Temat: Audyt Lean Office

Drodzy forumowicze,

Inspirując się jedną z najlepszych pozycji Lean Office którą mi przyszło czytać "Flow in the office" Carlosa Venegas-a (Polecam!!!)i udostępnionymi do ogólnego uzytku materiałami, przygotowałam coś, co mogłoby być pierwszym mini - audytem Lean Office-owym. Dla tych, którzy siedzą w Lean-ie produkcyjnym - trochę przypomina to Rapid Plant Assesment. Wrzucam to tutaj i proszę o ocenę - czy to jest jasne, co można dodać co ująć. Czy rzeczywiście odpowiedzi na te pytania zawierają najważniejszych elementów Lean office.

Część I: Audyt obszaru Lean Office
Audyt obszaru jest check listą umożliwiającą zorientowanie się, jak zaawansowany jest poziom Lean Office w badanym obszarze. Wymaga od przeprowadzającego go przynajmniej pobieżnej znajomości założeń, technik i narzędzi Lean.
Przejdź przez badany obszar z arkuszem i na podstawie obserwacji oraz wywiadu z pracownikami i kierownictwem zaznacz te elementy Lean, które funkcjonują.
Skala jest następująca:
1 – nie ma;
2 – mówiono o tym / były szkolenia), ale nie ma działań
3 – wdrożenie w trakcie/ wdrożono, ale efekty są mało widoczne
4 – funkcjonuje ale jest jeszcze sporo do poprawy
5 – funkcjonuje.


1. Obszar jest objęty 5S
2. Dane i dokumenty są objęte 5S
3. Ciągły przepływ
a. Procesy są mapowane
b. Zmniejszono ilość WIP
c. Zlikwidowano kolejki zleceń
d. Przepływ jest zoptymalizowany
3. Obszary pracy są właściwie zdefiniowane
4. Droga przepływu wartości została określona
5. Używana są elementy Zarządzania wzrokowego: kontrola wizualne i sygnały wizualne
6. Procedury są udokumentowane i ogólnie dostępne
7. Prowadzono Kanban w rekcjach z dostawcami (dostawcy wewnętrzni i zewnętrzni)
8. Przestrzegana jest zasada FIFO
9. Ustanowiono supermarkety w procesie
10. Praca jest zbalansowana, harmonogramowana w: godzina/ dzień/ tydzień/ miesiąc/
11. Utrzymywana jest zasada poliwalencji pracowników
12. Ocena kultury Kaizen
a. Wyznaczane są cele i mierzone jest ich wykonanie
b. Pracownicy sami inicjują pomysły Kaizen
c. Proces usprawnień jest standaryzowany
d. Straty są zidentyfikowane i sklasyfikowane
13. Istnieje plan szkoleń w zakresie Lean
Suma punktów:

Data:

Audytował/a:

Wolne uwagi:


Część II. Audyt projektu Lean Office

Audyt projektu jest listą pytań. Odpowiedzi umożliwiają zorientowanie się czy projekt Lean Office prowadzony jest prawidłowo. Wypełniaj na podstawie obserwacji i rozmów z pracownikami, wpisując odpowiedzi tak lub nie lub opisowe odpowiedzi w punktach, które tego wymagają. Bądź szczery – to audyt dla Ciebie i Twoich współpracowników!

Nr Obszar: Odp.
1. Czy projekt rozwija się w oparciu o profesjonalna diagnozę (VSM, badania pracy)?
2. Jakie są kryteria ewaluacji?
3. Czy ustanowiono właściciela projektu?
4. Czy sponsor/ Komitet Sterujący jest zaangażowany?
5. Czy procesy są udokumentowane?
6. Czy dokumentacja procesu odzwierciedla to co aktualnie się dzieje?
7. Czy morale pracowników jest wysokie?
8. Czy miejsca pracy są dobrze zorganizowane?
9. Czy efektywność pracy jest mierzona?
10. Jak często mierzona jest efektywność?
11. Czy są pomiary obrazujące pracownikowi postęp pracy na bieżąco?
12. Czy postawa pracowników jest skoncentrowana na kliencie?
13. Czy pracownicy są otwarci na ciągłe zmiany?
14. Czy można określić cele businessowe, strategie i projekty usprawnieniowe dla każdego pracownika?
15. Czy praca w obszarze jest powtarzalna?
16. Kto jest zaangażowany w proces?



17. Na kogo wpływa proces?



18. Kto jest dostawcą procesu?


19. Kto jest klientem procesu?


Suma punktów:

Data:

Audytował/a:

Wolne uwagi:

Gdyby się nam udało stworzyć udoskonalona wersję - moglibyśmy to rozpowszechnić i benchmarkingować się tym arkuszem.

