Temat: Płynność kosztów

Projekt zakłada udział dzieci w zawodach oraz obozie wypoczynkowym, przy czym wchodzi on w skład większego działania. Projekt zakłada uczestnictwo dajmy na to 12 osób, jednak nikt nie wie, ilu uczestników pojedzie na zawody - ostatecznie dzieci mają też szkołę, albo ilu będzie uczestniczyło w obozie. Z obozem myślę mniejszy problem, ale taki wyjazd na zawody może się i nie odbyć lub pojedzie mniej osób.
Pytanie: co z własnym wkładem finansowym, jeśli jest uzależniony od liczby uczestników? Jeśli będzie ich mniej, będzie mniejszy. Za każdym razem będzie to wymagało aneksu i akceptacji?

Dodam, że piszę swój pierwszy projekt, więc dla Was pytanie może być oczywiste - ale ja pojęcia nie mam, co z tym zrobić.
Czy może tak rozplanować wydatki, zeby w miarę możliwości wkład własny nigdy się nie zmieniał, zaś ewentualnemu zmniejszeniu ulegało wykorzystane dotacji?