Natalia Książek

Odpowiedzialny za wsparcie Globalnych Klientów, SDM nadzoruje zarządzanie dostarczeniem kompleksowej usługi z uwzględnieniem wszystkich elementów serwisu w zgodności z ustaleniami kontraktowymi klienta. Koncentrując się na zapewnieniu codziennej, wysokiej jakości serwisu dla wybranych klientów, SDM zarządza utrzymaniem pozytywnej relacji z klientem. Ponadto, zapewnia wsparcie w obszarze rozwoju zakresu usług oferowanych w ramach kontraktu.

Globalne stanowisko z odpowiedzialnością za dostarczenie usługi płacowej dla wyznaczonych klientów NGA. Zakres obowiązków obejmuje nadzór nad zewnętrznymi dostawcami usług płacowych w zgodności z kontraktem klienta oraz porozumieniem z podwykonawcą. PDM odpowiada za pro aktywne rozwiązywanie problemów, poprawne eskalowanie według wyznaczonych linii odpowiedzialności w celu dostarczenia efektywnych rozwiązań do klienta oraz zapewnienie stabilnej i wydajnej usługi płacowej.

Główne zadania:
- Wsparcie Lidera Międzynarodowego Centrum Serwisowego HR w obszarze bieżącej obsługi Klientów (nakład pracy, SLA),
- Koordynacja pracy zespołu Pracowników ds. Administracji HR, Specjalistów ds. Kard i Płac, pod kątem ilości i jakości zadań oraz podziału obowiązków,
- Wsparcie szkolenia nowych pracowników w zakresie obsługiwanych procesów,
- Zapewnienie wysokiej jakości świadczonych usług, ich terminowości oraz zgodności z zakresem kontraktu, z wyznaczonymi SLA i strategią firmy,
- Dbałość o wykonywanie zadań zgodnie z ustalonymi procedurami jakości i bezpieczeństwa firmy (SOC1/SOX/ISO),
- Wsparcie w realizacji bieżących zadań wykonywanych przez Pracowników ds. Administracji HR oraz Specjalistów ds. Kard i Płac

Koordynacja świadczonych usług:
- Odpowiedzialność za monitorowanie pracy zespołu pod kątem SLA/KPI/celów firmy w uzgodnieniu z Payroll Managerami oraz Team Leaderami,
- Monitorowanie bieżącej jakości obsługi klienta oraz stopnia rozwiązywania omawianych problemów,
- Rozpoznawanie odchyleń od standardowych procesów świadczenia usług i ich zgłaszanie do odpowiedzialnych podmiotów w krajach współpracujących oraz Leaderowi/Kierownikowi centrum,
- Proponowanie nowych, bardziej efektywnych rozwiązań, udoskonalanie istniejących procesów w oparciu o posiadane doświadczenie oraz znajomość standardów firmy, różnorodnych narzędzi i procesów,
- Współudział w przygotowywaniu raportów dotyczących niedotrzymanych SLA (Incident report) - dostarczania niezbędnych danych i informacji Leaderowi; udział w definiowaniu planów naprawczych oraz ich wdrażania,
- Udział w bezpośrednich spotkaniach z klientem wewnętrznym i zewnętrznym,
- Monitorowanie dostępów do informacji poufnych (danych klientów) - weryfikacja/potwierdzenie poziomu dostępów poszczególnych pracowników (zaufana lista),
- Monitorowanie obciążenia pracą w zespole oraz planowanie podziału obowiązków (tickety i zadanie w obszarze payrollu),
- Odpowiedzialność za poprawne dokumentowanie procesów i zadań na stanowiskach pracy (szczegółowe instrukcje pracy) dla głównych klientów i obsługiwanych krajów,
- Merytoryczne wsparcie obsługiwanych procesów (standardy pracy zgodnie z wymaganiami klienta, sepecyfika klienta, pomoc w rozwiązywaniu problemów niestandardowych),
- Współpraca z zespołami technicznymi w celu rozwiązania problemów z używanymi aplikacjami,
- Współpraca z Leaderem Międzynarodowego Centrum Serwisowego HR dotycząca obsługi klienta (aspekty: efektywności, jakości, wdrażania nowych procesów i rozwiązań, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych),
- Udział w projektach dotyczących zapewnienia ciągłości funkcjonowania biznesu na wypadek sytuacji kryzysowych, krytycznych,
- Udział w planach zaradczych,
- Identyfikowanie ryzyk i inicjowanie procesów zaradczych,
- Pełnienie zastępstwa podczas nieobecności innych Koordynatorów.

Administracja i wsparcie procesów płacowo-kadrowych dla klientów zagranicznych.
Administracja bazy danych (SAP HR), rejestracja danych kadrowo-płacowych.
Klasyfikacja i kategoryzacja zgłoszeń.
Udzielanie odpowiedzi na pytania z zakresu HR.
Wsparcie pracowników w obsłudze narzędzi HR.
Tworzenie i utrzymywanie baz dokumentów dla pracowników.
Zarządzanie teczkami osobowymi.
Ewidencja i weryfikacja czasu pracy.
Przygotowywanie dokumentacji kadrowej w języku obcym (włoski, angielski),
Bezpośredni kontakt z pracownikami, kadrą kierowniczą i działami HR.

Przeprowadzanie badań o szerokim zakresie w mediach, internecie oraz bazach danych w języku angielskim, rosyjskim oraz włoskim.
Analiza oraz podsumowanie wyników badań.
Przygotowanie raportów w języku angielskim na temat reputacji oraz działań biznesowych firm i osób.

Redagowanie opisów stanowisk.
Redagowanie ogłoszeń o pracę.
Screening cv pochodzących z różnych źródeł (sekcja kariera strony firmy, Monster, auto kandydatury, LinkedIn, kandydaci ze szkół wyższych).
Przeprowadzanie rozmów o pracę zarówno tych wstępnych przez telefon jak i osobiście.
Sporządzanie raportów opisujących potencjalnych kandydatów.
Współpraca z działami technicznymi w dalszych etapach selekcji.
Współpraca ze szkołami wyższymi przy rekrutacji kandydatów na staż.
Współpraca z agencjami rekrutacyjnymi przy doborze kandydatów.
Udział w początkowych stadiach procesu analizy organizacyjnej.
Udział w początkowych stadiach procesu modyfikacji intranetu.
Sporządzenie, na podstawie database w programie Excel, szczegółowej analizy kompetencji językowych w firmie.
Sporządzanie raportów dotyczących stanu procesu rekrutacyjnego w programie Excel.

Przygotowywanie i przeprowadzanie zajęć z języka angielskiego na poziomie podstawowym, średnio zaawansowanym i zaawansowanym dla dzieci, młodzieży i dorosłych.

Udział w tworzeniu baz danych z opisami stanowisk. Propozycja szkolenia dla menadżerów z prawidłowego przeprowadzania okresowej oceny pracownika.