Pozdrawiam
Grazyna

Temat: Audyt Lean Office

CZeść,
Grażyna tak sobie przeglądałem moje materiały przez ostatnie dni i zastanawiam się nad częścią pierwszą: Audyt obszaru Lean office. W pytaniach pojawia się bardzo dużo rzeczy odnoszących się, dość mocno, do rzeczy stricte produkcyjnych i się zastanawiam czy wszystkie rzeczy mają tutaj rację bytu? Np. zmniejszono ilość WIP - co pod tym rozumieć? chodzi o zapasy dokumentów czekające do "przetworzenia" - czyli podpisu? I kolejne rzeczy jak FIFO, supermarkety,kanban, tak się zastanawiam czy to wszystko można wdrożyć w biurze? Jak myślisz??
Do pytań dołożyłbym coś jeszcze z 5S:
1. Czy w biurze znajdują się jeszcze jakieś rzeczy niepotrzebne.
2. Czy wszystkie rzeczy potrzebne (krytyczne) mają wyznaczone miejsce i są dobrze opisane.
3. Czy zmapowano przepływ dokumentacji, zidentyfikowano główną mudę np 1 drukarka na 4 biura?

Audyt projektu Lean Office mi siedzi jak najbardziej, a szczególnie pierwszy punkt, który już pokaże nam masę rzeczy do poprawy.

U mnie w firmie, lean office zwiemy tpm in the office, a głowny nacisk jest położony na 5S, z pominięciem robienia mapy procesu - co moim zdaniem jest blędem. Ale powolutku powolutko zaczynamy działać:)
Pzdr
Przemek

Temat: Audyt Lean Office

Rzeczywiście mini audycik 5S w audycie Office bardzo wskazany... Juz sobie go włączam do arkusza.

Co do WIP w biurze, też się ostatnio zastanawiałam. Moim zdaniem są to sprawy/ aktywności/ czynności "do załatwienia" stojące w kolejce pomiędzy dwoma "biurkami" procesu. Mapując proces biurowy - podobnie jak na produkcji w systemie PUSCH masz jedne "biurka" które nie nadążają i inne, które dawno się wyrobiły. Często są to dość trywialne aktywności - np. burko dyrektora na którym składany jest szósty podpis:). I WIP pomiędzy nimi.

W kategoriach klasycznych 7+1 strat można to też zaliczyć do nadprodukcji(coś co jest już obrobione czeka na klienta wewnętrznego lub zewnętrznego).

Przy czym z tym klientem zewnętrznym nie zawsze jest to strata. W niektórych usługach (np. załatwienie reklamacji) im wcześniej dotrze to do klienta, tym lepiej. I nie generuje to klientowi kosztów magazynowania itp. W innych np. klient oddaje do naprawy pralkę, jedzie na urlop i spodziewa się jej po powrocie; zreperowanie pralki wcześniej będzie dla warsztatu usługowego nadprodukcją. Bo pralka razem z wrzuconą weń robocizną jest kosztem a płatność przyjdzie i tak po powrocie klienta z urlopu.

Pozdrawiam w upalną sobotę
Grażyna

Temat: Audyt Lean Office

Grazyno,
uwazam, ze kategorie po ktorych chcesz oceniac Lean Offcie nie sa uniwersalne. Co innego bedziemy chcieli miec w biurach w firmie produkcyjnej a co innego w firmie, ktorej dzialanosc core to procesy transakcyjne.
Nie mniej na poczatek wazne jest aby ocenic stan obecny. Do kategorii trzeba sie dogadac. w firmie w ktorej pracuje sa one nastepujace:
1 Deadlines and Commitments
2 Documentation Management
3 Leadership
4 Job Competence
5 Time Management
6 Layout
7 Cross Training
8 Information Sharing
9 Accountability
10 Housekeeping
11 Meeting Effectiveness
12 Performance Recognition
13 Customer Service
14 Priorities Management
15 Commitment to Goals
16 Visual Management
17 Teamwork
18 Metrics and Measurement
19 Cost Containment
20 External Customer Focus

Ocene mozna latwo zautomatyzowac w excellu i przedstawic w kalsycznej formie wykresu radarowego.
Jesli ktokolwiek z Was jest zainteresowany plikiem to prosze o info na priv.

pozdrawiam

Temat: Audyt Lean Office

Masz racje z tym "dogadaniem się". Taki audyt przykrojony pod dana organizację na pewno jest lepszy. Zwłaszcza dla wewnętrznej oceny efektów lean office na każdym etapie wdrożenia.

Natomiast ja patrzę na to z pozycji konsultanta, który wchodzi do wielu firm (usługowych i biur firm produkcyjnych) i chce szybko zorientować się jakie elementy Lean w tym akurat środowisku są obecne a które nie. Stąd inspiracja innym pomysłem - też oczywiście pomysłem konsultanta:). Natomiast parę z tych haseł, które wymieniasz można by do tego dołączyć... Więc oczywiście poproszę o plik z przykładem na priva: grazyna.potwora@pcp.com.pl.

Pozdrawiam
G

Temat: Audyt Lean Office

Osoby, które chciałyby podpatrzeć jak wyglądają formularze do audytu Office 5S mogą pobrać plik z :
http://cel-procesu.pl/lean-office/office-5s/
Jeden jest w wersji doc a drugi xls.
PozdrawiamTen post został edytowany przez Autora dnia 11.04.14 o godzinie 19:22