пропозиції роботи
Dariusz
K.
CEO New Business
Concept Sp. z o.o.
Temat: Czy urzędnik może rozciąć kopertę z listem do radnego?
Artykuł opublikowany w Dzienniku Gazeta Prawna - Samorząd i Administracja w dn. 15.05.2013 r. Nr 93.Autorzy: Michał Graczyk, Dariusz Kacprzak
Czy urzędnik może rozciąć kopertę z listem do radnego
Otwieranie korespondencji kierowanej przez mieszkańców do członków rady, ale dostarczanej do urzędów gmin, to zagadnienie ciągle aktualne. Kluczowa w tym zakresie może być decyzja kierownika jednostki
Kwestia otwierania korespondencji do radnych szczególne emocje wzbudza wśród samych zainteresowanych – urzędników oraz radnych. Pierwsi czują się w obowiązku rejestrować wszelką korespondencję doręczaną do urzędów, co w większości wiąże się z koniecznością jej otwierania, drudzy natomiast twierdzą, że taka praktyka narusza jedną z klasycznych, tradycyjnych wolności obywatelskich – tajemnicę korespondencji. Wydaje się, że powstały na tym tle spór wygrywają radni. Świadczy o tym chociażby postawa niektórych urzędników na stanowiskach kierowniczych, którzy nie mając jednoznacznej opinii w tym zakresie, usprawiedliwiają postępowanie podwładnych przesłankami pozamerytorycznymi, a nawet wyrażają żal z powodu przypadków otwierania listów dostarczanych do urzędów gmin, których adresatami są radni. Czy słusznie?
Zadania rajców
Punktem wyjścia do odpowiedzi na tak postawione pytanie powinny być przepisy ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 z późn. zm.). Z art. 11a ust. 1 pkt 1 ustawy wynika, że radny jest członkiem organu, jakim jest rada gminy. Zadania tej rady, podzielone na własne i zlecone, zostały umocowane odpowiednio w art. 7 i 8 ustawy. Z kolei jej właściwość, w tym właściwość wyłączną, określono w art. 18 ustawy. Brzmienie tych przepisów uprawnia do wniosku, że obowiązki radnych są ściśle skorelowane z zadaniami i właściwością rad gmin, których są członkami. Dla porządku należałoby dodać, że do skutecznego ich wykonywania konieczne jest utrzymywanie stałej więzi radnego z mieszkańcami i przyjmowanie zgłaszanych przez nich postulatów, o czym z kolei stanowi art. 23 ustawy.
Przesyłki służbowe
Obowiązki radnych, a w szczególności ich stały kontakt z mieszkańcami, sprawia, że kierowana do nich za pośrednictwem urzędów gmin korespondencja, co do zasady, jest przedmiotowo związana z ich działalnością. Zatem logiczne wydaje się stwierdzenie, że korespondencja taka ma charakter służbowy. W tym przypadku nie powinno mieć znaczenia, że radni formalnie nie są pracownikami danych urzędów gmin.
Konieczność rejestracji
Warto zwrócić uwagę, że korespondencja trafiająca do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za zapewnienie obsługi poszczególnych rad gmin wskazuje jako adresatów konkretnych radnych w rozumieniu pełnionych przez nich funkcji, a nie osoby prywatne. Zarówno to, jak i umieszczane na przesyłkach adresy właściwych urzędów gmin zobowiązują urzędników do ich rejestracji. Konieczność ta wynika wprost z instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14, poz. 67). Rozporządzenie to ma zastosowanie m.in. do organów gminy, co wynika wprost z upoważnienia do jego wydania zawartego w art. 6 ust. 2b ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2011 r. nr 123, poz. 698 z późn. zm.).
