Jak skutecznie zarządzać czasem?

Gospodarowanie czasem to prawdziwe wyzwanie dla menedżera, który na co dzień musi radzić sobie z ogromem obowiązków, zadań, nagłych spraw, wyzwań i ciągłymi oczekiwaniami, by znalazł dla kogoś choć chwilę. Jak zaradzić przepracowaniu, gigantycznym zaległościom, kłopotom z koncentracją? Jak zwielokrotnić efekty swoich działań, bez narażania się na dodatkowy stres?

Okazuje się, że kluczem do sukcesu może być nawyk dyscypliny działania, dokonywania wyborów i ustanawiania priorytetów. Jednak ta umiejętność to nie lada sztuka!

Skuteczne zarządzanie – to inaczej robienie rzeczy we właściwej kolejności! To dzielenie spraw na naprawdę ważne i takie, które można pominąć. Bo nie chodzi tu o to, żeby robić więcej w krótszym czasie, będąc niewolnikiem zegara i terminarzy.

Albert E. N. Gray poświęcił swoje życie znalezieniu wspólnego mianownika sukcesu, czegoś, co łączyłoby wszystkich, którzy go osiągają. W swojej pracy „Wspólny mianownik sukcesu” („The Common Denominator of Success”) doszedł do wniosku, że nie jest to ciężka praca, szczęście czy odpowiednie stosunki, choć naturalnie te sprawy są ważne. Czynnikiem, który wydaje się ważniejszy od wszystkich innych, jest istota nawyku robienia rzeczy we właściwej kolejności.

„Ludzie sukcesu mają nawyk robienia rzeczy, których ci co w życiu osiągają niewiele, robić nie lubią – stwierdził. – To nie znaczy, że oni na pewno lubią je robić, jednak ich chęć i niechęć podporządkowane są sile ich celu.”

Stephen R. Covey w swoim bestsellerze „7 Nawyków skutecznego działania” zauważył, że takie  podporządkowanie wymaga celów, posłannictwa, wyraźnego poczucia kierunków i wartości, gorącego wewnętrznego „tak!”, które pozwala powiedzieć „nie” wszystkiemu innemu. Wymaga to także woli, siły zrobienia czegoś, na co nie masz ochoty, bycia raczej funkcją własnych wartości, niż funkcją impulsów, płytkich pragnień, czy chwilowych nastrojów. Daje to siłę do spójnego działania, do proaktywności.

Zasady te muszą wejść w krew, stać się częścią osobowości i natury menedżera. Peter Drucker już w 1966 r. pisał, że efektywności trzeba się nauczyć, a wszyscy, którzy pracują nad tym, by stać się skutecznymi szefami, odnoszą na tym polu sukcesy.

Może więc warto spróbować?

Kilka wskazówek od Coveya, które pomogą zapracowanemu menedżerowi skuteczniej zarządzać swoim czasem:

• Stwórz Misję Życiową i żyj zgodnie z nią. Skuteczni ludzie samodzielnie kształtują swoją przyszłość, nie zostawiając tego przypadkowi, presji społecznej lub kulturowej czy też okolicznościom. Pomaga im w tym deklaracja misji, będąca rodzajem osobistej konstytucji, którą kierują się podczas podejmowania decyzji. Misja powinna jasno określać najważniejsze cele, nadawać kierunek działaniom, pomagać samodzielnie kształtować życie, ułatwiać podejmowanie codziennych decyzji, dawać poczucie większej celowości głębszego sensu w życiu.
• Koncentruj się na priorytetach. Starannie wybierz kilka „kluczowych celów” – takich, które muszą zostać osiągnięte, bo inaczej twoja Misja Życiowa stanie się bezużyteczną kartką papieru. Do określenia priorytetów niezbędny jest kompas i zegar. Jednak to kompas odgrywa kluczową rolę w tym procesie, ponieważ to, dokąd chcemy dojść, jest dużo ważniejsze od tego, jak szybko tam dojdziemy.
• Eliminuj to, co nieważne. Odmawiaj uczestnictwa w działaniach, które nie mają związku z twoimi „celami kluczowymi”.
• Planuj tydzień. Zrób listę priorytetów na dany tydzień i trzymaj się tego planu. Wskazówki do planowania tygodniowego: Kiedy? Zanim zacznie się tydzień. Gdzie? W spokojnym miejscu. Jak długo? 20-30 minut.
•  Wybierz „duże kamienie”. Planując tydzień, zadaj sobie pytania: Co jest najważniejszą rzeczą, jaką mogę zrobić w tym tygodniu. Zidentyfikuj „duże kamienie” kierując się: sumieniem, misją, celami, kluczowymi projektami. Mogą nimi być zarówno zadania, jak i spotkania, czy kluczowe obszary.
• Planuj każdy dzień. Spójrz ponownie na swoje priorytety. Czy rzeczywiście pomogą ci osiągnąć „kluczowe cele”? Wskazówki do planowania dziennego: Kiedy? Zanim zacznie się dzień. Gdzie? W spokojnym miejscu. Jak długo? 5-10 minut. Trzy kroki planowania dziennego: przejrzyj dzisiejsze spotkania, stwórz realistyczną listę zadań, ustal priorytety.
• Stosuj właściwe narzędzia do planowania. Twój Planer powinien zawierać zadania, spotkania, notatki i kontakty. Powinieneś go zawsze mieć przy sobie. Skuteczny system planowania jest zintegrowany, przenośny i spersonalizowany. O ludziach skutecznych mówi się, że kończą to, co zaczęli. Aby skutecznie, tydzień po tygodniu, robić rzeczy najważniejsze, trzeba nie tylko wyrobić w sobie dyscyplinę, ale także mieć dobre narzędzia do planowania.
• Pamiętaj o odpoczynku i naostrzeniu piły. „Ludzie, którzy wiedzą, jak zorganizować sobie życie, zawsze znajdą czas na odpoczynek, natomiast ci, którzy nic nie robią, wiecznie się śpieszą!” Jeanne-Marie Roland.

I na koniec słowo od Stephena R. Coveya „Najważniejsze w życiu jest to, żeby najważniejsze rzeczy pozostały najważniejsze” – pamiętajcie na co dzień!

Agnieszka Złotek

Przeczytaj także, jak zadbać o karierowy restart.

Szukasz pracy? Chcesz się rozwijać?
Goldenline to miejsce dla Ciebie!