W poprzednim artykule dotyczącym treści, jaką powinna zawierać w CV sekcja „Doświadczenie zawodowe/Historia zatrudnienia” zasugerowałem, że warto podzielić się także informacją o naszych sukcesach na obecnym stanowisku, jak i tych piastowanych w przeszłości.
Osoby odpowiedzialne za sprzedaż mogą wpisać informacje na temat liczby pozyskanych klientów czy zwiększenia obrotów. Specjaliści ds. obsługi klienta mogą pochwalić się np. wzrostem satysfakcji klienta czy obniżeniem poziomu reklamacji. Osoby odpowiedzialne za produkcję mogą zainteresować potencjalnego pracodawcę wzrostem wydajności produkcji czy skróceniem czasu usuwania awarii. Oczywiście powinno się podawać liczby lub procenty, by nasz sukces przyciągnął uwagę czytającego i wywołał refleksję, której efektem będzie zaproszenie nas na rozmowę rekrutacyjną. Coraz częściej nasza praca polega na zarządzaniu bądź byciu członkiem zespołu projektowego. Opisanie projektu lub projektów, które bywają czasochłonne i wielowątkowe, spowodowałoby znaczne zwiększenie objętości CV, co może przynieść skutek odwrotny od zamierzonego. Rekrutujący znudzi się czytaniem, a nasza aplikacja może zostać, często niesłusznie, odrzucona. Ale i na to jest sposób.
Czym właściwie jest Project Portfolio?
Jeżeli pojawia się jakaś nowinka związana z prezentacją własnej osoby często pochodzi ona z Europy Zachodniej lub USA. I w tym przypadku nie jest inaczej. Dodatkowym dokumentem, który pojawia się w procesie rekrutacji staje się Project Portfolio, czyli nic innego jak opis projektów, w których uczestniczyliśmy lub którymi zarządzaliśmy. Dokument ten może być pomocny nie tylko Project/Program/Portfolio Managerom, mogą go z powodzeniem wykorzystywać osoby odpowiedzialne za wyznaczanie strategii czy zmiany w organizacji, managerowie działów, specjaliści odpowiedzialni za wdrożenia. Nikt nie jest w stanie zrobić wszystkiego samodzielnie, dlatego jeśli jesteśmy członkiem zespołu projektowego i choćby w części mamy wpływ na jego efekt, warto pokusić się o przygotowanie Project Portfolio.
Co powinno zawierać Project Portfolio?
1. Dane podstawowe, czyli: nazwę projektu, datę realizacji, firmę, w której pracowaliśmy realizując go i stanowisko, jakie piastowaliśmy.
2. Założenia, czyli cele jakie były wyznaczone, jakie działania planowano wykonać, by osiągnąć zamierzony efekt.
3. Opis naszej roli w projekcie, czyli krok po kroku, co należało do naszych kluczowych obowiązków, za co byliśmy odpowiedzialni.
4. Opis efektu projektu – czy cel został zrealizowany i z jakim skutkiem. Możemy także dodać informacje, jakie nowe kompetencje nabyliśmy lub jakie rozwinęliśmy podczas trwania projektu. To także ma znaczenie. Opisy stanowisk często zawierają informacje dotyczące umiejętności/wiedzy czy doświadczeń oczekiwanych przez pracodawców. Opisanie naszych zawodowych kompetencji w formie Project Portfolio nie należy do zadań łatwych, tym bardziej, że jest to dodatkowo swoisty test naszych zdolności komunikacyjnych. Starajmy się, by opis projektu nie zajmował więcej niż jedną stronę. Dokument ten możemy przygotować np. w formie prezentacji w PowerPoint lub pliku Word. Przy opisach możemy korzystać z dostępnych już modeli takich jak np. STAR*. Należy pamiętać, że jako integralna część dokumentów aplikacyjnych powinien zawierać nasze dane osobowe.
Kiedy korzystać z Project Portfolio?
Jeśli mamy do pokazania potencjalnemu pracodawcy swój dorobek, śmiało stwórzmy Project Portfolio. Ułatwimy rekruterom pracę z aplikacją, a przez to bardziej zainteresujemy swoją osobą. Jeśli jesteśmy już po rozmowie, a wcześniej nie było okazji, można w „Thank you Letter”** przesłać Project Portfolio. Istnieje szansa, że będziemy jedynym, bądź jednym z niewielu kandydatów, który pokusił się o przygotowanie takiego dokumentu. Nawet jeśli na rozmowie nie pójdzie nam w 100% tak, jak zakładaliśmy, nie jesteśmy jeszcze na straconej pozycji. Dodatkowym atutem Project Portfolio jest fakt, iż poświęciliśmy czas na jego przygotowanie i jeśli będzie dobrze stworzony, pomoże nam ustrukturyzować nasze wypowiedzi. Wielokrotnie słyszałem od moich klientów, że rozmowa rekrutacyjna dotyczyła właśnie projektów, które opisali w Project Portfolio.
Jak tworzyć Project Portfolio?
Warto wyrobić sobie nawyk spisywania informacji do PP na bieżąco. Dzięki temu, z czasem niezbędne dane nie zatrą się w naszej pamięci. Z drugiej strony, posiadając wiele opisanych projektów będziemy mogli, w zależności od stanowiska i firmy, do której aplikujemy, dobierać te najbardziej dopasowane do oczekiwań pracodawcy. Tych, których nie udało mi się tym krótkim artykułem przekonać do zasadności przygotowania Project Portfolio, może przekona fakt, iż wielokrotnie miałem do czynienia ze świetnymi specjalistami czy managerami, którzy niestety nie potrafili w sposób interesujący i rzeczowy opowiadać o swoim doświadczeniu. Project Portfolio to tak naprawdę dokument dla nas – możemy zabrać go na rozmowę i odnosić się do kwestii w nich zawartych w zależności od zadawanych pytań. * Model STAR – Situation, Task, Action, Result (Opis sytuacji, zadanie, akcja, rezultat). ** Thank you letter – mail wysyłany po rozmowie kwalifikacyjnej do osoby prowadzącej ją, mający na celu podziękowanie za możliwość udziału w procesie, podkreślenie dalszego naszego zainteresowania i/lub zwrócenia uwagi na dodatkowe kompetencje przemawiające za naszą kandydaturą.
Szukasz pomysłów na karierową zmianę? Zajrzyj do e-booka Kompas Kariery przygotowanego przez specjalistów Centrum Kariery Goldenline.