Przepisy par. 16 ust. 1 pkt 1 i par. 42 ust. 1 pkt 1 instrukcji wyraźnie stanowią, że przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie danych zawartych w treści pisma. Oznacza to, że zarejestrowanie takiej przesyłki jest możliwe po jej otwarciu i zapoznaniu się z brzmieniem pisma. Jednak w tej samej instrukcji przewidziano sytuację, w której nie ma możliwości otwarcia koperty (par. 16 ust. 1 pkt 2 i par. 42 ust. 1 pkt 2 instrukcji), jednak wydaje się, że dotyczy to chociażby korespondencji, której nadano klauzulę w rozumieniu ustawy z 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. nr 182, poz. 1228). W tym miejscu warto zauważyć, że listę rodzajów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, określa kierownik urzędu. Dyspozycję do takiej czynności daje mu par. 16 ust. 3 i par. 42 ust. 3 instrukcji. Przykładowo kierownik urzędu może zabronić otwierania przesyłek z dopiskiem „do rąk własnych” albo „do rąk własnych, nie otwierać w sekretariacie” (podkreślenia wymaga, że określenie listy rodzajów przesyłek, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny, stanowi wyłączną kompetencję kierownika urzędu jako odpowiedzialnego za organizację pracy). Kierownik może również w ogóle zakazać otwierania przesyłek kierowanych do radnych czy klubów radnych. W takim przypadku korespondencja powinna być rejestrowana na podstawie danych zawartych na kopercie (par. 16 ust. 1 pkt 2 i par. 42 ust. 1 pkt 2 instrukcji).
Możliwe konsekwencje
Tak wyraźnie zarysowana kompetencja kierownika urzędu do określania katalogu rodzajów przesyłek niepodlegających otwarciu w punkcie kancelaryjnym kłóci się z poglądem wyrażonym przez generalnego inspektora ochrony danych osobowych odnośnie do konieczności uregulowania kwestii korespondencji przychodzącej do klubów radnych w statutach gmin – pogląd taki zaprezentowano na stronie internetowej http://samorzad.pap.pl w tekście „Radny bez tajemnic“ z 29 czerwca 2012 r. W oparciu o przedstawione argumenty nie sposób się z nim zgodzić.
Podkreślenia wymaga, że o ile uzasadnione jest otwieranie ze wskazanych powyżej przyczyn korespondencji radnych w urzędach gmin, o tyle urzędnicy ją rejestrujący nie mogą w żaden sposób ujawnić treści pisma. W przeciwnym razie będą oni podlegali odpowiedzialności karnej na podstawie właściwych przepisów ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 z późn. zm.), tj. art. 265 par. 1 albo art. 266 par. 1. W takim przypadku możliwa jest również odpowiedzialność służbowa na podstawie właściwych przepisów ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.), tj. rozdziału VI. Nie należy również zapominać o innym rodzaju odpowiedzialności, tym razem na podstawie ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.), który w art. 23 gwarantuje ochronę dóbr osobistych, w tym przypadku rozumianą jako tajemnica korespondencji.
Otwieranie przez urzędników korespondencji radnych nie będzie karane, jeśli ograniczy się wyłącznie do czynności technicznej ze skutkiem w postaci wymaganej prawem rejestracji. Urzędnikom nie wolno więc przejąć i przywłaszczyć sobie korespondencji radnych, uniemożliwić dotarcia do niej, zapoznania się z nią radnym, zniszczyć tej korespondencji, czy rozpowszechniać jej treści.
Co z ochroną danych osobowych
Wbrew niektórym opiniom kwestii otwierania korespondencji radnych przez urzędników nie można rozpatrywać w kontekście ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 z późn. zm.). Jak podkreśla generalny inspektor ochrony danych osobowych w wymienionym wyżej artykule, obowiązek radnych, o którym mowa w art. 23 ustawy o samorządzie gminnym, oznacza, że „(...) przepisy prawa zobowiązują radnych do przekazywania organom gminy spraw zgłaszanych im przez mieszkańców, a także ich danych osobowych, jeśli są one związane z charakterem danej sprawy. Dlatego w zależności od kategorii sprawy przekazanie tych danych może być uzasadnione. Jednak przed przekazaniem danych osobowych zawsze należy rozważyć, jakie dane są niezbędne dla jej załatwienia”.
Inne sposoby kontaktu
Warto wskazać, że wytwórcy treści kierowanych do radnych, którzy chcieliby mieć pewność, iż jedynym ich odbiorcą będzie konkretny radny, mają możliwość przekazania ich w formie ustnej lub pisemnej podczas dyżurów radnych. Mogą ją również przesłać listem na adres siedziby danego ugrupowania politycznego w regionie czy też wrzucić tę korespondencję bezpośrednio do skrytki radnego, która najczęściej umiejscowiona jest w komórce organizacyjnej obsługującej radnych.
