Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Witajcie. Jako początkujący w obszarze certyfikacji jakości i jednocześnie nowy człowiek odpowiedzialny za wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w firmie handlowej mam pytanie z kategorii "filozoficznych" :
Czy po wdrożeniu w firmie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 wszystko co związane z zarządzaniem firmą staje się elementem SZJ, a każdy email z wytycznymi nt sposobu postępowania w jakiejś sprawie "dokumentem SZJ". Norma w pkt 4.2.1 mówi o "dokumentach określonych jako niezbędne...", a np. w pkt.4.2.3 o nadzorowaniu "dokumentów wymaganych w systemie", z czego wnoszę, że nie chodzi o wszystko co się pisze na klawiaturach firmowych komputerów. Jednak granicy dostrzec nie mogę.
Wiem, że w SZJ wg ISO 9001 wymaganych jest, poza polityką jakości, celami, księgą, 6 procedur, ale .... co to oznacza w praktyce? Czy np to, ze jakiegokolwiek istniejącego sposobu postępowania nie można mieć w formie pisanej, bo to już powinien być dokument SZJ?
Co sądzicie, wiecie z praktyki certyfikacyjnej?

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Warszawski:
Witajcie. Jako początkujący w obszarze certyfikacji jakości i jednocześnie nowy człowiek odpowiedzialny za wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w firmie handlowej mam pytanie z kategorii "filozoficznych" :

Proszę poczytać sobie różne dyskusje.

Czy po wdrożeniu w firmie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 wszystko co związane z zarządzaniem firmą staje się elementem SZJ,

Tak.

a każdy email z wytycznymi nt sposobu postępowania w jakiejś sprawie "dokumentem SZJ".

Nie.

Jednak granicy dostrzec nie mogę.

Dokument SZJ, to dokument objęty dokumentacją SZJ. To tak potocznie mówiąc.

Wiem, że w SZJ wg ISO 9001 wymaganych jest, poza polityką jakości, celami, księgą, 6 procedur, ale .... co to oznacza w praktyce?

Proponuję udział w szkoleniu, bo "z doskoku" wszystko będzie "z doskoku".

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Kubiś:
Dokument SZJ, to dokument objęty dokumentacją SZJ. To tak potocznie mówiąc.

Chyba Ci wyszło Marku "masło maślane" :)
Dokument SZJ to dokument "dyrektywny" czyli tworzący uregulowanie (zasady postępowania) w jakiejś sprawie (takiej jak zakupy, sprzedaż lub cokolwiek innego). Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, które uregulowują kwestie opisane przez normę ISO 9001.

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Piotrowski:

Marek Kubiś:
Dokument SZJ, to dokument objęty dokumentacją SZJ. To tak potocznie mówiąc.

Chyba Ci wyszło Marku "masło maślane" :)

Chyba masz rację. ;-))))) Chciałem zbyt prosto. ;-)

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Kubiś:

Proszę poczytać sobie różne dyskusje.

Przeczytałem 75% tego ciekawego forum jednak nie znalazłem w nich odpowiedzi na pytanie czy przekroczenie "cienkiej czerwonej linii" - zdobycia certyfikatu ISO 9001 jest równoznaczne z tym, że odtąd wszystko "podpada pod ISO".
Potwierdził to Pan Panie Marku swoją odpowiedzią - poniżej

Czy po wdrożeniu w firmie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 wszystko co związane z zarządzaniem firmą staje się elementem SZJ,

Tak.

jednak dalej...

a każdy email z wytycznymi nt sposobu postępowania w jakiejś sprawie "dokumentem SZJ".

Nie.
Dokument SZJ, to dokument objęty dokumentacją SZJ. To tak potocznie mówiąc.

Pan Marek Piotrowski doprecyzował
Dokument SZJ to dokument "dyrektywny" czyli tworzący uregulowanie (zasady postępowania) w jakiejś sprawie (takiej jak zakupy, sprzedaż lub COKOLWIEK INNEGO). Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, które uregulowują kwestie opisane przez normę ISO 9001.

Czy mogę rozumieć, że dyrektywa czyli stworzenie/zmiana zasad postępowania np. w jakiejś szczegółowej kwestii, która nie stoi w sprzeczności z istniejącymi dokumentami SZJ, musi stać się nowym "dokumentem SZJ", czy może pozostać tekstem bez takiej kwalifikacji?

