Temat: Tabele przestawne z zewnętrznych źródeł danych

W materiale opublikowanym w numerze 12/2010 miesięcznika Controlling i Rachunkowość Zarządcza próbujemy odnaleźć się w sytuacji analityka sprzedaży, przed którym zostało postawione zadanie stworzenia narzędzia do wyliczania miesięcznych premii dla sprzedawców. Ponieważ jest początek marca, do zamknięcia kwartału i ewentualnych forecastów zostało jeszcze trochę czasu, pracownik ma czas, aby stworzyć narzędzie, które co miesiąc automatycznie będzie wykonywało to zadanie za niego.
Nasz analityk sprzedaży pracuje w firmie dystrybucyjnej, która zatrudnia 24 sprzedawców, obsługuje około 100 klientów. Miesięczna premia sprzedawców wyliczana jest jako procent od ich wielkości sprzedaży w danym miesiącu. Jednak zadanie nie jest takie łatwe, jak by się mogło wydawać, ponieważ każdy z klientów firmy należy do jednej z pięciu grup i w zależności od niej wyznaczona jest wysokość procentu premii dla sprzedawcy. Po drugie wszystkie dane potrzebne do wykonania tego zadania znajdują się w bazie Accessa (dodatkowo w kilku tabelach) i stamtąd mają być pobierane co miesiąc.
We wspomnianej bazie znajdują się zamówienia (około 2,5 tys. miesięcznie), na podstawie których wystawiane są faktury sprzedaży. Analityk może na ich podstawie wyliczyć wysokość sprzedaży poszczególnych sprzedawców w podziale na grupy klientów. Oczywiście może on co miesiąc kopiować dane do arkusza i za pomocą funkcji uzyskać pożądany wynik, ale może to narazić go na pewne przypadkowe błędy w formułach i na dużą stratę czasu w okresie zamykania miesiąca w firmie, kiedy każda chwila się liczy. Dlatego nasz pracownik zbuduje aplikację, która to zadanie wykonywać będzie za niego i zaoszczędzi mu czasu i stresu podczas zamknięcia każdego miesiąca, a sprzedawcom pozwoli na szybsze otrzymanie należnych im premii.
W budowie narzędzia do wyliczania miesięcznej premii sprzedawców użyjemy takich narzędzi, jak tabela przestawna oraz Microsoft Query. Za pomocą Microsoft Query pobierzemy dane z bazy w interesującym nas układzie, a przy użyciu tabeli przestawnej zbudujemy zestawienie premii dla sprzedawców.

Więcej na ten temat w numerze 12/2010 miesięcznika...