O tym, dlaczego niektóre procesy rekrutacyjne trwają zbyt długo, jak unikać takich sytuacji i znajdować czas na feedback dla kandydatów opowiada Aleksandra Pszczoła.
Aleksandra Pszczoła – Założycielka i CEO firmy Bee Talents. Na co dzień wspiera polskie i zagraniczne firmy technologiczne w rekrutacji i employer brandingu. W 2014 otrzymała nagrodę Szefa Roku HR. Obecnie, wraz z kilkuosobowym zespołem, aktywnie dzieli się wiedzą o tym, jak tworzyć markę pracodawcy, a także w jaki sposób szybko i skutecznie zatrudniać specjalistów IT.
Nie każda rekrutacja kończy się szybkim sukcesem. Jakie są najczęstsze przyczyny przedłużania się procesów rekrutacyjnych?
Aleksandra Pszczoła: Wyobraźmy sobie taki scenariusz: projekt czeka na rozpoczęcie, a w naszym zespole brakuje odpowiedniego specjalisty, który podejmie się jego realizacji. Albo inaczej: po raz kolejny konkurencja zgarnia nam sprzed nosa intratną propozycję, ponieważ cały zespół ma ręce pełne roboty i nie mamy wolnych zasobów. Najczęściej dopiero kiedy jesteśmy przyparci do muru, zaczynamy szukać rozwiązania i efektywnych metod powiększenia zespołu. Scenariusz rozmów z firmami rekrutacyjnymi jest zazwyczaj taki sam: potrzebujemy wysoko wykwalifikowanego specjalisty, który zacznie pracę od zaraz. Możliwe? Pewnie, ale to jak szukanie igły w stogu siana. Oczywiście możemy trafić na tzw. „złoty strzał”, ale rzeczywistość i praktyka uczy nas, że zazwyczaj proces rekrutacyjny trwa. Zwłaszcza wtedy, kiedy o rekrutacji zaczynamy myśleć, gdy robota pali nam się w rękach i nie prowadzimy działań, które pomogą nam tego uniknąć.
Spójrzmy na przykładowy proces rekrutacji w IT. Zrekrutowanie senior programisty składa się z 3 etapów, które trwają średnio od 30 – 90 min, a w każdym z nich uczestniczy od 1-2 osób. W najlepszym przypadku czas pomiędzy spotkaniami to średnio 1 – 3 dni robocze. Łatwo więc policzyć, ile czasu poświęca firma i kandydat na zaangażowanie się w taki proces, nie mówiąc już o czasie poświęconym na umawianie spotkań i pisanie informacji zwrotnych. Gdyby jednak wszystko było takie proste. Zazwyczaj procesy przeciągają się i trwają tygodniami, a przyczyniają się do tego wszystkie zaangażowane strony.
Jakie są więc najcięższe grzechy rekrutacji?
Słaba synchronizacja
Kandydat zazwyczaj jest osobą pracującą, dlatego najwygodniej będzie mu spotkać się w godzinach wczesnoporannych albo późnopopołudniowych. Trzeba więc skoordynować jego dostępność z dostępnością rekruterów i osób decyzyjnych, a to zazwyczaj trwa. Warto więc ten proces usprawnić. Ze względu na to, że ten pierwszy etap często ma funkcję zapoznawczą, zamiast zapraszania kandydata do biura, warto przeprowadzić z nim wideorozmowę, podczas której dokonamy tzw. screeningu jego umiejętności, sprawdzimy motywację oraz zbierzemy informacje formalne. Jeśli spełni on nasze oczekiwania, wówczas wysyłamy zadanie lub zapraszamy bezpośrednio na rozmowę do naszego biura.
Niska responsywność
Niech pierwszy rzuci kamieniem, kto ani razu nie pozwolił kandydatowi czekać na swoją odpowiedź dłużej niż 24h. W idealnym procesie rekrutacyjnym kandydat, który zaaplikował na naszą ofertę, powinien otrzymać dwie wiadomości. Pierwszą, automatyczną, która jest podziękowaniem za udział w procesie oraz drugą, wysyłaną maksymalnie do 24h od otrzymania kandydatury, z informacją o zakwalifikowaniu się do dalszego etapu bądź jego odrzuceniu. To nie tylko podtrzymuje wysokie candidate experience, ale przede wszystkim usprawnia pracę całemu zespołowi. Szybka odpowiedź na aplikacje i pytania kandydatów powinna być znakiem rozpoznawczym każdego sprawnego rekrutera.
Bałagan
Źle zaplanowany proces powoduje chaos, a w efekcie jego wydłużenie. Jeśli od początku do końca nie określimy sobie persony idealnego kandydata, celu rekrutacji oraz jej przebiegu, bardzo łatwo możemy wprowadzić zamęt, a w efekcie nasza ocena może nie być rzetelna. Zmiana procesu rekrutacyjnego w trakcie jego trwania, poprzez np. dawanie dodatkowych zadań czy wprowadzanie kolejnych, niespodziewanych etapów rozmów, nie tylko powoduje dezinformację, ale również źle wpływa na postrzeganie firmy przez kandydata. Warto zastanowić się, jakie są nasze oczekiwania i w jaki sposób chcemy sprawdzić konkretne kompetencje.
