Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Składając reklamację zgodnie z przepisami mogę jako administrator wymagać odpowiednich danych.

Realizując reklamację - zwrot kasy (nie mylić z wymianą towaru, naprawę itp) klient mówi, że żąda usunięcia swoich danych osobowych z systemu.
Do celów korekty VAT wystarczy mi paragon. W sumie klient oddaje mi towar i dowód zakupu. Czy to oznacza, że muszę usunąć jego dane?

W sumie jeśli od razu jest zwrot pieniędzy - to czy w ogóle mogę dane osobowe wymagać od niego?

Może ktoś by coś mi zasugerował?

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Marek R.:
Składając reklamację zgodnie z przepisami mogę jako administrator wymagać odpowiednich danych.

Jakie to przepisy?

Realizując reklamację - zwrot kasy (nie mylić z wymianą towaru, naprawę itp) klient mówi, że żąda usunięcia swoich danych osobowych z systemu.

Czy mimo to masz jeszcze jakieś cele przetwarzania tych danych? Czy składający reklamację może mieć jeszcze jakieś roszczenia w przyszłości?

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Paweł G.:

Marek R.:
Składając reklamację zgodnie z przepisami mogę jako administrator wymagać odpowiednich danych.

Jakie to przepisy?

UODO art 23.1.3
USTAWA z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta art. 8

Bez danych osobowych nie jestem w stanie zapewnić przestrzegania terminów samej reklamacji.
Jest tez interpretacja GIODO w tej sprawie i akurat tutaj nie mam problemu.
http://www.giodo.gov.pl/pl/1520007/3144

Realizując reklamację - zwrot kasy (nie mylić z wymianą towaru, naprawę itp)

tu z uwagi na 2 letni okres reklamacyjny dane mogę przechowywać - to też wiem

>> klient mówi, że żąda usunięcia swoich

danych osobowych z systemu.

Czy mimo to masz jeszcze jakieś cele przetwarzania tych danych?

no właśnie mam i nie mam

Wg. opinii urzędu skarbowego jeśli mam kasę fiskalną to mam zarejestrować zwrot w dodatkowym rejestrze dane odnośnie transakcji zwrotu.
Wg. ustawy są podane dane jakie należy tam wpisać.- par. 3 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych ewidencja zwrotów
Jest tak naprawdę podany tylko podpis klienta ale wielokrotnie US podważał takie zwroty jako próby wyłudzenia VAT przez podatnika.

Czy składający reklamację może mieć jeszcze jakieś roszczenia w przyszłości?

jak odda towar i paragon to raczej nie, ale jeśli kupił za małe majtki i za rok stwierdzi, że 4 litery mu z tego powodu ucierpiały pójdzie do sądu. Ma 2 lata na to. On kwit będzie miał - ja zaś będę miał problem.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Marek R.:
jeśli kupił za małe majtki i za rok stwierdzi, że 4 litery mu z tego powodu ucierpiały pójdzie do sądu. Ma 2 lata na to.

Sam widzisz, że cel przetwarzania masz.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Marek R.:
Może ktoś by coś mi zasugerował?

Rozważ ten tok myślenia:
Konsument ma prawo reklamować towar. W jaki sposób zweryfikujesz, że osoba zgłaszająca reklamację jest konsumentem ?

Reklamację przyjmuje się na termin rozpatrzenia. W jaki sposób zweryfikujesz, że osoba zgłaszająca się powtórnie jest tą samą, która składała reklamację?

Prowadząc firmę handlową masz prawo założyć, że konsumenci będą składać reklamacje. Dane osobowe będą stanowić zbiór np. 'reklamacje'. Możesz prowadzić go w dowolnej formie.

Postępowanie przed US jest .... (zmilczmy). Jednak dla rozwiania obaw o wyłudzenie zwrotu VAT, na paragonie z podpisem konsumenta możesz umieścić numer reklamacji po którym to bez problemów można ustalić zasadność zwrotu. Czy to wystarczy - nie wiem. Dopiero rozpoznając bojem się dowiesz.