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Czy po wdrożeniu w firmie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 wszystko co związane z zarządzaniem firmą staje się elementem SZJ,

Wszystko nie, ale wszystko co będziecie chcieli ująć w dokumentacji i pochwalić się tym przed jednostką certyfikującą (jc), lub klientami.

a każdy email z wytycznymi nt sposobu postępowania w jakiejś sprawie "dokumentem SZJ".

Jeżeli w dokumentacji SZJ pojawią się takie zapisy.........

Norma w pkt 4.2.1 mówi o "dokumentach określonych jako niezbędne...",

a np. w pkt.4.2.3 o nadzorowaniu "dokumentów wymaganych w systemie", z czego wnoszę, że nie chodzi o wszystko co się pisze na klawiaturach firmowych komputerów. Jednak granicy dostrzec nie mogę.

Tu rzeczywiście proponuję szkolenie w temacie dokumentacji SZJ lub warsztat dla pełnomocników (pomoże dostrzec granicę)

Wiem, że w SZJ wg ISO 9001 wymaganych jest, poza polityką jakości, celami, księgą, 6 procedur, ale .... co to oznacza w praktyce? Czy np to, ze jakiegokolwiek istniejącego sposobu postępowania nie można mieć w formie pisanej, bo to już powinien być dokument SZJ?

Naprawdę wszystko zależy od Was jak sporządzicie dokumentację SZJ. Norma wymaga rzeczy przez Ciebie opisanych, a jak sprytnie napiszecie procedury to wiele Twoich obaw zniknie. Są mądrale (konsultanci) którzy bardzo ładnie potrafią zminimalizować bolączki wynikające z wymagań normy.
Pozdrawiam

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Warszawski:

Marek Kubiś:

Proszę poczytać sobie różne dyskusje.

Przeczytałem 75% tego ciekawego forum jednak nie znalazłem w nich odpowiedzi na pytanie czy przekroczenie "cienkiej czerwonej linii" - zdobycia certyfikatu ISO 9001 jest równoznaczne z tym, że odtąd wszystko "podpada pod ISO".

Nie wiem dlaczego akurat zdobycie certyfikatu ma być jakimś szczególnym kluczowym momentem czy wyznacznikiem stosowania bądź nie przyjętych zasad?

A wracając do pytania to dobrze sporządzona mapa procesów powinna być pomocna jako punkt wyjścia do opracowania NIEZBĘDNEJ dokumentacji...

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Moraczewski:
Wszystko nie, ale wszystko co będziecie chcieli ująć w dokumentacji i pochwalić się tym przed jednostką certyfikującą (jc), lub klientami.

NIE! Chwalenie się nie ma nic do rzeczy, bo wdrożenie dla papierka to totalna pomyłka. ;-( Tak samo jak chcenie! Totalna pomyłka! ;-(

Marek Warszawski:
Czy mogę rozumieć, że dyrektywa czyli stworzenie/zmiana zasad postępowania np. w jakiejś szczegółowej kwestii, która nie stoi w sprzeczności z istniejącymi dokumentami SZJ, musi stać się nowym "dokumentem SZJ", czy może pozostać tekstem bez takiej kwalifikacji?

1-nie, 2-tak, czyli trzeba się zastanowić. Wiąże się to też z pomyłką powyżej. :-(

Wdrożenie ISO winno wiązać się przede wszystkim z zagwarantowaniem organizacji szeroko rozumianego ciągłego doskonalenia, które postrzegane jest jako gwarancja istnienia, zarabiania, zadowolenia, .. . Nie sposób tegoż zagwarantować nie obejmując wszystkich zagadnień dotyczących zarządzania. Dlatego nie ma zagadnienia z zakresu zarządzania, którego ISO nie dotyczy, to raz. Dwa, to nie wszystko jest równie istotnym, nie wszystko da się ogarnąć wprowadzając zmiany, dlatego niektóre rzeczy można pominąć.

Ale nie pomija się tego co chce się pominąć, niewygodne? / trudne? / ..? lecz to co uznaje się za mniej ważne, i / lub do rozwiązania w drugiej kolejności, i / lub są inne powody aby wykluczyć.

