Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Witam.
Dorosłem do wieku, w którym nie tylko ilość i wielkość się liczą a wręcz chętnie bym się pozbywał zbędnych rzeczy.
Mając na uwadze priorytet, proszę podzielcie się, co w waszym mniemaniu jest konieczne, a co zupełnie zbędne w raporcie handlowym (pozyskiwanie i obsługa bieżących klientów).

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Raport raportowi nie równy - wszystko zależy od branży i produktu.
Zdefiniuj najpierw, jakich informacji potrzebujesz do rozwoju firmy i sprzedaży. Potem sprawdź, jakie z tych informacji możesz pozyskać poprzez dział handlowy. I dopiero potem ubierz to w formularz raportu, który pozwoli Ci obrabiać dane statystyczne.

I pamiętaj o jednym - raportowanie, choć bardzo ważne, jest postrzegane przez handlowców jako czynność totalnie niewdzięczna i bez sensu. Więc zadbaj o to, by formularz raportu był prosty i przyjazny w wypełnianiu, a wpisywane dane jednoznaczne.

I jeszcze jedno - systematycznie przekazuj handlowcom info zwrotne, które wynika z tych raportów. Dziel się z nimi tą wiedzą, w końcu docenią, jak ważne są pozyskiwane informacje.

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Żeby określić co powinno być w raporcie należy zdefiniować cel, któremu ma służyć

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Jeżeli chodzi o cele to wg mnie jest ich kilka, m.in.:
- kontrola i ocena efektywności pracy handlowców
- odpowiednie zarządzanie sprzedażą w poszczególnych obszarach oferty
- monitoring dostosowania oferty firmy do rynku i jakości produktu (monitorowanie powodów odrzucenia ofert przez klientów)
można jeszcze w raporcie dodać coś na kształt kaizen aby handlowcy mieli możliwość zgłaszać pewne problemy lub usprawnienia, ale to raczej kwestia umiejętności rozmowy i spotkań cyklicznych w ramach których taki dialog powinien być prowadzony.

Właśnie jestem w trakcie usprawniania CRM u nas w firmie. Podstawowe dane jakie zbieramy to:
klient
osoba kontaktowa po stronie klienta
dane kontaktowe
raporty z kontaktów/spotkań w podziale na dwa rodzaje i z krótkim streszczeniem
raporty z zapytań w podziale na typ produktu i przewidywany budżet
raporty z ofert z informacją budżet, typ produktu
raport z wygranej oferty lub przegranej z oznaczeniem powodu odrzucenia
System automatycznie oznaczać będzie pierwszy kontakt z nowym klientem, pierwsze spotkanie, pierwszą ofertę.

Te dane umożliwiają nam automatyczne badanie:
poziomu napływu nowych klientów
potencjału kwotowo w złożonych zapytaniach w podziale na obszary oferty firmy
potencjału kwotowo w wysłanych ofertach w podziale na obszary oferty firmy
budżetu ofert które weszły do realizacji i odrzuconych
skuteczności kontaktów - stosunek ilości kontaktów z klientami do odbytych spotkań
Skuteczności spotkań - stosunek ilości spotkań do wysłanych ofert
skuteczności ofertowania - stosunek wysłanych ofert do zrealizowanych zleceń
klasyfikację ofert przegranych pod względem powodów odrzucenia co jest istotne np przy ustalaniu polityki cenowej lub zarządzaniu jakością.

System jest tak napisany aby raportowanie było maksymalnie uproszczone. Najwięcej czasu zajmuje wpisanie nowego klienta i danych kontaktowych [tylko dla nowego klienta] oraz wyliczenie wartości budżetu raportowanej oferty. Tu handlowiec po prostu musi zestawić sobie trochę informacji. Reszta danych wprowadzana jest w formie prostego raportu w postaci formularza z maksymalnie zamkniętymi listami wyboru.
Przyjęliśmy świętą zasadę że każda informacja powinna być wprowadzana raz i potem tylko przetwarzana przez system. Nie może być mowy że handlowiec wpisuje wielokrotnie jakąś informację.

Przyjęliśmy tygodniowy cykl spotkań. CRM automatycznie raportuje do przełożonego statystykę raportów każdego handlowca raz na tydzień w sobotę. Tworzymy właśnie narzędzie które umozliwi automatyczne wygenerowanie notatki z aktywności z całego tygodnia zgodnie z przyjętym planem spotkania. Każdy handlowiec wygeneruje sobie raport gdzie będzie miał informacje w odpowiedniej kolejności z możliwością ręcznego uzupełnienia planu na następny tydzień oraz zgłoszenia uwag i problemów jakie napotkał w pracy. Docelowo plan na następny tydzień będzie generowany automatycznie z kalendarza wbudowanego w CRM. Każdy może też wygenerować statystykę poszczególnych działań handlowych za dowolny okres czasu w xls.