Żądanie konsumenta tylko usunięcia jego danych po rozpatrzeniu reklamacji, zobowiązuje przedsiębiorcę do wykonania tego niezwłocznie jeśli cel został osiągnięty, a także o ile nie sprzeciwiają się temu inne przepisy. W tym przypadku dokumentację rozliczenia podatku VAT należy przechowywać przez okres .... (kłania się instrukcja kancelaryjna). Niezwłocznie po zakończeniu tego okresu usuwasz jego dane osobowe.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Radosław Z.:

Marek R.:
Może ktoś by coś mi zasugerował?

Rozważ ten tok myślenia:
Konsument ma prawo reklamować towar. W jaki sposób zweryfikujesz, że osoba zgłaszająca reklamację jest konsumentem ?

Ma te majki, które ja sprzedaję i ma potwierdzenie, że był zakup (forma potwierdzenia nie ważna).

Reklamację przyjmuje się na termin rozpatrzenia. W jaki sposób zweryfikujesz, że osoba zgłaszająca się powtórnie jest tą samą, która składała reklamację?

Dz.U. 2014 poz. 827 USTAWA z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - mówi wyraźnie jakie dane mogę pobrać od klienta. A sprzedawca ma prawo poprosić o okazanie dokumentu tożsamości (PJ, DO, Legitymacja) w celu potwierdzenia, że ta sama osoba realizuje kwit a go nie buchnęła.

Postępowanie przed US jest .... (zmilczmy). Jednak dla rozwiania obaw o wyłudzenie zwrotu VAT, na paragonie z podpisem konsumenta możesz umieścić numer reklamacji po którym to bez problemów można ustalić zasadność zwrotu. Czy to wystarczy - nie wiem.

wg. US numer reklamacji itp. mogę zmyślić. Jedynie posiadanie oryginału paragonu fiskalnego pozwala mi spać spokojnie. W przeciwnym razie musi być podpisany protokół do którego dołączam kwit reklamacyjny. Wtedy mogę spać spokojnie.

Dopiero rozpoznając bojem się dowiesz.

Wtedy pozostanie mi czynny żal, mandat itp. - wole prewencję

Żądanie konsumenta tylko usunięcia jego danych po rozpatrzeniu reklamacji, zobowiązuje przedsiębiorcę do wykonania tego niezwłocznie jeśli cel został osiągnięty, a także o ile nie sprzeciwiają się temu inne przepisy.

i tego się trzymam. Inne przepisy wymagają trzymania potwierdzenia mojej reklamacji - jest powiedziane wprost ile lat jakie kwity należy trzymać.

W tym przypadku dokumentację rozliczenia podatku VAT należy przechowywać przez okres .... (kłania się instrukcja kancelaryjna). Niezwłocznie po zakończeniu tego okresu usuwasz jego dane osobowe.

To akurat sprawdzałem, ale zawsze są wątpliwości. Zwłaszcza jak wejdzie RODO. Dlatego odpowiednio wcześniej trzeba przygotować odpowiednie regulaminy i zdefiniować zasady. Ale o tym pomyślałem dopiero w niedzielę.

Generalnie temat można uznać za zamknięty/rozwiązany. Znalazłem dlaczego w ogóle biorę dane od klienta i ile mogę je trzymać wraz z przepisami. Zaś samo żądanie usunięcia będzie i tak zrealizowane po zachowaniu terminów wynikających z innych przepisów prawnych.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Marek R.:

Dz.U. 2014 poz. 827 USTAWA z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - mówi wyraźnie jakie dane mogę pobrać od klienta. A sprzedawca ma prawo poprosić o okazanie dokumentu tożsamości (PJ, DO, Legitymacja) w celu potwierdzenia, że ta sama osoba realizuje kwit a go nie buchnęła.

