Temat: Festiwal 4 Pory Książki 2008

Zmiana warunków organizacji i finansowania

Znamy już plany przyszłorocznej edycji akcji Festiwal 4 Pory Książki, której organizatorem jest Instytut Książki. Tak jak w tym roku powstanie ona przy ścisłej współpracy podmiotów lokalnych. Pewne zmiany nastąpią natomiast w systemie finansowania festiwalu oraz zasadach doboru współorganizatorów - konkurs programów składanych przez zainteresowane instytucje kultury.

Festiwal 4 Pory Książki składa się z następujących imprez:
POPLIT: 16-19 kwietnia
Pora Poezji: 28 maja -1 czerwca
Pora Prozy 15 - 18 października
Festiwal Kryminału 19-22 listopada

Instytucje zainteresowane współpracą w ramach festiwalu mogą składać oferty do końca stycznia 2008 roku na adres t.pindel@instytutksiazki.pl.

Wniosek musi zawierać:
- proponowany program i sugerowany terminarz imprezy (im bardziej szczegółowe, tym lepiej): ilość imprez, tematy/tytuły spotkań/paneli, planowane wydarzenia okołoliterackie, planowani uczestnicy
- informację o wcześniejszych działaniach na polu promocji literatury
- proponowany kosztorys opracowany w rozbiciu na koszty rodzajowe z zaznaczeniem pozycji finansowanych przez Instytut Książki oraz organizatora – kosztorys nie może zawierać kosztów prowadzenia przez organizatora swojej działalności; - proponowany harmonogram przepływów finansowych zawierający terminy i kwoty przekazywanych pieniędzy przez Instytut Książki

Oferty rozpatrzone zostaną do 15 lutego 2008 roku. W przypadku, kiedy z jednego miasta wyłonionych zostanie więcej niż jeden oferent, IK będzie proponował ścisłą współpracę między nimi.

Zasady finansowania:
- jeden organizator może otrzymać współfinansowanie od Instytutu Ksiązki nie większe niż 20 tys. zł na jeden festiwal
- wkład własny organizatora wynosić musi minimum 20 proc. całości
- IK będzie przekazywał pieniądze na podstawie wystawionych przez organizatora faktur wraz z załączonymi kopiami dowodów księgowych (z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem) dokumentujących wydatkowanie przez organizatora pieniędzy
- do faktury końcowej organizator musi dołączyć rozliczenie wydatkowanych własnych pieniędzy w formie dowodów księgowych dokumentujących te wydatki

Organizatorzy muszą zastosować się do instrukcji dotyczących rozliczenia środków oraz zapewnić właściwą obecność IK we wszystkich materiałach promocyjnych. IK może brać czynny udział w kreowaniu programu.
W związku z rokiem Herberta w 2008 roku preferowane będą wnioski zawierające element programowy związany z twórczością pisarza (dotyczy to Pory Poezji i Pory Prozy – eseistyka Herberta).

Zakres wzajemnych obowiązków:
1. Organizator - instytucja organizująca festiwal w danym mieście odpowiada za m.in.:
- ustalenie z autorem / wydawnictwem / moderatorem dat przyjazdu, odjazdu, odbierania z dworca itp. - dokonanie rezerwacji hotelowych w porozumieniu z autorem / wydawnictwem / moderatorem
- wypłatę honorariów i zwrot kosztów podróży
- skontaktowanie uczestników spotkań z moderatorem
- promocję lokalną (w tym druk i rozwieszanie plakatów, kontakty z prasą lokalną, tworzenie informacji prasowych przed i w trakcie trwania festiwalu, obfotografowanie wszystkich imprez festiwalowych)
- przesłanie całej dokumentacji pofestiwalowej (miejscowych druków, zdjęć itp.) do IK
- obsługę finansową festiwalu

2. Instytut Książki odpowiada m.in. za:
- w razie potrzeby bierze merytoryczny udział w realizowaniu programu
- kontaktuje się z autorami, przekazuje organizatorom namiary adresowe, koordynuje podróże gości krajowych i zagranicznych
- przygotowuje i finansuje program spotkań z autorami zagranicznymi w porozumieniu z organizatorami lokalnymi
- zapewnia wsparcie promocyjne na poziomie ogólnopolskim (kontakt z mediami, druki, strona www)