Czy pandemia sprawiła, że działy HR się liczą?

Dział personalny uchodzi za jeden z najbardziej niemierzalnych w całym biznesie. Rozmawiając z HR-owcami o efektywności procesów i mierzeniu sukcesów HR, zwykle słyszymy „niestety, jeszcze tego nie mierzymy”. Jednak coraz częściej pojawiają się w tych rozmowach głosy, że warto by było zacząć. Z jednej strony podejście data-based HR zatacza coraz szersze kręgi i coraz więcej firm, dodatkowo doświadczonych niepewnością i zmiennością świata VUCA, widzi potrzebę mierzenia efektywności HR. Z drugiej – ciągle pojawiają się wątpliwości, czy ludzi da się, ot tak, włożyć w ramy tabelki w Excelu?

Co ciekawe, wielu HR-owców zaczyna dyskusję o mierzeniu efektywności HR od efektywności szkoleń czy rekrutacji. Uważają te obszary za najbardziej nieuchwytne analitycznie, a skupienie się na tej niepoliczalności może doprowadzić do błędnego założenia, że skoro nie umiemy zmierzyć wszystkiego, to lepiej niczego nie mierzyć. Jednak (całe szczęście!) coraz więcej z nas zauważa, że łatwiej rozmawia się z zarządem i biznesem przez pryzmat danych niż przy użyciu argumentów płynących z nawet najlepszej i najlepiej przetestowanej praktyki. Praktyki, która w czasach, kiedy jedyną stałą jest zmiana, bardzo szybko się dezaktualizuje.

HRrebels podjęli wyzwanie sprawdzenia co i jak liczą działy HR – przedstawiamy wyniki II edycji badania Analityki HR, które trwało od 23 listopada 2020 roku do 22 stycznia 2021 roku. W badaniu udział wzięli głównie pracownicy działów HR (95% uczestników) z prywatnych firm (94%), którzy na co dzień zajmują się lub odpowiadają za rekrutację (68%), wizerunek pracodawcy (57%) lub analizy i kontroling HR (55%). Prawie połowa badanych firm ma polski kapitał, 37% to firmy z kapitałem europejskim. 40% firm zatrudnia mniej niż 250 pracowników, 10% zatrudnia ponad 5 tysięcy osób. Najliczniej reprezentowane w badaniu branże to IT/High-Tech (23% badanych firm), produkcja (11%) i SSC/BPO (6%).

Cieszy fakt, że 77% firm, które wzięły udział w II edycji badania Analityki HR[1], zgadza się ze stwierdzeniem, że dane i analityka są przyszłością działu HR w ich firmie. 85% badanych firm korzysta z danych HR, ale jedynie połowa działów HR prowadzi analizy danych własnymi siłami.

Można mówić o dwóch potencjalnych przyczynach niewystarczającego rozpowszechnienia korzystania z danych w HR. Jedną z nich jest brak funduszy oraz czasu, które można zainwestować w analizę danych personalnych. Drugi to brak przekonania – wśród HR-owców, zarządów czy w biznesie – że praca z danymi personalnymi to inwestycja, która się opłaca. Nieumiejętność przekonania otoczenia, że czas poświęcony na analizę danych personalnych nie jest zmarnowany, może doprowadzić do dalszej archaizacji funkcji personalnej.

Obciążenie pracą działu HR

Jaka powinna być wielkość działu HR względem wielkości zatrudnienia w firmie? Do tej pory brakowało powszechnie akceptowanego przelicznika, a analiza w oparciu o dane z badania przyniosła kilka zaskakujących wniosków. Intuicyjnie może się nam wydawać, że mała firma oznacza mniejszą liczbę HR-owców, a więc i większe obciążenie pracą, jednak badanie wskazuje na odwrotne powiązanie liczby pracowników z liczbą HR-owców. Liczebność działu HR nie rośnie wraz ze wzrostem liczby zatrudnionych w firmie.