Pomimo, że temat się wyczerpał, to mogę prosić o wskazanie, gdzie ustawa o prawach konsumenta określa zakres danych identyfikacyjnych klienta?

To mogłaby też być ciekawa podstawa to przetwarzania danych w umowach jako takich.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Jan S.:

Marek R.:

Dz.U. 2014 poz. 827 USTAWA z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta - mówi wyraźnie jakie dane mogę pobrać od klienta. A sprzedawca ma prawo poprosić o okazanie dokumentu tożsamości (PJ, DO, Legitymacja) w celu potwierdzenia, że ta sama osoba realizuje kwit a go nie buchnęła.

Pomimo, że temat się wyczerpał, to mogę prosić o wskazanie, gdzie ustawa o prawach konsumenta określa zakres danych identyfikacyjnych klienta?

To mogłaby też być ciekawa podstawa to przetwarzania danych w umowach jako takich.

W moim przypadku zastosowanie ma akurat o załącznik nr 2 do tej ustawy.

Ale w każdym innym przypadku zgodnie z art 8 kupujący może żądać doprowadzenia towaru do stanu zgodnego z umową przez nieodpłatną naprawę albo wymianę na nowy.

Mój błąd. Nie ma tam napisane co mam pobrać. Podpieram się tylko interpretacją GIODO.

Pomimo, że w samych punkcie nie ma mowy o pozyskiwaniu danych osobowych to należy pamiętać, że jest to niezbędne do realizacji tego przepisu i zagwarantowaniu praw klienta. Należy zadać sobie pytanie na jakiej podstawie mam wydać komukolwiek jakiekolwiek majtki. Muszę mieć możliwość jednoznacznej identyfikacji osoby, zwłaszcza, że czasem oddaje się pieniądze.

Dodatkowo zgodnie z przepisami mam obowiązek w ciągu 14 dni kalendarzowych poinformować klienta odnośnie sposobu realizacji reklamacji. Bez wymaganych danych minimalnych - czyli imię i nazwisko oraz adres do korespondencji - nie mogę tego zrobić. Nie mam prawa zmuszać klienta do odwiedzenia mojego sklepu
Teoretycznie klient może podać mi imię i nazwisko oraz telefon. Ale aby do niego zadzwonić muszę mieć jego pisemną zgodę na to.
Na sam adres i imię i nazwisko zgodnie z art 23 UODO nie muszę. Zbierane dane są adekwatne do tego co robię.

Zaś sam okres przechowywania określony jest w ustawie o rachunkowości USTAWA z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
art 74.2.6 dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

+ zapomniałem co jeszcze może uzasadniać pobieranie danych
Nie ma to zastosowania w moim przypadku - ale wykorzystał bym to.

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA FINANSÓW z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących § 3.4
tam jest napisane o teoretycznie tylko o podpisie nabywcy ale jeśli nie mam oryginału paragonu to powinienem mieć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży - czyli zwykłe oświadczenie klienta, coś co jestem w stanie zweryfikować.

Temat: Przetwarzanie danych do reklamacji

Jan S.:

Marek R.:

Pomimo, że temat się wyczerpał, to mogę prosić o wskazanie, gdzie ustawa o prawach konsumenta określa zakres danych identyfikacyjnych klienta?

Ustawa o prawach konsumenta nie dotyczy wszystkich klientów. Prawo rozróżnia kupującego i konsumenta (art.22 ze zn.1 k.c. Za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową.). By skorzystać z ochrony przysługującej z ustawy o ochronie konsumentów po stronie kupującego jest udowodnienie, że jest konsumentem. Moim zdaniem może to zrobić podając w reklamacji imię i nazwisko oraz oświadczając, że jest konsumentem w rozumieniu k.c. Natomiast adres do korespondencji wynika z art.7a ust.3. (odpowiedź na reklamację) ustawy o prawach konsumenta.