Iwona Wódkiewicz

m.in.:
- analiza ogłoszeń o zamówieniach publicznych, dialogach technicznych i przetargach niepublicznych wraz z powiązaną dokumentacją (m.in. SIWZ, OPZ, odpowiedzi na pytania), przygotowywanie ofert/wniosków, zlecanie Działowi Finansowo-Księgowemu wnoszenia wadium (w tym zatwierdzanie projektów gwarancji bankowych), koordynacja działań związanych z udziałem w postępowaniach, pilnowanie terminów, dokonywanie wglądów do protokołów (z załącznikami)
- przygotowywanie ofert handlowych, prowadzenie ustaleń z klientami, koordynacja podpisywania i realizacji umów/aneksów, przyjmowanie i nadzór nad wykonywaniem zamówień, wystawianie faktur, opisywanie faktur zakupowych. bieżąca pomoc klientom, obsługa zgłoszeń reklamacyjnych
- kontakty z klientami i Zamawiającymi w ramach bieżących potrzeb
- sporządzanie zestawień, pism, protokołów, raportów, pełnomocnictw, wniosków, oświadczeń, upoważnień, odpowiedzi na wezwania i innego rodzaju dokumentów lub ich redakcja/korekta, weryfikacja treści umów
- współpraca z konsorcjantami, podwykonawcami, podmiotami trzecimi lub Wykonawcami polegającymi na zasobach firmy w zakresie uzyskiwania, przekazywania lub opracowywania dokumentacji do udziału w przetargach
- bieżące wsparcie m.in. Key Account Managerów i Dyrektorów, współpraca z pozostałymi Działami oraz Obszarami Biznesowymi
- dokonywanie uzgodnień z podwykonawcami
- archiwizowanie dokumentacji w programie IBM Linfo, obsługa systemu CRM
- zastępstwa na recepcji oraz inne działania administracyjno-biurowe i logistyczne w ramach potrzeb
- przestrzeganie procedur firmowych
- pomoc we wdrażaniu nowych pracowników działu handlowego

m.in.:
- pozyskiwanie podwykonawców/konsorcjantów do udziału w przetargach, pomoc współpracownikom w kompletowaniu dokumentacji do ofert;
- researching, tworzenie zestawień i kosztorysów, nawiązywanie kontaktów i relacji biznesowych oraz składanie zamówień na usługi w ramach aktualnych potrzeb;
- pozyskiwanie podwykonawców do prac przy bieżących zamówieniach oraz ofert handlowych od polskich i zagranicznych dostawców specjalistycznego sprzętu i oprogramowania;
- sporządzanie w języku polskim i angielskim pism, wniosków, protokołów, umów, aneksów i innych dokumentów, korekta lub weryfikacja dokumentacji przygotowywanej przez współpracowników;
- tłumaczenia z języka angielskiego na język polski i odwrotnie;
- współpraca z firmami graficznymi;
- poszukiwanie pracowników i praktykantów, tworzenie i zamieszczanie ogłoszeń, selekcja aplikacji, wstępne telefoniczne rozmowy i rekomendowanie wybranych kandydatów przełożonym, umawianie spotkań, zapoznawanie nowozatrudnionych osób z procedurami;
- monitorowanie statusu złożonych zamówień i wystawiania faktur oraz wykonywania przez zewnętrzne jednostki (w tym zagraniczne) zadań związanych z realizowanymi przez firmę projektami;
- wsparcie współpracowników w rozwiązywaniu bieżących problemów;
- archiwizowanie dokumentacji w systemie ESOD i dbanie o jej prawidłowy obieg

- prowadzenie zajęć psychologicznych;
- udzielanie wsparcia psychologicznego;
- pomoc podopiecznym w nadrabianiu braków edukacyjnych

telefoniczne generowanie leadów sprzedażowych (pozyskiwanie klientów biznesowych);
tworzenie i edytowanie baz danych;
prowadzenie akcji e-mail marketingowych;
pisanie, redagowanie i korekta teksów, głównie do materiałów handlowych (w tym anglojęzycznych);
monitoring mediów;
zarządzanie stroną internetową (wersją polską, globalną i amerykańską) za pomocą programu CMS (Content Management System);
tworzenie i poprawa prezentacji firmowych;
organizacja uczestnictwa firmy w konferencjach / kongresach;
współpraca z grafikami i drukarniami;
zamawianie artykułów reklamowych;
edycja stron firmy na portalach społecznościowych (Facebook, Google+, LinkedIn, Twitter, Blip);
przygotowywanie i rozsyłka newsletterów wewnętrznych i zewnętrznych;
obróbka szablonów dokumentacji firmowej;
współorganizacja konkursów, imprez wewnętrznych oraz wysyłki korespondencji, materiałów promocyjnych, zaproszeń i prezentów dla klientów;
sporządzanie raportów z efektami pracy;
bieżące prace biurowe