Paulina Basiewicz

- obsługa asystencka Product Menagera oraz Przedstawicieli Medycznych
- kompleksowa organizacja wyjazdu lekarzy na Konfrencje krajowe i zagraniczne (umowa,stoisko,materiały promocyjne, hotel, bilety pkp i lotnicze itp.)
- organizaowanie konkursu ofert na zamawiane gadżety reklamowe
- ścisła współpraca z firmami zew przygotowującej projekt produktu i kooordynacja obiegu karty klirensowej niezbędnej do zatwierdzenia produktu promocyjnego
- wprowadzanie zamówień, przedpłat do systemu Ariba

-obsługa asystencka Dyrektora oraz Menedżerów Działu Badań Klinicznych.
-zamawianie na potrzeby Działu materiałów biurowych oraz innych,
-przygotowanie spotkań, wyjazdów Działu Medycznego,
- organizacja telekonferencji i videokonferencji,
-zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów,
-skanowanie i zawieszanie informacji na dysku Działu Badań Klinicznych,
-kompleksowa organizacja i obsługą spotkań zarówno krajowych jak i międzynarodowych oraz podróży służbowych krajowych i zagranicznych, (praca w programach SRM oraz SAP)
-wprowadzanie przedpłat,
-sprawdzanie faktur pod względem merytorycznym oraz rozksięgowaniem faktur na odpowiednie osoby i Działy.
-współpraca z dostawcami zewnętrznymi m.in. zlecaniem do tłumaczeń ustnych i pisemnych dokumentów.
-współpraca z firmami CRO dotyczących szkoleń.

W związku ze zmianami organizacyjnymi jakie zaszły w październiku 2011roku w firmie GSK, a mianowicie oddzielenie się badań klinicznych od Działu Medycznego, objełam funkcję asystentki również w nowym Dziale Badań Klinicznych.

-Wsparcie administracyjne pracy dwóch Zespołów Medycznych
- obsługa Call Center Działu Medycznego,
- prowadzenie stron intranetowych Działu Medycznego,
-obsługa asystencka Menedżera Operacji Klinicznych. Ponadto zajmuję się identyfikacją potrzeb Działu Medycznego GSK w zakresie materiałów biurowych oraz innych,
-przygotowaniem spotkań, wyjazdów Zespołów Medycznych/Działu Medycznego,
-organizacja telekonferencji,
- zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów, skanowaniem i zawieszaniem informacji na dysku Działu Medycznego,
-kompleksowa organizacja i obsługa spotkań zarówno krajowych jak i międzynarodowych ( m.in. Advisory Boards, YOI) oraz podróży służbowych (krajowych i zagranicznych),
-wprowadzaniem przedpłat,
- sprawdzaniem faktur pod względem merytorycznym oraz rozksięgowaniem faktur na odpowiednie osoby i Działy.
- Na potrzeby Działu Medycznego współpraca z dostawcami zewnętrznymi m.in. zlecaniem do tłumaczeń ustnych i pisemnych dokumentów,
-przygotowanie umowy użyczenia, zlecenia, z przedsiębiorcą oraz o dzieło oraz prawidłowy obieg tych dokumentów.

-zakup artykułów reprezentacyjnych zgodnie z zamówieniami akceptowanymi przez Dyrektora Biura Administracyjno-Budżetowego,
- rezerwacja i obsługa sal konferencyjnych zgodnie z wynikającymi potrzebami,
- obsługa wystaw organizowanych na terenie Urzędu, wystawienie obciążeń do Oddziału Finansowo-Księgowego w celu wystawienia faktur za organizację imprez i wystaw organizowanych na terenie Urzędu,
- bieżące prowadzenie kontroli zgodności stanów magazynowych z zapisem w kartotekach,
-terminowe przekazywanie dowodów magazynowych do księgowości,
- opisywanie pod względem merytorycznym faktur i rachunków dotyczących wynajmu sal konferencyjnych,
- Redakcja i wprowadzanie informacji z zakresu działania Biura do BIP, Intranetu i na stronę internetową Urzędu
- wykonywanie innych zadań zleconych przez Kierownika

- Rozliczanie i ewidencjonowanie /rejestr - forma elektroniczna i ręczna/ delegacji służbowych pracowników posiadających zezwolenie na wykorzystywanie samochodu prywatnego do podroży służbowej,
- księgowanie raportów kasowych,
- wystawianie faktur VAT,
- obsługa bankowości elektronicznej,
- nadzór i rozliczanie pracowników z pobranych zaliczek.

-Rozliczanie i ewidencjonowanie /rejestr - forma elektroniczna i ręczna/ delegacji służbowych pracowników posiadających zezwolenie na wykorzystywanie samochodu prywatnego do podroży służbowej,
- księgowanie raportów kasowych,
- wystawianie faktur VAT,
- obsługa bankowości elektronicznej,
- nadzór i rozliczanie pracowników z pobranych zaliczek.

-stały kontakt z najemcami budynku.
- opisywanie faktur,
-wystawianie zleceń do działu księgowości w celu wystawienia faktur za najem oraz inne usługi.
- ewidencja środków trwałych.
- zastępstwo dziale nieruchomości oraz księgowości podczas nieobecności pracowników.

- wystawianie dowodów dostaw i zwrotów,
- faktur dziennych i miesięcznych,
- sprawdzanie zamówień i realizowanie ich oraz
-opieka nad klientami.
- ponadto równocześnie sprawowałam funkcję Opiekuna w sieci sklepów LIDL POLSKA Sp.z o.o.