To pominięcie może mieć charakter trwały i wtedy należy je zgłosić do jednostki certyfikującej, co będzie skutkowało, że cerytfikat zostanie wydany organizacji z pominięciem wskazanego obszaru. Mówimy wtedy o wykluczeniu, np: projektowanie.

To pominięcie może wynikać z niskiej oceny wpływu, istotności i wtedy nie ujmuje się tegoż aby nie "rozdrabiać się na drobne", nie zajmować się błahostkami lub tp. . Później kiedy firma będzie już nowocześnie zarządzana, na bieżąco weryfikuje się to co istotne i tak modyfikuje dokumentację aby była spójna, logiczna, .. .

Wracając więc do zadanego pytania o nową procedurę, jej losy winny zależeć od oceny wpływu na system zarządzania, na to co istotne, na .. i stopnia powiązania z przyjętą polityką, postawionymi celami. Nie wszystkie dokumenty muszą więc być kwalifikowane jako dokumentacja SZJ ale to oczywiście nie oznacza, że SZJ ich nie dotyczy i można tam wrzucać co tylko dusza zapragnie. Ewidencjonowane przez SZJ musi być to co ma sens. ;-)

Jak wdrożenie ISO powierzy się biurokratom, to stworzą biurokrację. Jak zajmą się tym teoretycy, to stworzą utopię. Jak zajmą się tym praktycy to stworzą tylko instrukcję obsługi. Tu potrzeba zaangażowania posiadających wiedzę teoretyczną i doświadczenie praktyczne osób. ;-)

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Piotr W.:

A wracając do pytania to dobrze sporządzona mapa procesów powinna być pomocna jako punkt wyjścia do opracowania NIEZBĘDNEJ dokumentacji...

Marek Kubiś:

Wracając więc do zadanego pytania o nową procedurę, jej losy winny zależeć od oceny wpływu na system zarządzania, na to co istotne, na .. i stopnia powiązania z przyjętą polityką, postawionymi celami. Nie wszystkie dokumenty muszą więc być kwalifikowane jako dokumentacja SZJ ale to oczywiście nie oznacza, że SZJ ich nie dotyczy i można tam wrzucać co tylko dusza zapragnie. Ewidencjonowane przez SZJ musi być to co ma sens. ;-)

Dzięki za zacytowane oraz wszystkie inne fragmenty. Mam większe poczucie jasności sprawy, choc cały czas, gdzieś "z tyłu głowy" , tkwi pytanko "czy audytor certyfikujący nie uzna,ze dany dokument [strzelam - Zasady korzystania z samochodów służbowych"] powinien być dokumentem SZJ, a my go tak nie zakwalifikowaliśmy
Jeszcze raz dziękuję.
Na szkolenie oczywiście się wybiorę

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Warszawski:
Pan Marek Piotrowski doprecyzował
Dokument SZJ to dokument "dyrektywny" czyli tworzący uregulowanie (zasady postępowania) w jakiejś sprawie (takiej jak zakupy, sprzedaż lub COKOLWIEK INNEGO). Dotyczy to zwłaszcza dokumentów, które uregulowują kwestie opisane przez normę ISO 9001.

Czy mogę rozumieć, że dyrektywa czyli stworzenie/zmiana zasad postępowania np. w jakiejś szczegółowej kwestii, która nie stoi w sprzeczności z istniejącymi dokumentami SZJ, musi stać się nowym "dokumentem SZJ", czy może pozostać tekstem bez takiej kwalifikacji?

Patrz 4.2.3.
Gdy tworzymy jakiś dokument, który ma zacząć obowiązywać w firmie bo ustanawia on zasady postępowania w jakiejś sprawie to zaczyna on żyć życiem opisanym w punkcie 4.2.3. Po przeglądzie zostaje zatwierdzony, zaczyna obowiązuwać, jest dostarczony realizatorom (w formie papierowej lub elektronicznej), realizatorzy nie mogą go modyfikować i obowiązuje on realizatorów do momentu gdy decydent nie zdecyduje o wycofaniu go lub modyfikacji. Tak funkcjonuje nadzór nad dokumentami w SZJ.
Odrębną kwestią są dokumenty zewnętrzne, których nie tworzymy (np. normy, akty prawne czy specyfikacje od klienta).

