Hiring manager – czyli najprościej mówiąc przyszły szef poszukiwanego pracownika – odgrywa w procesie rekrutacji rolę absolutnie kluczową. Jak pomóc mu ją realizować i jak zoptymalizować jego udział w procesie, by usprawnić całą rekrutację?
Uwaga na spięcia
Już na wstępie gratulujemy wszystkim firmom, gdzie współpraca na linii rekruter-hiring manager to pełna uśmiechów idylla wypełniona zgodną współpracą ramię w ramię, rozumieniem się bez słów oraz wzajemną empatią i wdzięcznością. Niestety rzeczywistość w przedsiębiorstwach rzadko jest tak różowa.
Inicjatorem rekrutacji jest de facto zawsze hiring manager, ale bardzo często już w trakcie trwania poszukiwań przyszły szef nie angażuje się dostatecznie w podejmowane działania. Czasem odpowiedzialność za taki stan rzeczy leży po stronie zbyt samodzielnego rekrutera, który w niewystarczającym stopniu informuje kolegę czy koleżankę o postępach i nie zachęca do współdziałania. Częściej jednak problem jest odwrotny i to rekruter musi wielokrotnie przypominać managerowi o jego obowiązkach w zakresie rekrutacji i popędzać go do szybszych reakcji.
Zwykle team liderzy tłumaczą się nawałem pracy. Zresztą zespoły, w których jest wakat zwykle faktycznie mają niewystarczającą ilość rąk do pracy, a niedobory te często łatać musi właśnie przełożony, który przecież odpowiada za finalne efekty i robi co może, by zrealizować narzucone plany. Niestety ta sytuacja z czasem tylko się nakręca – szef nie ma czasu na rekrutację, bo pracuje za dwóch, w efekcie znalezienie pracownika odciąga się w czasie, a sytuacja w zespole staje się coraz trudniejsza, więc hiring manager ma jeszcze mniej czasu…
Z kolei rekruter, który ma wiedzę o rynku pracy i oczekiwaniach kandydatów, świetnie rozumie, że im dłużej trwa etap np. wyboru przez szefa CV po wstępnej selekcji, tym większa szansa, że część kandydatów (często tych najbardziej obiecujących) w międzyczasie znajdzie inną pracę i odpadnie z procesu. Tym większa jego frustracja. Natomiast hiring managerowie chętnie obarczają winą za nieudaną czy przedłużającą się rekrutację pracowników działu HR – bo przecież znajdywanie kandydatów to ich praca i obowiązek. Stąd już tylko krok do wzajemnych pretensji.
Co do kogo należy?
Warto zatem na początku procesu rekrutacji omówić lub przypomnieć obowiązki, jakie ma każde ze stron z ramienia firmy. Rekruter dba o dobór narzędzi i terminy, napisanie ogłoszenia rekrutacyjnego i jego publikację w odpowiednich mediach, zajmuje się selekcją spływających aplikacji i wstępnymi etapami rekrutacji (np. pierwsze rozmowy, najczęściej telefoniczne) i umawia kandydatów, z którymi następnie prowadzi spotkania. Co do zasady rekruter dba o wszystkie formalne elementy rekrutacji i zatrudnienia pracowników. Jego rolą jest też ocena kandydatów pod kątem m.in. osobowości czy dopasowania do firmy.
Z kolei rola hiring managera polega na zgłoszeniu zapotrzebowania na działu HR z uprzednim uzyskaniem zgody na rekrutację u kierownictwa i dokładnym sprecyzowaniu, kogo właściwie szukamy. Najczęściej odbywa się to przez stworzenie lub dostosowanie opisu stanowiska i spotkanie z rekruterem, na którym omawiane są potrzeby zespołu, preferowany profil kandydata i przebieg procesu rekrutacji. Następnie manager ocenia i nanosi ewentualne poprawki na przygotowane przez dział HR ogłoszenie. Kolejny i najbardziej pracochłonny etap to przejrzenie wybranych przez rekrutera CV kandydatów, a później udział w spotkaniach, gdzie szef m.in. opowiada o docelowym zespole i codziennej pracy, a także weryfikuje kompetencje i wiedze merytoryczną aplikantów. To również hiring manager podejmuje ostateczną decyzję w zakresie wyboru pracownika i najczęściej to on ustala z nim warunki zatrudnienia, choć ten ostatni element wygląda różnie w poszczególnych organizacjach. Jak widać rola przyszłego przełożonego jest kluczowa i to właśnie on – a nie rekruter – de facto prowadzi całą rekrutację. Potwierdzają to osoby z branży HR:
– Dzisiaj nie da się prowadzić rekrutacji tylko w zespole HR – mówi Adam Piwek z HRlink i Goldenline. – Efektywna rekrutacja oznacza partnerstwo i współdziałanie nie tylko rekrutera, czy działu HR ale przede wszystkim hiring managera, czyli przyszłego szefa, który dzięki swojemu zaangażowaniu w proces znajdywania nowego pracownika bądź pracowniczki, tak naprawdę będzie współtworzyć nie tylko candidate, ale także employee experience, który rozpocznie się wraz z procesem onboardingu.
Warto tutaj dodać, że zapracowany manager może oddelegować swoje obowiązki innemu członkowi zespołu – np. swojemu zastępcy. Zdarza się również – choć o wiele rzadziej – że proces ten jest dzielony na kilka osób po stronie teamu poszukującego nowego członka.
