Natalia Jakubczak

-Obsługa klientów w Biurze Obsługi Klienta
-Przyjmowanie stanów wodomierzy i wystawianie Faktur dla Klienta, korekty w programie SAP
-Obsługa głównego maila w firmie , zakładanie spraw pracownikom Spółki, dekretowanie pism.

-Prowadzenie sekretariatu i obsługa członków Zarządu i dyrektora Departamentu - Prezes Zarządu i Pani Dyrektor Departamentu Handu i Marketingu
- Planowanie i prowadzenie terminarza pracy członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Rejestracja i prowadzenie korespondencji członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Organizowanie i przygotowanie spotkań członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Opracowanie, aktualizacja i weryfikacja bazy adresowej korespondentów członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Przyjmowanie skarg ustnych i pisemnych od klientów Spółki oraz dalsze przekazywanie sprawy do odpowiednich komórek organizacyjnych
-Załatwianie spraw dot. podróży służbowych członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Zamawianie materiałów eksploatacyjnych na potrzeby członków Zarządu i dyrektora Departamentu
-Przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i zachowanie w tajemnicy danych osobowych powziętych w związku z wykonywaniem swoich obowiązków
-Wykonywanie innych czynności i zadań doraźnie zleconych przez bezpośredniego i pośredniego przełożonego

- Obsługa wszelkich urządzeń biurowych
- Odbiór poczty
- Monitorowanie pism do podpisu
- Dbałość o terminowość poczty wychodzącej (fax, mail, dokument papierowy)
- Zakładanie nowych zleceń w repertorium kancelarii
- Opieka nad terminowością spotkań i wykonywanych telefonów Mecenasa
- Prowadzenie dziennika spotkań, telefonów
- Pisanie pod dyktando
- Sporządzanie listy obecności pracowników, monitorowanie dziennika wyjść, monitorowanie dokumentów usprawiedliwiających nieobecność w pracy (zwolnienia lekarskie, urlopy)
- Przyjmowanie gości
- Potwierdzanie terminów rozpraw, monitorowanie zgodności kalendarzy rozpraw
- Wydawanie delegacji oraz zaliczek na delegacje
- Organizacja wyjazdów samochodem służbowym, rezerwacja noclegów, biletów PKP
- Zamawianie materiałów biurowych, znaki pocztowe i sądowe
- Prace archiwizacyjne, porządkowanie akt
- Aktualizacja baz danych teleadresowych klientów
- Wprowadzanie danych do systemu dot. warunków umów z klientami, sporządzanie zestawień
- Protokołowanie spotkań
- Inwentaryzowanie zbiorów bibliotecznych; wprowadzanie nowych pozycji
- Monitorowanie wpływów komorniczych
- Monitorowanie firmy sprzątającej
- Prowadzenie teczek osobowych
- Prowadzenie rejestru urlopów dla pracowników
- Prowadzenie kart ewidencji czasu pracy pracowników Kancelarii
- Rozliczanie kosztów i obciążanie nimi Klienta w związku uczestniczeniem prawników Kancelarii w rozprawach
- Dekretowanie kosztów i wprowadzanie ich do księgi, ewidencji VAT
- Wystawianie faktur i not księgowych
- Obsługa systemu bankowości internetowej w tym monitorowanie płatności za faktury sprzedaży, interweniowanie w przypadku opóźnień w płatnościach
- Wykonywanie przelewów w związku z bieżącym funkcjonowaniem Kancelarii (faktury zakupu, rachunki, wynagrodzenia, podatki, opłaty skarbowe)
- Inicjowanie działań poligraficznych
- Monitorowanie terminów polis ubezpieczeniowych, zaświadczeń o niezaleganiu, karencji badań lekarskich i szkoleń pracowników (BHP)
- Wystawianie Faktur Sprzedaży, Not księgowych do Klientów
- Prowadzenie raportu kasowego

- Ewidencja umów zawieranych przez spółkę
- Prowadzenie korespondencji okolicznościowej i kalendarium rocznic oraz uroczystości związanych ze Spółką oraz gospodarczym i kulturalnym życiem lokalnej społeczności
- Organizacja imprez integracyjnych i innych projektów pracowniczych
- Przygotowanie i prowadzenie ewidencji upoważnień i pełnomocnictw, udzielanych przez Zarząd Spółki jej pracownikom
- Obsługa posiedzeń Zarządu
- Nadzór nad realizacją zamówień w zakresie prenumeraty prasy. Monitorowanie ewentualnych nadwyżek i niedoborów
- Realizacja bieżących spraw zleconych przez 2 Członków Zarządu oraz Dyrekcji, w szczególności tworzenia projektów pism, gromadzenie dokumentów oraz informacji
- Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych
- Prowadzenie dziennika podawczego pism i wniosków składanych bezpośrednio w sekretariacie Spółki
- Współtworzenie i monitorowanie harmonogramu działań Członków Zarządu i Dyrekcji- Kalendarz Prezesa Zarządu
- Aktywny udział w budowaniu wizerunku firmy
- Utrzymywanie kontaktów z prasą i telewizją lokalną w zakresie ogłoszeń Spółki oraz pozostałych materiałów informacyjnych
- Przedkładanie Członkom Zarządu bieżącej korespondencji zew. i wewnętrznej, organizacja obiegu dokumentów z dekretacja Członków Zarządu i Dyrekcji
- Organizacja konferencji prasowych
- Wyjazdy do Urzędów ( Sąd, Starostwo)
- Przygotowywanie Protokołów Zgromadzeń, Uchwał Zarządu, Zarządzeń, poleceń służbowych.
- Przygotowywanie wniosków do KRS
- Obsługa i monitorowanie współpracy z operatorami telefonii komórkowej
- Prowadzenie dziennika podawczego pism i wniosków składanych bezpośrednio w sekretariacie Spółki
- Rezerwacji biletów lotniczych , hoteli

- Ewidencja umów zawieranych przez spółkę
- Prowadzenie korespondencji przychodzącej wychodzącej
- Zamawianie artykułów biurowych
- Prowadzenie Kalendarza Prezesa
- Obsługa gości
- Odbiór gości z lotniska
- Nadzór nad realizacją zamówień w zakresie prenumeraty prasy
- Prowadzenie dziennika podawczego pism i wniosków składanych bezpośrednio w sekretariacie Spółki
- Rejestracja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
- Organizacja spotkań gości z zagranicy
- Organizacja imprez integracyjnych – Piknik rodzinny – 2000osób
- Przygotowywanie Zarządzeń
- Obsługa i monitorowanie współpracy z operatorami telefonii komórkowej
- Bezpośredni kontakt z Sekretariatami pozostałych spółek Thule
- Rezerwacji biletów lotniczych , hotelu
- Organizacja kolacji z kontrahentami
- Współpraca z wypożyczalnią samochodów
- Prowadzenie auditów z zakresu ochrony środowiska
- Przygotowywanie sprawozdań
- Przygotowywanie dokumentacji , kart przekazywanie odpadów
- Współpraca z firmami zewnętrznymi