пропозиції роботи
Aleksandra
Greń
Pełnomocnik ds.
Zintegrowanego
Systemu Zarządzania
Temat: Dokumentacja systemowa
Mam do Państwa przeogromną prośbę. Potrzebuje porady w kwestii dokumentacji ISO. Zasadniczo frapują mnie dwie kwestie.Ogólnie sytuacja wygląda tak, że obecnie dokumenty systemowe są udostępnianie pracownikom za pomocą sieci wewnętrznej. Wszelkie zmiany są rejestrowane poprzez wniosek o zmianę w dokumentacji. Zatwierdzony wniosek podpisany jest umieszczany w segregatorze wraz z dokumentem, w którym jest zaznaczona zmiana. Na wniosku jest jakby dowód zatwierdzenia dokumentu. Chciałabym wyeliminować papierową dokumentacje i zastanawiam się czy jest to zgodne. Docelowo wyglądałoby to tak, że dokumenty stare byłyby archiwizowane w systemie- miałyby nadany status Wycofane, w tekście byłby zaznaczony fragment zmieniony, byłyby w katalogu archiwum. Zostałby również stworzony rejestr zmian. Każdy plik miałby folder z numerem kodu+ do+data wycofania. Również w tym folderze znajdowałby się ten nieszczęsny papierowy wniosek o zmianę z tym, że byłby zeskanowany. Wydaje mi się, że nie musze przechowywać oryginału na papierze ale nie jestem pewna. Czy mogę traktować skan w komputerze jak dowód zatwierdzenia? Jako oryginał? I mogę mieć tylko ten skan czy muszę przechowywać papierowy oryginał ?Z góry mówię ze podpis elektroniczny nie wchodzi w grę bo o tym już myślałam.
Druga kwestia, nad którą debatuje to sprawa nadzoru wersji drukowanych. Założyłam w procedurze nadzoru, że wydruki nie są nadzorowane i aktualna wersja dokumentu znajduje się w sieci wewnętrznej. Chce dodać do stopki tekst: Ważne w dniu wydruku+ dzisiejsza data”. Udało mi się to wykonać. Czy jest to zgodne z normą? Wydaje mi się ze rozwiąże to ewentualny problem podczas audytu jak ktoś przypadkiem znajdzie jakiś stary wydruk. Z procedurami i instrukcjami myślę, że będzie OK. Moje kolejne pytanie dotyczy tylko i wyłącznie formularzy, jeżeli będę miała tą datę i na formularzu stworzę zapis to czy on będzie ważny? Heh nie wiem jak to ubrać w słowa wystawie np. na formularzu zaświadczenie czy jakąś deklaracje albo wypełnię protokół reklamacyjny to będzie ona ważna? Ja to rozumiem tak że, ważność jednego dnia dotyczy formularza w chwili kiedy on się staje zapisem to już podlega pod procedurę nadzoru nad zapisami. Dobrze to rozumiem ? ;)