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Warszawski:
choc cały czas, gdzieś "z tyłu głowy" , tkwi pytanko "czy audytor certyfikujący nie uzna,ze dany dokument [strzelam - Zasady korzystania z samochodów służbowych"] powinien być dokumentem SZJ, a my go tak nie zakwalifikowaliśmy

Takie wątpliwości będą zawsze towarzyszyły ludziom myślącym. Proponuję wszelkie argumenty za i przeciw zapamiętać. Audytor certyfikujący na pewno ze zrozumieniem zapozna się z dokumentacją i ponieważ widać, że poszukuje Pan właściwego rozwiązania, to nie przypuszczam aby przepuścił Pan "grube" odstępstwo od normy, a wątpliwości, którymi się podzielicie z audytorem deprecjonowały wasz system. ;-)

Ponadto podpisuję się pod propozycją postępowania zgodnie z pkt. 4.2.3 normy. ;-)

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Panie Marku,
to co Pana firma obejmie nadzorem zależy od tego w jaki sposób opiszecie to w procedurach. Oprócz 6 procedur wymaganych przez normę wymaganych jest też 21 zapisów. Ale wymogi wymogami, a praktyka pokazuje, że procedur zwykle pisze się więcej, zapisów nadzorowanych też zwykle jest więcej. Wdrażając system prosze tylko pamietać o zdrowym rozsądku. System ma ułatwić a nie urtrudnić życie w firmie. Znam takie firmy (a przez kilka lat byłam auditorem ekspertem w jednej z jednostek certyfikujących, więc się napatrzyłam), w których dokumentacja jest rozbudowana go granic absurdalnych. Efekt - nawet Pełnomocnik nie potrafi się w niej odnaleźć. Jeśli mogę coś radzić to proszę nie korzystać przy opracowywaniu dokumentacji z tzw. gotowców. Na audicie od razu to widać i taki system jest właśnie systemem tylko dla "papierka".

Pozdrawiam i życzę powodzenia

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

21 zapisów? Możesz przybliżyć?

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Piotr W.:
21 zapisów? Możesz przybliżyć?

Zapisy z przeglądu systemu
Zapisy dotyczące wykształcenia, doświadczenia, szkolenia i kwalifikacji
Dowody, że realizacja procesów i wyroby będące ich wynikiem spełniają wymagania
Wyniki przeglądu wymagań dotyczących wyrobu oraz działań wynikających z tego przeglądu
Zapisy dotyczące danych wejściowych do projektowania
Wyniki przeglądów projektowania i dalszych działań
Wyniki weryfikacji projektu i dalszych działań
Wyniki walidacji projektu i dalszych działań
Wyniki przeglądu zmian w proj. i dalszych działań
Wyniki oceny dostawców i wszelkich działań związanych z nimi
Zapisy dotyczące walidacji procesów produkcji i realizacji usług
Zapisy dotyczące identyfikacji
Informacje dot. zaginięcia lub uszkodzenia własności klienta
Zapisy dotycz. stosowanej podstawy wzorcowania lub sprawdzania
Wyniki wzorcowania i weryfikacji
Wyniki auditów oraz weryfikacji działań korygujących
Dowody zgodności wyrobów z kryteriami akceptacji wskazujące osoby uprawnione do zwalniania wyrobów
Charakter niezgodności i dalsze działania, w tym udzielone zezwolenia
Wyniki działań korygujących
Wyniki działań zapobiegawczych

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Nigdy nie liczyłem:)

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Piotr W.:
Nigdy nie liczyłem:)

Jest około 20tu wywołań "patrz 4.2.4" w tekście normy.
Czy to oznacza dokładnie tyle zapisów - kwestia sytuacji i interpretacji :)

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Piotrowski:

Piotr W.:
Nigdy nie liczyłem:)

Jest około 20tu wywołań "patrz 4.2.4" w tekście normy.
Czy to oznacza dokładnie tyle zapisów - kwestia sytuacji i interpretacji :)

No i jeszcze trzeba wziąć pod uwagę ewentualne wyłączenia....