I tyle. Na razie działa to dość dobrze. Najważniejsza jest żelazna konsekwencja w kontroli i jak napisał Piotr:

"...systematycznie przekazuj handlowcom info zwrotne, które wynika z tych raportów. Dziel się z nimi tą wiedzą, w końcu docenią, jak ważne są pozyskiwane informacje."

Bez tego nie ma szans na rzetelne raporty. Po 1 miesiącu nikt nie będzie raportował, bo nikt nie widzi sensu. Jeżeli jeszcze skorelujesz premie z wynikami z raportów w CRM to powinno działać. Jak rozmawiałem z naszymi handlowcami sami zwracali uwagę na potrzebę spotykania regularnego i rozmawiania o wynikach ich pracy.

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Najlepiej jak najbardziej klarownie i przejrzycie.

Poprzedni okres raportowy wykonanie - obecny plan - obecne wykonanie (% wzrost spadek poprzednie wykonanie - obecne, obecny plan - obecne wykonanie)

Wyjaśnienie przyczyn niewykonania 100% planu w danej pozycji (jeśli nastąpił wzrost względem wykonania w poprzednim okresie - możemy o tym wspomnieć w wyjaśnieniach - progres był ale plan mocno wyśrubowany).

Oczywiście raportów może być wiele a wręcz nieskończona ich liczba.

Dobrze wiedzieć jakiego raportu oczekuje się od nas, często w firmach są już gotowe schematy raportowania.

Jeśli nie proponuję jak powyżej odnieść się schematu w jakim zostały nam przekazane plany do realizacji i poprzez nowe kolumny podanie wartości wykonania planu wartościowo i procentowo. Do przemyślenia dane historyczne celem złagodzenia i wyjaśnienia pozycji niezrealizowanych.

Opisowa część jak najkrótsza i jak najbardziej analityczna.

Nie ma nic gorszego niż ściganie się w raportach na ilość stron i wodolejstwo.

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

po pierwsze dobry raport to taki, który:
- nie zajmuje długich godzin pracy całej armii ludzi - zwłaszcza jeśli jest cykliczny;
- opiera się na poprawnych danych;
- nie zawiera błędów obliczeniowych;
- analizuje najważniejsze wskaźniki handlowe z punktu widzenia specyfiki firmy (jej strategii rozwoju, sprzedaży), w której jest wykorzystywany, a nie wskaźniki wg wujka Googla;
- pokazuje nie tylko stan na dzień czy do dnia, ale również trendy, tendencje, sytuację w czasie;
- a do tego jest czytelny, jednoznaczny, oparty o powszechnie przyjęte standardy obliczeniowych, funkcjonalny i użyteczny dla więcej niż jednej osoby, która go przygotowała;

itd.

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że raporty handlowe, które przygotowuje miesięcznie zawierają informacje dotyczące:

a) ilości złożonych wizyt handlowych,
b) wartości przedstawionych ofert handlowych,
c) wartość sprzedaży za dany okres ( z wyszczególnieniem asortymentu oraz sprzedanej ilości)

Dobrze jest dodać wykres słupkowy ukazujący sprzedaż w poszczególnych miesiącach. Dzięki niemu widać jak kształtuje się sprzedaż w ciągu roku oraz jakie wyniki osiągamy. Jeżeli zaś mamy do wykonania jakiś konkretny plan roczny to proponuje dodatkowo umieścić narastająco wartości na wykresie. Pozwoli nam to w przejrzysty sposób pokazać w jakim stopniu zbliżamy się do wykonania danego planu sprzedażowego.

Temat: Jak waszym zdaniem zbudować dobry raport handlowy ?

Witaj,

Piszesz o raporcie handlowym a z tresci wynika baza klientow. Do czego potrzebujesz raport/baze: monitorowania sprzedazy per klient, rozwoju volumenu sprzedazy u poszczegolnych klientow w czasie, planowana sprzedazy, segmentacji klientow czy po prostu bazy adresowej? Ilu masz klientow/handlowcow

Jak juz to okreslisz to przemysl najprostszy uklad danych, ktory bedzie latwo sie uzupelnialo i analizowalo. Jest wiele dostepnych narzedzi, ale rowniez z powodzeniem mozesz skorzystac z excela, ktory bedzie zaciagal dane z rekordow uzupelnianych przez Twoich handlowcow.

Sa w tej chwili swietne CRMy i wszystko zalezy od tego czego potrzebujesz i jaki masz budzet.

Powodzenia,