Dołóżmy do tego fakt, że działy HR obsługują wewnętrznie najczęściej dziewięć procesów HR-owych. Jak zatem przełożyć te wyniki na (nieuchwytny, a jakże pożądany) wskaźnik obciążenia działu HR pracą?

– W mniejszych firmach działy HR obsługują mniejszą liczbę pracowników (średnio 36) jednak w tych firmach jest 3,5 razy więcej procesów HR-owych wewnętrznie obsługiwanych niż HR-owców, co oznacza, że jeden pracownik działu HR obsługuje średnio ponad 3 wewnętrzne procesy HR-owe. Może mieć to przełożenie na bardzo rozbudowane wymagania wobec HR-owców w małych firmach. Muszą znać się na wielu zagadnieniach zarządzania zasobami ludzkimi – od rekrutacji, przez szkolenia, kadry i płace, Employer Branding, wynagradzanie, komunikację wewnętrzną aż po analizy HR – mówi Anna Morawiec-Bartosik z HRrebels.

Wykres 1: Średnia liczba pracowników oraz procesów przypadająca na 1 HR-owca, według wielkości firmy. Badanie HRrebels 2020-2021.

W większych organizacjach pracownicy działu HR stoją przed odwrotnym wyzwaniem. Z jednej strony w obsłudze procesów dominuje specjalizacja, bo na jednego HRowca przypada 0,3 procesu, ale za to odpowiada za znacznie większą liczbę pracowników.

Patrząc na obciążenie pracą HR-owców i rosnącą liczbę procesów HR-owych widzimy obraz działu HR nadal niezbyt strategicznego biznesowo, za to obłożonego pracą operacyjną.

Coraz więcej KPI w HR

Firmy najczęściej mierzą 4 wskaźniki w HR – tyle wynosi dominanta, czyli najczęściej występująca wartość (na taką liczbę KPI wskazuje 8% badanych firm). Najczęściej są to:

  • poziom całkowitej rotacji (63% firm),
  • nieobecności pracowników (56%)
  • oraz czas rekrutacji (50%).

Cieszy niezmiernie fakt, że odsetek firm, które mierzą stosunkowo wiele wskaźników wzrósł – i to znacząco! Ponad 1/4 badanych firm mierzy ich co najmniej 12 (względem 3% w 2019 roku). Dobrą nowiną jest także spadek udziału firm, które nie korzystają z żadnych KPI w HR – z 11% do 3%.

W badaniu 2020 bardziej szczegółowo opisane zostały wskaźniki dotyczące efektywności rekrutacji czy szkoleń. W 2019 roku 25% respondentów twierdziło, że mierzy efektywność szkoleń, 34% zaś uważało, że bada efektywność rekrutacji. W II edycji badania zadowolenie ze szkoleń mierzy 44% firm, ale efektywność rozumianą jako porównanie testów wiedzy przed i po szkoleniu jest przedmiotem pomiaru 26% firm. Z kolei rekrutacja została w II edycji badania Analityki HR bardzo szeroko zbadana i najczęściej występującym wskaźnikiem z tej dziedziny jest czas trwania rekrutacji, z którego korzysta połowa badanych firm. Wskaźniki takie jak badanie zadowolenia menedżerów z procesu rekrutacji czy analiza jej trafności są bardzo mało popularne (odpowiednio używa ich 29% i 20% badanych firm). Feedbackiem kandydatów do pracy interesuje się co piąta badana firma.

Wskaźniki, które pomagają przeanalizować koszty procesów i mogą posłużyć jako podstawa do ich optymalizacji, są niestety bardzo rzadko używane w polskich działach HR – finansowym kosztem rotacji interesuje się 15% firm (w 2019 roku było to 7%), koszt pozyskania kandydata liczy 23% badanych. Wskaźniki skupiające się na zysku z inwestycji są jeszcze mniej popularne: HC ROI (zwrot z inwestycji w kapitał ludzki) mierzy 7% firm (co ciekawe w 2019 roku było to 8% przebadanych firm), a EB ROI (zwrot z inwestycji w komunikację marki pracodawcy) jest przedmiotem zainteresowania zaledwie 2% HR-owców.