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Piotr W.:

Marek Piotrowski:

Piotr W.:
Nigdy nie liczyłem:)

Jest około 20tu wywołań "patrz 4.2.4" w tekście normy.
Czy to oznacza dokładnie tyle zapisów - kwestia sytuacji i interpretacji :)

No i jeszcze trzeba wziąć pod uwagę ewentualne wyłączenia....

Dlatego napisałem, że "kwestia sytuacji".
Niektóre zapisy to zapisy "sytuacyjne" (gdy pojawia się jakaś sytuacja) lub "specyficzne" (nie dotyczące pewnych firm i branż).

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

No to teraz wszystko jasne...........
A ja się kiedyś zastanawiałem skąd ten auditor wziął te pytania :)

Marek Piotrowski:

Piotr W.:
21 zapisów? Możesz przybliżyć?

Zapisy z przeglądu systemu
Zapisy dotyczące wykształcenia, doświadczenia, szkolenia i kwalifikacji
Dowody, że realizacja procesów i wyroby będące ich wynikiem spełniają wymagania
Wyniki przeglądu wymagań dotyczących wyrobu oraz działań wynikających z tego przeglądu
Zapisy dotyczące danych wejściowych do projektowania
Wyniki przeglądów projektowania i dalszych działań
Wyniki weryfikacji projektu i dalszych działań
Wyniki walidacji projektu i dalszych działań
Wyniki przeglądu zmian w proj. i dalszych działań
Wyniki oceny dostawców i wszelkich działań związanych z nimi
Zapisy dotyczące walidacji procesów produkcji i realizacji usług
Zapisy dotyczące identyfikacji
Informacje dot. zaginięcia lub uszkodzenia własności klienta
Zapisy dotycz. stosowanej podstawy wzorcowania lub sprawdzania
Wyniki wzorcowania i weryfikacji
Wyniki auditów oraz weryfikacji działań korygujących
Dowody zgodności wyrobów z kryteriami akceptacji wskazujące osoby uprawnione do zwalniania wyrobów
Charakter niezgodności i dalsze działania, w tym udzielone zezwolenia
Wyniki działań korygujących
Wyniki działań zapobiegawczych

Temat: SZJ wg ISO 9001 a system zarzadzania firmą

Marek Warszawski:
Witajcie. Jako początkujący w obszarze certyfikacji jakości i jednocześnie nowy człowiek odpowiedzialny za wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością w firmie handlowej mam pytanie z kategorii "filozoficznych" :
Czy po wdrożeniu w firmie Systemu Zarządzania Jakością zgodnego z normą ISO 9001 wszystko co związane z zarządzaniem firmą staje się elementem SZJ, a każdy email z wytycznymi nt sposobu postępowania w jakiejś sprawie "dokumentem SZJ". Norma w pkt 4.2.1 mówi o "dokumentach określonych jako niezbędne...", a np. w pkt.4.2.3 o nadzorowaniu "dokumentów wymaganych w systemie", z czego wnoszę, że nie chodzi o wszystko co się pisze na klawiaturach firmowych komputerów. Jednak granicy dostrzec nie mogę.
Wiem, że w SZJ wg ISO 9001 wymaganych jest, poza polityką jakości, celami, księgą, 6 procedur, ale .... co to oznacza w praktyce? Czy np to, ze jakiegokolwiek istniejącego sposobu postępowania nie można mieć w formie pisanej, bo to już powinien być dokument SZJ?
Co sądzicie, wiecie z praktyki certyfikacyjnej?

System Zarządzania Jakością musi mieć:
1. Zdefiniowane procesy, cele, uprawnienia - niekoniecznie pisemnie chyba, że dotyczy to nastepnego punktu
2. Opisane 6 obszarów (niekoniecznie w 6 dokumentach): nadzór nad dokumentami, zapisami, audytowanie, nadzór nad niezgodnościami, działania korygujące i zapobiegawcze.
3. Wdrożone inne niezbędne dla funkcjonowania firmy dokumenty (np. e-maile okreslające zasady postępowania)
4. Nadzorowane dokumenty i zapisy / dane

Jeżeli jakiś sposób postępowania mieści się w zakresie wymaganych 6 tematów dla których muszą być procedury wg normy, to trzeba je opisac. Jeżeli nie to do firmy nalezy zdecydować czy sposób postepowania ma być opisany czy nie.

Pozdrawiam