Jak odmawiać odrzuconym kandydatom?

Wśród najczęstszych zarzutów, jakie kandydaci kierują do pracodawców jest brak informacji o przebiegu rekrutacji, bieżącym statusie aplikacji oraz danych kontaktowych do osoby, która odpowiada za komunikację z aplikującymi. Najcięższym przewinieniem, które obciąża zawodowe sumienia rekruterów, jest jednak nieudzielanie informacji zwrotnej o zatrudnieniu lub odrzuceniu kandydata.

Według statystyk, 7 na 10 kandydatów nigdy nie dowiedziało się czy, dlaczego i na którym etapie rekrutacji zostali pozbawieni szansy na zatrudnienie. Wśród przyczyn takiego stanu rzeczy wymienia się najczęściej zaangażowanie rekruterów w wiele procesów rekrutacyjnych jednocześnie, z czego wynika ich notoryczny brak czasu i kończenie rekrutacji w momencie zatrudnienia najlepszego z aplikujących. Często jednak, to nie brak czasu jest powodem, dla którego rekruterzy nie kontaktują się z odrzucanymi kandydatami, a problem z tym, jak to zrobić w odpowiedni sposób.

Poniżej znajdziecie 4 sposoby na udzielanie odpowiedzi zwrotnej odrzuconym kandydatom:

1. Nie odpowiadaj automatycznie

Tak, jak rekruterzy nie lubią dostawać w odpowiedzi na zamieszczane oferty pracy ,,uniwersalnych” CV, tak kandydaci nie przepadają za mailami wysyłanymi automatycznie do wszystkich z tą samą treścią. I chociaż trudno byłoby odpowiadać na setki spływających zgłoszeń bez technicznego wsparcia, to kandydatów, którzy przechodzą do ostatniego etapu rekrutacji jest zazwyczaj kilku (lub przy większych procesach kilkunastu), warto zatem poświęcić im więcej uwagi i zbudować dla nich indywidualną odpowiedź zwrotną, która będzie dla czymś więcej, niż kolejny mail o standardowej treści.

2. Dzwoń, gdy mówisz, że zadzwonisz. Pisz, gdy mówisz, że napiszesz

,,Zadzwonimy”. ,,Napiszemy.” To słowa, które kandydaci słyszą na koniec większości spotkań o pracę, z czego duży odsetek nie znajduje odzwierciedlenia w praktyce. Nic, więc dziwnego, że nie do końca wierzą kolejnemu rekruterowi, który obiecuje telefon lub maila z wynikami rozmowy kwalifikacyjnej. Warto przestrzegać ustalonej z kandydatami formy kontaktu i dać się zapamiętać z dobrej strony, zwłaszcza, że 77% kandydatów, którzy nie otrzymali odpowiedzi na swoją aplikację zmienia opinię o firmie na negatywną.

3. Dbaj o wartość informacji, której udzielasz. Poznaj metodę sandwicha

Osoby, które przeszły do ostatniego etapu rekrutacji zazwyczaj poświęciły jej wiele czasu, dlatego warto zadbać o dostarczenie im pełnej informacji wraz z uzasadnieniem podjętej decyzji. Jeśli kandydat odpadł, bo miał za słaby angielski, powiedzmy mu o tym. Tylko taka odpowiedź pozwoli mu pracować nad jego słabszymi stronami i wypaść lepiej w kolejnych rekrutacjach. Pomocna w tym może okazać się metoda feedback sandwich, czyli forma udzielania odpowiedzi zwrotnej, która opiera się na prostym schemacie: pozytywny komentarz – strefa rozwoju – pozytywny komentarz. Dzięki tej metodzie odmowne decyzje przekazywane kandydatom nie są krytyczne, a konstruktywne, zyskują również na konkretności i przydatności.

4. Zbuduj relację na przyszłość

Odmowna odpowiedź zawsze jest dla kandydata pewnym rozczarowaniem. Warto jednak informować odrzucone osoby, że ich dokumenty aplikacyjne zostają w naszej bazie kandydatów i będą brane pod uwagę w przyszłych rekrutacjach. Po każdym spotkaniu warto również przekazywać kandydatowi wizytówkę lub folder firmy, tak, aby sam mógł zainicjować kontakt lub śledzić na bieżąco nasze działania. Planując i prowadząc proces rekrutacji warto pamiętać, że kandydaci, są nie tylko potencjalnymi pracownikami firmy, ale również jej potencjalnymi klientami. Zakończony nie zatrudnieniem, a udzieleniem informacji zwrotnej odrzuconym kandydatom proces rekrutacji świadczy o dbałości i profesjonalizmie firmy, w której tak przeprowadzony proces się odbywał, wpływa na jej pozytywny odbiór i zostawia po niej pozytywne wspomnienia wśród aplikujących.

Teresa Bęben

 

Przeczytaj także:

Pamiętaj, że aktywności związane z feedbackiem możesz wygodnie wysyłać korzystając z systemów ATS, np. HRlink.

. prasówka badanie bezpośrednie poszukiwania biznes candidate experience CSR direct search eb employer branding goldenline goldenline.pl hr HRlink human research IT kandydat kariera konferencja konkurs marka pracodawcy nowości nowość ogłoszenia praca pracodawca pracownik prasówka Profil Pracodawcy przegląd mediów przyszły pracownik raport rekrutacja rekruter rynek pracy scena hr serwis social media trendy trendy hr webinar wizerunek wizerunek firmy wyszukiwarka kandydatów zatrudnienie zmiany

Zapisz się na newsletter Goldenline
i otrzymaj dostęp do raportu:
People Trends 2026

Oferta HRlink i Goldenline

Skorzystaj z synergii i rekrutuj jeszcze skuteczniej

Dodaj komentarz