HR skupia się na przeszłości

Analityka personalna rozwija się w Polsce powoli, ale temat wskaźników z roku na rok zyskuje na popularności. Rośnie jednak przepaść między firmami pracującymi na danych, a tymi odrzucającymi data-based HR – różnica ta widoczna jest przede wszystkim pomiędzy największymi graczami a małymi firmami oraz pomiędzy poszczególnymi branżami.

Cel w jakim HR korzysta z danych jest niestety nadal mało zaawansowany – 2/3 badanych działów HR skupia się jedynie na analizach ad-hoc lub cyklicznych raportach, wykresach czy zestawieniach. Nieco ponad połowa firm porównuje swoje dane do poziomu docelowego albo benchmarków rynkowych. Cieszy, że połowa badanych wykorzystuje dane HR na potrzeby doradztwa strategicznego dla zarządu!

Zaledwie co piąty HR-owiec korzysta z pełnych możliwości jakie daje analiza danych – patrzenia przez ich pryzmat wprzód, zamiast jedynie wstecz. Niestety analityka predykcyjna (czy chociażby budowa trendów i prognoz) jest nadal mało popularna wśród polskich HR-owców.

Wykres 2: Pyt. W jakim celu HR wykorzystuje dane? Badanie HRrebels 2021.

Wydaje się także, że mimo iż działy HR mierzą coraz więcej wskaźników to jednak nie wykorzystują w pełni możliwości jakie dają dane. Rok 2020 zwiększył liczbę dostępnych danych, które dział HR może analizować i wyciągać z nich wnioski na przyszłość, jednak nadal niewiele HR-owców patrzy przez ich pryzmat w przyszłość.

Czy HR się liczy?

– Pandemia sprawiła, że biznes i zarząd częściej oczekują od HR-u decyzji i rekomendacji opartych o dane i fakty. W wielu branżach obserwowaliśmy w ostatnim roku przyspieszoną digitalizację, która była konieczna do przeniesienia pracy do online. Więcej firm postawiło na regularne badania zaangażowania i nastroju pracowników. Zmienił się proces onboardingu, który w świecie wirtualnej pracy nie mógł zostać procesem tylko stacjonarnym. Priorytety employer brandingu zmieniły się o 180 stopni i w 2021 roku zarządzanie marką pracodawcy będzie skoncentrowane na pracownikach a nie na kandydatach – mówi Anna Morawiec-Bartosik.

Wszystkiego o analityce HR na przełomie 2020 i 2021 roku dowiesz się z bezpłatnego raportu z badania, który możesz pobrać na stronie badania.

Nie ulega wątpliwości, że samo badanie to dopiero początek dyskusji na temat roli danych w HR. Jak zapewnia Ania Morawiec-Bartosik, założycielka HRrebels, funkcja personalna potrzebuje analityki aby zacząć odgrywać ważną rolę w biznesie. – W najbliższych miesiącach planujemy cykl spotkań z praktykami biznesu, którzy opowiedzą o roli danych w różnych obszarach HR: od rekrutacji, przez procesy wewnętrzne, po employer branding. Wszystkie odbędą się na Facebooku, pod hasłem #HRsięliczy. Już teraz pracujemy również z organizacjami, które chcą wykorzystać dane z badania do benchmarków dla swoich procesów HR. Widzimy zainteresowanie zwłaszcza w firmach technologicznych, branży omnichannel i w bankowości. Cieszy nas, że wyniki badania pomagają wynieść na jeszcze wyższy poziom procesy HR-owe, a przy tym stanowią punkt wyjścia do dyskusji o optymalizacji pracy HR-owców. Zapraszamy do dyskusji wszystkie firmy, które chcą opierać HR na danych.


Masz pytania związane z raportem? Chcesz skorzystać ze specjalnego rabatu 10% na na raport porównawczy procesów i praktyk HR połączonego z warszatem? Skontaktuj się z autorką tekstu Anna Morawiec-Bartosik i podaj hasło-kod: HRlink.

[1] W badaniu wzięło udział 266 osób z 244 firm.