Problemy w korespondencji z kandydatami. Sprawdź, czy je masz!

Każdy rekruter jest reprezentantem organizacji, w której pracuje. Często jest pierwszą osobą z firmy, która kontaktuje się z kandydatem. Warto więc zadbać o to, aby komunikacja z potencjalnymi pracownikami przebiegała jak najlepiej

Czytam wiele pism, m.in. od dostawców usług. Różnią się one stylem pisania; jedne brzmią lepiej, inne – gorzej. Ocena jakości to kwestia moich indywidualnych preferencji. Pewne słowa czy zdania bardziej mi się podobają i przemawiają do mnie. Inne wydają mi się niezrozumiałe lub dziwnie brzmiące.

Odłóżmy jednak tę kwestię na bok – nie da się zadowolić każdego stylem pisania. Można jednak ułożyć listę problemów, które irytują większość czytelników. Coraz częściej zwracają na nie uwagę także pracownicy i szefowie działów komunikacji.

Chciałabym krótko opisać te kwestie. Część z nich na pewno znasz. Z części może nie zdajesz sobie sprawy. Uważam, że dobrze jest im się przyjrzeć. Jeszcze lepiej – zrobić analizę mocnych i słabych stron w korespondencji z kandydatami czy partnerami.

Problem 1: Przytłoczeni ilością tekstu

Ten problem występuje bardzo często w standardowych szablonach pism. Jest to trudność, którą najczęściej zgłaszają uczestnicy warsztatów ze skutecznego pisania. Gdy pytamy: Co jest waszym największym problemem w pisaniu?, najczęściej słyszymy: Piszę za dużo i zbyt rozwlekle – chcę się nauczyć skracania komunikatów.

Zapytasz: skoro ludzie są tego świadomi, dlaczego tworzą zbyt wiele tekstu?

  • Po pierwsze – takiego sposobu pisania uczy nas szkoła. Ten wątek chciałabym rozwinąć w innym artykule.
  • Po drugie – długie i napuszone zdania są dla wielu osób wyrazem kompetencji oraz profesjonalizmu firmy i jej pracowników.

Co do profesjonalizmu – nie buduje się go na długich i niezrozumiałych komunikatach. Przypomnij sobie własne doświadczenia – czy okrągłe zdania nastawiały cię pozytywnie do danej osoby lub firmy? Czy zdarzyło ci się kiedyś pomyśleć: jak dobrze być ich klientem – tylko oni potrafią pisać do mnie tak długie listy!

Ludzie w biznesie preferują krótkie zdania. Optymalizujemy procesy i czas wykonywanych czynności – to samo dotyczy lektury treści. Czytelnicy pism i wiadomości biznesowych nie różnią się pod tym względem od internautów, którzy opuszczają stronę internetową z powodu jej zbyt wolnego uruchamiania.

Problem 2: Jakie jest rozwiązanie mojej sprawy?

Ten przykład najczęściej dotyczy pytań kandydatów o przebieg procesu rekrutacji. Wynika to z problemu, który opisałam powyżej. W dużej ilości tekstu gubimy sens wypowiedzi. Nie pamiętamy już, co było celem pisma. Wiele listów powstaje bez określonej struktury logicznej. Nie wiadomo, co nadawca chce przekazać na początku, co w środku, a co zostawić na koniec.

Czytałam kiedyś pismo z pozytywną decyzją w sprawie reklamacji. Klient powinien być zadowolony. Jednak pozytywna informacja była tak ukryta w gąszczu słów, że trudno było ją znaleźć. Założony skutek pisma miał być pozytywny (wypłata świadczenia). Myślę, że zniecierpliwiony czytelnik nie zwrócił uwagi na tę najważniejszą informację. Dlaczego? Pracownik firmy skoncentrował się na szczegółowym opisaniu przebiegu procesu reklamacji. Po to, aby pokazać profesjonalizm działania.

Problem 3: Ogólnikowe zdania, czyli jak powiedzieć, żeby nie powiedzieć

Część osób jest przekonana, że słowa-wytrychy i ogólnikowe zdania przyczyniają się do profesjonalnego wizerunku firmy. Wydaje im się, że użycie tych form językowych to dobra praktyka w korespondencji. Niestety, te zdania często pochodzą z archaicznych pism urzędowych (nie urażając nikogo – jest też wiele przykładów dobrych pism urzędowych). Zdarza się, że stosujemy ten sam schemat w każdej wiadomości, nie dopasowując jej do odbiorcy ani sytuacji.

Gdy podczas rozmów lub warsztatów z pisania zwracamy uwagę na tę kwestię, najczęściej słyszymy: przecież wszyscy tak robią (lub bezosobowo – przecież tak się robi). To wytłumaczenie opiera się na przekonaniu, że większość ma rację. Jednak większość także powiela utarte schematy. Prawdopodobnie ze świadomością, że powinna to zmienić – tylko nie ma na to czasu.

Problem 4: Żargonowy język, czyli sami swoi

Jeśli połączymy dużo tekstu, ogólnikowe zdania i żargon, otrzymujemy idealny przepis na… porażkę komunikacyjną. Pamiętaj – język używany w danej branży ma ograniczony zasięg. Jeśli odbiorcy rozumieją twój hermetyczny język, zawdzięczasz to kręgowi ludzi, w którym funkcjonujesz na co dzień. Poza tą grupą możesz być komunikacyjnie wyobcowany.

Jaki będzie efekt? Twój rozmówca poczuje się niepewnie lub niekomfortowo, ponieważ nie zrozumie wszystkich pojęć. Nawet się do tego nie przyzna, żeby nie okazać się ignorantem (szczególnie w środowisku biznesowym). W ten sposób trudno będzie ci zbudować dobrą relację. Żargon zbuduje niewidzialną zaporę między tobą a odbiorcą.

 Może już czas, aby zdiagnozować stan korespondencji z kandydatami w twojej organizacji?

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *