Temat: Aktualizacja dokumentacji

Witam,

mam pytanie odnośnie aktualizacji uprawnień do przetwarzania i oświadczeń.
W firmie każda osoba, która przetwarzana dane osobowe została upoważniona i podpisała oświadczenie, a ADO grzecznie prowadzi ewidencje upoważnień, ale ...
Na upoważnieniach nie jest wskazane jakie zbiory są przetwarzane przez konkretne osoby, ani w jakim zakresie. Na oświadczeniach jest w zasadzie tylko lakoniczna deklaracja przestrzegania przepisów uodo.
Chciałbym "wyprostować" tą dokumentację poprzez wystawienie nowych (poprawnie przygotowanych) upoważnień i zebranie oświadczeń. I tu moje pytanie.

Jeżeli ww. dokumenty będą z datą ich faktycznego podpisania to czy przy ewentualnej kontroli GIODO mogą mi zarzucić, że osoby upoważnione faktycznie przetwarzają znacznie dłużej dane zbiory, a papierologie mam ze świeżą datą ? Jak zrobić taką aktualizację, żeby nie było wątpliwości, że osoby miały wcześniej upoważnienia ? Zostawić do wglądu stare upoważnienia i oświadczenia ?

Temat: Aktualizacja dokumentacji

Mieszając ze starymi, w kontekście odpowiedzialności z rozdziału - wiarygodność dokumentów (albo podobnie) nieco możesz się narazić.

Zrób porządek od dziś. Nie od wczoraj. Bo od wczoraj, to zmiana dokumentu, w skrajnym poświadczenie nieprawdy (ale naprawdę skrajnie).

Temat: Aktualizacja dokumentacji

1. Postanowienie lub zarządzenie wdrażające aktualną dokumentację zastępujące starą
2. Nowe upoważnienia i ewidencja z datą ww dokumentu
Moim zdaniem można też wprowadzić w PB procedurę niszczenia (bądź ustalenia czasu przechowywania) zdezaktualizowanych upoważnień