Wszyscy angażujemy się w działania, które nie należą do naszych obowiązków, za to pożerają czas. Jedne są przyjemne, jak pogawędka przy kawie ze współpracownikami. Inne wysysają energię i wybijają z rytmu – mowa m.in. o udziale w spotkaniach, czy projektach, które nas nie dotyczą. Oto trzy sprawdzone sposoby na to, żeby ograniczyć liczbę spraw, które niepotrzebnie zabierają nasz czas.
Wypisz się z list mailingowych, które Ciebie nie dotyczą
Regularnie otrzymujesz maile dotyczące spraw, które ciebie nie dotyczą? Postarajmy się ustalić, dlaczego w ogóle znaleźliśmy się na liście, kto i w jakim celu nas do niej dodał, a potem potwierdźmy, czy to wciąż aktualne. Jeżeli nie, wykreślmy się z niej. Bywa, że na danej liście do wysyłki znajdujemy się przez czyjś błąd lub niedopatrzenie i naprawdę nie ma sensu, żebyśmy kilka razy w tygodniu poświęcali na to czas.
To samo dotyczy wymiany korespondencji między kilkoma/kilkunastoma osobami, która ciągnie się na kilkadziesiąt maili, a sprawa, która nas dotyczyła, została już dawno ustalona. Poinformujmy wszystkich, że opuszczamy korespondencję i w razie potrzeby zachęcamy do indywidualnego kontaktu.
Ile czasu można dzięki temu zaoszczędzić? Wyobraź sobie, że wracając do pracy po tygodniowym urlopie w skrzynce czeka na ciebie 50 zamiast 150 maili.
Potwierdź, czy na pewno musisz być na danym spotkaniu
Spotkania są stałym elementem pracy i wiele osób wysyłając zaproszenia do kilkunastu/kilkudziesięciu pracowników nie zastanawia się, czy obecność każdego z nich jest niezbędna.
Przypomnijmy sobie ile razy wylądowaliśmy na nudnym spotkaniu, które kompletnie nas nie dotyczyło, a przez które wyszliśmy później z pracy, bo nie wyrobiliśmy się z bieżącymi obowiązkami. Jeżeli mamy wątpliwości, czy tym razem sytuacja się nie powtórzy, skontaktujmy się z organizatorem i ustalmy, czy na pewno musimy uczestniczyć w danym zebraniu, dopiero potem je odrzućmy.
Przygotuj plan tygodniowy i dobowy
Dzięki planowaniu oszczędzamy czas i nerwy, a zyskujemy poczucie kontroli nad sytuacją. Wystarczy, że w poniedziałek zrobimy listę spraw, które mamy do załatwienia w danym tygodniu, a następnie przypiszemy je do poszczególnych dni.
Planując z wyprzedzeniem dzień pamiętajmy, aby grafik był elastyczny, ponieważ jest więcej niż pewne, że wpadną nam drobne zadania, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć. Jak to zrobić? Między kolejnymi zadaniami ustalajmy 15 lub nawet 30 minutowe przerwy. To czas nie tylko na odpisanie klientowi na maila, ale również chwilę relaksu w postaci prześledzenia najnowszych postów na ulubionym serwisie społecznościowym.
Szukasz inspiracji do rozwoju? Zajrzyj do naszych e-booków Karierowy re:start, Mistrzowskie rekrutacje i Zadbaj o swoje CV. Ciekawe propozycje zatrudnienia – zajrzyj na Oferty Pracy na Goldenline.