Komunikowanie się w dzisiejszych czasach to podstawa dobrej i efektywnej koegzystencji – niezależnie czy jest to dom, szkoła, praca czy kontakt z klientem. Korzystamy z wielu mediów i narzędzi, nie zdając sobie sprawy z ich siły bądź słabości. Tracimy umiejętność wykorzystywania w pełni tego, co dała nam natura i cywilizacja
Mieszamy systemy komunikacji co jest przyczynkiem do wielu błędów, nerwów i nieporozumień. W dążeniu do doskonałości i spójności pomiędzy naszym profesjonalizmem i wartościami, a tym jak jesteśmy postrzegani, z pewnością poniższe drobne wskazówki. Obserwując ludzi i nie raz będąc uwikłany w różne, niekoniecznie sensowne, procesy komunikacyjne, mogę z całą stanowczością wymienić te najbardziej kluczowe dla komunikacji prawa. Być może będą one nie raz czymś oczywistym i dlatego właśnie o nich chcę wspomnieć – bo jak mówią specjaliści: „Wszyscy wiedzą, a nikt nie działa”. A więc przejdźmy do meritum.
Poznaj 10 najważniejszych zasad skutecznego komunikowania się dla trzech sposobów porozumienia:
Telefon – najczęściej unikany, najczęściej nadwyrężany. Dzwonimy do wszystkich, ze wszystkim, o każdej porze. A tymczasem:
1. Przedstaw się – zawsze.
2. Powiedz po co dzwonisz – zawsze.
3. Dzwoń, jeśli sprawa jest pilna i wymaga natychmiastowej reakcji drugiej strony.
4. Dzwoń, jeśli wiadomość musi być przekazana do „uszu własnych”, natychmiast.
5. Dzwoń, jeśli chcesz się dowiedzieć co z daną rzeczą dzieje się w tej chwili.
6. Nie dzwoń, jeśli musisz pół godziny tłumaczyć o co chodzi.
7. Nie dzwoń, jeśli twój rozmówca siedzi dwa gabinety dalej.
8. Nie dzwoń, jeśli odpowiedź na twój problem leży u ciebie gdzieś w skrzynce mailowej.
9. Podziękuj za rozmowę – zawsze.
10. Wydobądź choć słowo uznania, jeśli ktoś tobie pomógł.
Mail – wszystko da się podobno załatwić za jego pomocą, choć legendy biurowe znają przypadki nigdy nie odnalezionych maili. Słyszałem nie raz „wyślij mi to jeszcze raz, bo gdzieś mi zniknęło”. Zazwyczaj na końcu języka miałem wówczas słowa: „to poszukaj dokładnie w tym swoim… bałaganie”. Maile nie giną. Ginie nasza uwaga. Jak skutecznie korzystać z maila?
1. Porządkuj swoją skrzynkę, tak jak dokumenty – nieważne wyrzucaj do śmieci. Nie kolekcjonuj niepotrzebnych rzeczy.
2. Poświęć kilka kliknięć na wpisanie tematu i wykasowanie automatycznych skrótów (np. przy odpowiedzi: „Re:”).
3. Napisz w trzech słowach o co w mailu chodzi. To taka dobra zajawka do artykułu. Krótko opisz co jest w załącznikach, w treści – to ułatwia czytanie.
4. Skonstruuj maila jak dobrą historyjkę, którą chce się czytać.
5. Używaj jednego kroju czcionki i standardowych kolorów dwóch: czarny i czerwony (coś ważnego).
6. Uwierz – jeden znak zapytania i jeden wykrzyknik wystarczy na końcu zdania!!!!
7. Emotikony? No nie to miejsce. Językiem pisanym da się opisać stan emocjonalny i charakter wiadomości.
8. Napisz czego oczekujesz od odbiorcy: odpowiedzi, przyswojenia treści, jakiejkolwiek reakcji?
9. Wyróżniaj treści na jeden sposób – np. albo pogrubienie albo kolor. POD ŻADNYM POZOREM NIE PISZ DRUKOWANYMI LITERAMI – rozumiesz co mam na myśli?
10. Podpisz maila jak przystało na poważnego człowieka. Żaden Marcin, żaden M., żaden ML. Wyrzuć sztampowe skróty typu „pozdr.” Bądź sobą. „Pozdrawiam Cię. Marcin Lehmann”
Spotkanie „twarzą w twarz” (także online) -firma to wylęgarnia spotkań. Każdy na jakieś pędzi. Każdy ma ich dwa, trzy. Praca polega na ciągłych spotkaniach. Niesamowita bzdura. Większość tych spotkań dałoby się załatwić kilkoma telefonami i mailami z zacisza domowego fotela. No, ale jeśli już idziemy to:
1. Zaprośmy tylko tych potrzebnych. Kluczowe i decyzyjne postaci. Delegacja z każdego działu to marnowanie czasu, pieniędzy i jeszcze raz czasu.
2. Każdy ma znać cel spotkania i jego plan. Dobrze, by każdy się też przygotował wcześniej. Dlatego warto wiedzieć, co chcemy na spotkaniu uzyskać.
3. Cel. Każde spotkanie musi mieć cel na początku i podsumowanie spotkania w odniesieniu do zrealizowania tego celu. Inaczej można uznać, że straciliśmy trzy godziny na pogaduchach.
4. Zapraszający moderuje spotkanie – udziela głosu, podsumowuje, zapisuje. Dobrze mieć w zanadrzu osobę, która będzie notować ważniejsze fakty i ustalenia.
5. Im mniejsza grupa, tym sprawniej idzie spotkanie – prawda? Patrz punkt 1.
6. Dobre spotkanie nie wymaga potem stosu maili i setek telefonów. Dobre spotkanie kończy się efektem, jaki miało osiągnąć.
7. Najlepiej przygotowany do spotkania ma być gospodarz.
8. Spotkania najlepiej robić wcześnie, nigdy po lunchu lub pod koniec dnia pracy.
9. Nawet jeśli spotkanie odbywa się w kameralnej atmosferze 1:1, każdy z tych punktów ma taką samą wagę jak przy dziesięcioosobowym składzie.
10. Zastanów się zawsze – czy spotkanie jest ostateczną formą działania? Może wystarczy jeden precyzyjny mail? Oczywiście to moje spostrzeżenia dotyczące wykorzystywania różnych medium do komunikowania się w firmie i poza nią. Każdy z czytelników może mieć oczywiście swoje. Wiem, że gdyby choć co trzeci punkt każdej dziesiątki był spełniony, praca by szła szybciej, a ludzie w firmach patrzyliby na siebie z większym szacunkiem.
Życzę wam tego, by każdy z was komunikował się w sposób, który będzie dla niego odpowiedni i jednocześnie będzie celował w szanowanie wartości i czasu innych współpracowników. Przestrzegajcie zasad komunikowania się i pamiętajcie, że komunikacja jest i będzie zawsze kluczem do efektywnej współpracy.