Katarzyna Anna Rybacka

1) Kompleksowe zarządzanie powierzchnią 3500 m2:
- Wsparcie dla dyrektorów obszarów w kwestii organizacji przestrzeni biurowych,
- Pozyskiwanie nowych powierzchni biurowych i ich projektowanie
- Przygotowanie i realizacja projektów poprawiających komfort oraz estetykę biur,
- Koordynacja remontów, przeglądów technicznych budynku, współpraca z zarządcą budynku
- Przygotowanie i realizacja założeń budżetu OPEX i CAPEX i ich optymalizacja,
- Zarządzanie mieniem firmy, inwentaryzacja
- Postępowania zakupowe: zapotrzebowania, przetargi prywatne i faktury,
- BHP: audyty i implementacja proponowanych rozwiązań,
- Wdrożenie i zarządzanie systemem rezerwacji miejsc parkingowych i współdzielonych biurek (hot-desk)
- Zarządzanie informacją wizualną w przestrzeniach biurowych.

2) Zarządzanie usługodawcami/wykonawcami/dostawcami:
-Przygotowanie umów wraz z harmonogramem prac i zakresem działań,
- Weryfikacja poziomu świadczonych usług.

3) Zarządzanie Projektami „Well – being” dla pracowników (ponad 650 osób):
- Stworzenie stref wypoczynku dla pracowników oraz pokoi dla rodzica z dzieckiem,
- Wprowadzenie „budek” do mini spotkań wraz z systemem IT do ich rezerwacji,
- Wdrażanie własnych inicjatyw np. mobilny serwis rowerowych, joga w biurze, akcje charytatywne (zbiórka darów dla schronisk, zbiórka krwi),
- Współorganizacja firmowych konferencji, eventów, imprez integracyjnych,
- zapewnienie urozmaiconej oferty cateringowej (dedykowana platforma do zamawiania),
- Dostawy owoców i warzyw do biura,
- organizacja szczepień dla pracowników przeciwko Covid 19, punków do testowania.

Zakup materiałów eksploatacyjnych, dekretacja faktur, śledzenie terminów płatności, optymalizacja kosztów, negocjowanie warunków współpracy z dostawcami, sporządzanie ofert, wezwań, merytoryczny wkład do umów z podwykonawcami, negocjowanie warunków współpracy oraz nadzorowanie prac dostawców zewnętrznych
Ofertowanie usług wchodzących w skład szerokiego wachlarza usług dodatkowych na rzecz Rezydenta, czuwanie nad terminowym i rzetelnym realizacją zamówień dodatkowych.
Ścisła współpraca z grafikami, agencjami reklamowymi oraz firmami wykonawczymi oraz montażowymi, projektowanie znaków i piktogramów oraz oznakowania Rezydentów, stała kontrola spójności systemu wizualny w celu zapewnienia kompletnej identyfikacji wizualnej
Dbałość o estetykę i czystość w biurowcach, weryfikacja poziomu usług świadczonych przez firmy sprzątające, prowadzenie regularnych audytów czystości, kontrola stanu technicznego i estetycznego nieruchomości, zgłaszanie usterek w systemie zarządzania nieruchomościami.

Zapewnienie sprawnego funkcjonowania pracy Biura Zarządu
Gromadzenie i analizowanie informacji zgodnie z potrzebami członków Zarządu
Organizacja i rozliczanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych
Negocjowanie stawek w ramach umów korporacyjnych
Zarządzanie kalendarzem spotkań Zarządu,
Przygotowywanie i obsługa spotkań Zarządu
Udzielanie wsparcia administracyjno-organizacyjnego w tym wsparcie działu księgowego
Dbanie o relacje wizerunkowe z partnerami oraz kontrahentami
Dbałość o wygląd biura

Zarządzanie działalnością restauracji
Organizowanie wszelkiego rodzaju przyjęć i imprez okolicznościowych
Przygotowywanie ofert dla klientów indywidualnych oraz grupowych
Prowadzenie negocjacji handlowych
Przygotowanie i dostarczanie analiz administracyjno-finansowych
Nadzorowanie zakupów oraz poziomu stanu magazynowego
Zarządzanie i nadzorowanie pracy podległego zespołu oraz przygotowywanie grafiku pracowników restauracji
Dbanie o miłą atmosferę, wystrój, klimat i estetykę restauracji
Dbanie o wizerunek oraz najwyższą jakość świadczonych usług

Wspieranie managera generalnego w zarządzaniu działalnością hotelu i restauracji
Organizowanie wszelkiego rodzaju przyjęć i imprez okolicznościowych
Przygotowywanie ofert dla klientów indywidualnych oraz grupowych
Pomoc w nadzorowanie zakupów oraz poziomu stanu magazynowego
Przygotowywanie grafiku pracowników restauracji
Dbanie o miłą atmosferę, wystrój, klimat i estetykę restauracji
Dbanie o wizerunek oraz najwyższą jakość świadczonych usług
Przygotowanie i dostarczanie analiz administracyjno-finansowych