Wymierne zalety zaangażowania obu stron
O aktywną postawę hiring managera zdecydowanie warto zabiegać, bo przekłada się ona na realne korzyści dla procesu rekrutacji. Warto wymienić chociażby:
- skrócenie czasu rekrutacji – sprawna komunikacja między rekruterem a przyszłym szefem to szybsze decyzje i przechodzenie do kolejnych etapów bez zbędnej zwłoki,
- utrzymanie większej liczby kandydatów w procesie, bo inne firmy nie zdążyły nam ich sprzątnąć sprzed nosa,
- zminimalizowanie ryzyka błędów merytorycznych, jakie rekruter może popełnić w ogłoszeniu lub w czasie rozmów z kandydatami, którzy zwykle są wyczuleni na takie wpadki i zdecydowanie wolą rozmawiać z osobami po fachu,
- wyższy response-rate, jeśli w docieranie do kandydatów aktywnie zaangażuje się hiring manager (np. publikuje ogłoszenia w swojej profesjonalnej sieci znajomych, wykorzystuje własne kanały social media czy osobiście rozsyła wiadomości do kandydatów w ramach portali gromadzących społeczność zawodową np. GoldenLine czy LinkedIn),
- lepszy candidate experience – dla kandydata bardzo istotna jest możliwość bezpośredniego kontaktu z potencjalnym przełożonym i otrzymania wiadomości o zespole i obowiązkach z pierwszej ręki,
- lepsza atmosfera między partnerami w rekrutacji (hiring managerem i rekruterem) to lepsze relacje między ich zespołami, bardziej skuteczna współpraca i wyższy poziom zaufania nie tylko w tym procesie.
To wszystko przykłada się na bardziej efektywną rekrutację, na której korzystają wszyscy jej uczestnicy – od szefa, który szybko otrzymuje potrzebne wsparcie w postaci najlepszego możliwego kandydata, przez rekrutera, który zalicza zakończony sukcesem proces aż po nowego pracownika, który wziął udział w sprawnej i dobrze zarządzanej rekrutacji. Nie zapominajmy również o samej organizacji – oszczędza ona czas i pieniądze, które niechybnie by straciła na przedłużających się poszukiwaniach, słabszych wynikach zespołu z wakatem i wzajemnych konfliktach między obarczającymi się winą pracownikami.
Jak pomóc hiring managerom?
Warto na początek zadbać o to, by wszyscy uczestnicy procesu znali swoje obowiązki, timing i ryzyka związane z opóźnieniami czy zaniedbaniami. Jest to istotne niezależnie od tego, czy przyszły szef osobiście zaangażuje się w rekrutację, czy też zleci to innej osobie ze swojego teamu. Przejrzysty podział pracy nie zagwarantuje terminowego wywiązywania się z zadań, ale na pewno da obu stronom wiedzę, jak te zadania wyglądają i czego właściwie się od nich oczekuje. A to już bardzo dużo. Mogą w tym pomóc pigułki wiedzy, dedykowane spotkania, szkolenia dla managerów, informacje zebrane w Intranecie czy inna firma rozpisania obowiązków – ważne, by rekruter każdorazowo pamiętał o przypomnieniu powinności obu stron.
Na dalszych etapach procesu rekrutacji nieocenionym wsparciem będzie profesjonalny system ATS wyposażony w moduł dla hiring managera. Dzięki temu narzędziu docelowy przełożony od samego początku ma dostęp do całości informacji i może łatwo uczestniczyć we wszystkich etapach.
– Proces rekrutacji powinien być sprawny i wygodny, także w zakresie systemu ATS, w którym prowadzimy rekrutację – mówi Paweł Kubaszewski, Business Development Manager w HRlink. – Dlatego w HRlink hiring manager może sprawnie, wygodnie i non stop nie tylko śledzić przebieg procesu rekrutacji, ale i przejść cały jej proces.
System do rekrutacji powinien dawać managerowi możliwość między innymi:
- zgłoszenia potrzeby rekrutacyjnej do działu HR,
- współtworzenia oferty dla kandydatów,
- sprawdzania spływających CV,
- oceny aplikacji,
- tworzenia własnej bazy kandydatów, która może okazać się przydatna w ramach kolejnych rekrutacji,
- podejrzenia statusu poszczególnych kandydatów,
- współtworzenia ścieżki onboardingowej dla osoby, która zostanie finalnie wybrana jako nowy członek zespołu.
Dzięki wsparciu w postaci systemu ATS hiring manager może szybko i wygodnie realizować swoje obowiązki w zakresie rekrutacji. Po krótkim przeszkoleniu szef zespołu ma możliwość używać systemu do rekrutacji w dogodnym dla siebie czasie. To wszystko ułatwia mu życie, minimalizuje nakład pracy i tym samym zostawia więcej przestrzeni na zabieganie o codzienne cele jego uszczuplonego zespołu. Jest to też świetne rozwiązanie dla szefów, którzy chcieliby się zaangażować w rekrutację w szerszym wymiarze. Dzięki systemowi rekrutacyjnemu manager ma np. możliwość przejrzenia aplikacji odrzuconych przez rekrutera.
Szukasz systemu ATS z gotowymi funkcjonalnościami dedykowanymi hiring managerowi? Zapytaj o demo systemu HRlink i przekonaj się, że to najlepszy na polskim rynku soft wspierający procesy HR od rekrutacji po outplacement.