Monika Basińska

- kodowanie faktur zakupowych (materiały i usługi) wg listy kont księgowych oraz listy kodów podatkowych, zgodnie z SLA (Service Level Agrement) uzgodnionym z lokalną organizacją
- dystrybucja faktur do właściwych odbiorców w celu przeglądu i akceptacji kosztów.
- weryfikacja kont księgowych i uzupełnianie kodu podatkowego na fakturach, które zostały automatycznie przeprocesowane przez system
- weryfikacja faktur odesłanych przez lokalną organizację w celu zmiany kodowania itp.
- sporządzanie kontraktów, których celem jest zwiększenie ilości faktur automatycznie procesowanych przez system
- obsługa pisemnych i telefonicznych zapytań dostawców

- rejestrowanie czynności notarialnych (aktów notarialnych, poświadczeń dokumentów, wzorów podpisów itp.) oraz ich oprawa wg standardów kancelarii
- koordynacja kalendarza - umawianie terminów spotkań
- obsługa klientów podczas spotkań
- terminowa obsługa korespondencji wychodzącej, prowadzenie książki nadawczej i dziennika korespondencji
- wszelkie inne czynności administracyjne związane z działalnością pracodawcy

- rozliczanie cen i ilości produktu w ramach paliwowych transakcji zakupowych realizowanych przez Shell Austria (miesięczna wartość transakcji > 100.000.000 USD)
- przetwarzanie faktur zakupowych i regulowanie należności zgodnie z terminami płatności (szybkie i dokładne przetwarzanie pod presją czasu)
- księgowanie strat w ramach tolerancji oraz uzyskiwanie zgody na księgowanie strat poza tolerancją
- ustne i pisemne kontakty z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi
- przygotowywanie informacji dotyczącej przewidywanych/planowanych płatności
- interpretowanie i zastosowanie warunków cenowych wynikających z kontraktów zakupowych, w celu weryfikacji transakcji
- podejmowanie zalecanych akcji w zakresie niezgodności faktur
- rozliczenia/uzgodnienia kont klientów przy użyciu zaawansowanych opcji w programie Excel oraz innych narzędzi analitycznych (np. Monarch)

- księgowanie faktur zakupowych i sprzedażowych w programie Pegasus Opera II
- wyjaśnianie spornych faktur, zaległych płatności dostawców itp.
- wsparcie przy wdrażaniu nowej wersji Pegasus Opera (wprowadzanie danych, testowanie nowych opcji)
- zarządzanie istniejącą bazą klientów oraz jej usprawnianie poprzez wprowadzanie nowych funkcjonalności
- modyfikacje istniejących narzędzi takich jak harmonogram dostaw, karty sprzedażowe klientów itp.
- wsparcie podczas comiesięcznych inwentaryzacji stoków magazynowych (uaktualnianie plików oraz stanów magazynowych w systemie)
- wparcie administracyjne Działu Sprzedaży (przyjmowanie zamówień, udzielanie informacji o produktach i stanach magazynowych, korespondencja, archiwizacja dokumentów

- tworzenie tygodniowych i miesięcznych statystyk dla faktur przychodzących
- uaktualnianie bazy tzw. „red letters” czyli przypomnień/wezwań do zapłaty
- księgowanie faktur w zakupowych/usługowych w programie Yardi Voyager

- koordynacja przepływu środków trwałych oraz materiałów reklamowych POSM w Regionie Zachód
- obsługa i nadzór nad pracą magazynów POSM w systemie SAP w zakresie zamówień, dostaw, rezerwacji, inwentaryzacji itp.
- współpraca z działem Trade Marketingu (regionalnym i centralnym) oraz Działem Zakupów w zakresie zamówień i logistyki materiałów POSM (m.in. przygotowanie dokumentów zakupowych środków trwałych)
- koordynowanie napraw i renowacji środków trwałych
- współpraca z Regionalnym Kontrolerem Finansowym (bieżąca realizacja i wykorzystania podległego budżetu)
- tworzenie raportów, analiz i zestawień dla Dyrektora Regionu, Sił Sprzedaży i RTM (np. wykorzystanie budżetu CAPEX, budżetu na renowację, raport o ilości i statusie sprzętu trwałego w magazynach oraz w terenie w oparciu o różne bazy danych)
- administracja biurowa: korespondencja zewnętrzna i wewnętrzna, archiwizacja

- wdrażanie i rozliczanie regionalnych promocji sprzedażowych
w kanale gastronomicznym w ramach Regionu Zachód
- współpraca z agencjami reklamowymi i dostawcami w zakresie materiałów POSM na potrzeby akcji promocyjnych
- kontrola budżetu promocyjnego m.in. poprzez tworzenie raportów bieżącego zużycia, monitoring realizacji zamówień promocyjnych itp.

- kontrola wykorzystania budżetów promocyjnych oraz budżetu kosztów stałych Działu RTM (Region Zachód) w oparciu o raporty bieżącego zużycia
- rozliczanie faktur za usługi promocyjne oraz pozostałe wydatki w ramach budżetu (współpraca z Siłami Sprzedaży, Działem RTM i Działem Księgowości)
- obsługa administracyjna działu RTM: zamawianie i dystrybucja artykułów biurowych oraz spożywczych, planowanie i rozliczanie podróży służbowych
- organizacja spotkań działowych i regionalnych (przygotowywanie prezentacji, rezerwacja pobytu itp.)
- sporządanie, monitoring oraz archiwizacja umów wyłącznościowych na usługi promocyjne z lokalami gastronomicznymi w regionie Zachód