z danych przesłanych przez formularz będzie wykorzystywany do zorganizowania przeglądu piosenki (konkretnie będzie to wpisanie uczestników na listę w celu ustalenia kolejności występów, godziny itp. - czysto organizacyjne, techniczne rzeczy.) Konkurs się zakończy zbiór będzie usunięty.Koniec przetwarzania. Wydaje mi się, że można przyjąć, że jest to zbiór doraźny.
Na poparcie powyższego: w sprawozdaniu z działalności GIODO za okres 01.01-31.12.1999r. jest taka informacja:"
W świetle przepisu art. 2 ust. 3 dane wykorzystane przez samorządowe instytucje kultury w celu zorganizowania konkursu i wyłonienia laureatów, niezwłocznie po wykorzystaniu powinny zostać usunięte lub zanonimizowane, tj. zredagowane tak, aby uniemożliwić określenie tożsamości osoby, której dane dotyczą."
P.Litwiński i P. Barta w Komentarzach do uodo - wydanie 3 również powołują się na powyższe sprawozdanie (str. 31-32 p.36 Weryfikacja zbiorów danych osobowych tworzona na potrzeby konkursów, loterii lub innych akcji promocyjnych ).
Jednak idąc dalej za interpretacją Panów Litwińskiego i Barta czytamy, że w odniesieniu do zbiorów tworzonych doraźnie nie można stosować wyłącznie przepisów rozdziału 5 uodo. tak jak jest to zaznaczone w art. 2, ust.3 uodo. Cytat: (...) prowadziłoby to do wyłączenia w stosunku do tej kategorii zbiorów przepisów ustawy kształtujących podstawy prawne przetwarzania (art. 23 i 27 OchrDanOsU), obowiązki informacyjne art. 24 i 25 OchrDanOsU), a także obowiązki w zakresie należytej staranności przy przetwarzaniu danych art. 26 OchrDanOsU)."Dalej wyjaśniają, że potencjalnie mogłoby to prowadzić do istotnych naruszeń prawa.
Oczywiście w różnych poradach na stronach internetowych są inne interpretacja tego co powyżej. Niektórzy określają ten przepis (art. 2, ust.3 ) jako "furtkę" do ominięcia właśnie rejestracji zbioru, obowiązku informacyjnego oraz przesłanek legalności. [url=http://blog-daneosobowe.pl/ochrona-danych-osobowych-pr... ]Tutaj jest przykład takiej interpretacji[/url]
Trudno nie przyznać racji Panom Litwińskiemu i Bartowi z drugiej strony art.2, ust 3 jasno mówi: że w odniesieniu do zbiorów doraźnych mają zastosowanie jedynie przepisy rozdziału 5. Ale idąc tokiem myślenia Panów Litwińskiego i Barta to w zasadzie zbiory doraźne powinny być tak samo traktowane jak każdy inny zbiór danych osobowych (wyłączając zbiory zawierające dane wrażliwe).
I odnosząc to do mojego problemu to w sumie nic nie zmieni założenie że ten zbiór jest zbiorem doraźnym.

Temat: Dane osobowe dwóch osób na jednym formularzu

Paweł G.:

Zakładając, że formularz będzie wypełniał rodzić lub opiekun prawny to w stosunku do tych podmiotów, obowiązek informacyjny będzie spełniała informacja pod formularzem

M.zd. prawidłowo.

Czyli pozyskiwanie danych nie od podmiotu danych. Art. 25 uodo.

W stosunku do opiekuna artystycznego obowiązek informacyjny

Ja założyłem odwrotnie: że to opiekun podaje dane uczestnika. Wtedy jest kłopot organizacyjny ze spełnieniem obowiązku informacyjnego wobec rodziców uczestnika.

Wobec opiekuna żadnego obowiązku bym nie spełniał. Jego dane to tylko dane służbowe.