Brak ATS
Nad bałaganem można bardzo łatwo zapanować. Zamiast komunikować się z kandydatem mailowo, możemy wykorzystać ATS, czyli system służący do zarządzania bazą kandydatów oraz komunikacji. Takie rekrutacje prowadzone są w sposób czytelny, ponieważ wszystkie osoby zaangażowane w rekrutację mogą mieć dostęp do korespondencji oraz widzieć status danego kandydata. Taki system bardzo często jest zsynchronizowany z naszym kalendarzem, co usprawnia proces.
Niezdecydowanie
Sprawny proces to szybkie decyzje. Nie oznacza to jednak, że mają być one pochopne. Zatrudnienie odpowiedniej osoby jest kluczowe, dlatego czasami warto powtórzyć proces niż zatrudnić kogoś, do kogo nie jesteśmy przekonani. Zanim przystąpimy jednak do rekrutacji, powinniśmy wypracować wspomniany już wcześniej profil kandydata. Pomoże on nam dokładnie określić, jakie cechy ma mieć nasz kandydat, nie tylko pod względem kompetencji miękkich i technicznych, ale również jaką ma być osobą. Dzięki takiemu profilowi nie będziemy porównywać kandydatów między sobą, a porównamy go do przygotowanej wcześniej persony. Dzięki czemu nasza ocena się obiektywizuje, a my zyskujemy czas, nie czekając kolejnych tygodni na pozostałych kandydatów.
Nieatrakcyjna oferta
Ostatnim czynnikiem, którego nie powinno się bagatelizować, jest złożenie oferty. Gdy wydaje nam się, że kandydat jest już nasz, zapominamy o tym, aby postawić kropkę nad „i”. Jak więc wygląda idealna oferta? Oprócz kwestii formalnych czy warunków współpracy, powinna przedstawiać zalety pracy w naszej firmie. Nawet jeśli wielokrotnie wspominaliśmy o tym w trakcie procesu rekrutacyjnego, złożenie oferty jest idealnym momentem, żeby jeszcze raz podkreślić nasze atuty. Nie zaszkodzi również wykazanie odrobiny entuzjazmu z powodu pozytywnego zakończenia procesu. Dobry kandydat wybiera zazwyczaj spośród kilku propozycji i nasza oferta powinna pomóc podjąć mu tę właściwą. Warto też określić termin, w którym kandydat musi określić swoje stanowisko i udzielić wiążącej odpowiedzi.
Jakie powinny być kolejne kroki rekrutera, kiedy okazuje się, że na drodze do zakończenia procesu pojawiły się trudności?
AP: Rekruter, oprócz weryfikacji, pełni rolę łącznika pomiędzy klientem a kandydatem. To on odpowiada za rzetelność przekazanych informacji i opiekę nad procesem. Jest pewnego rodzaju przewodnikiem kandydata, który ma za zadanie sprawnie poprowadzić go przez rekrutację. Tutaj kluczem do sukcesu jest odpowiednia komunikacja. Lepiej poinformowany kandydat gwarantuje lepsze efekty. Jeśli rekruter widzi, że proces się wydłuża, powinien zareagować od razu i poinformować odpowiednią stronę o konsekwencjach, a także zaproponować adekwatne rozwiązanie. Rekruter to partner, który ma bardzo duży wpływ na powodzenie rekrutacji.
Momenty, w których tuż przed finalizacją rekrutacji kandydat się wycofuje, muszą być dla rekrutera frustrujące. Jak radzić sobie z takimi sytuacjami?
AP: Finalizacja rekrutacji zawsze wywołuje dreszczyk emocji. Czy kandydat podpisze umowę? Czy firma się nie wycofa? Często jest to moment, w którym rekruter wykonał już kawał świetnej roboty i pozostaje mu czekać na decyzję. Niestety, tutaj już niewiele zależy bezpośrednio od niego. Kiedy kandydat mówi: „nie, dziękuję”, warto do niego wrócić i poprosić o informację zwrotną. Informacja o tym, dlaczego kandydat odrzucił naszą ofertę, może być dla nas istotnym źródłem wiedzy. Poznajemy w ten sposób rynek, co pozwala nam przygotować lepszą ofertę w przyszłości albo lepiej dobrać naszą grupę docelową. Dodatkowo warto zapytać kandydata o przebieg procesu rekrutacyjnego – możemy pozyskać tutaj bardzo cenne wskazówki czego unikać w przyszłości. Taki feedback możemy uzyskać drogą telefoniczną lub mailową.
Według Pani doświadczenia, jakie procesy najczęściej sprawiają trudności?
AP: Trudno jest mi jednoznacznie odpowiedzieć na to pytanie. Problematyczne procesy to takie, w których klient nie ma jasno zdefiniowanej roli oraz oczekiwań względem kandydata. Nierzadko zdarza się też, że wymagania są nieadekwatne do sytuacji na rynku. W mojej ocenie, rekrutacje wewnętrzne są dużo łatwiejsze, ponieważ można z wyprzedzeniem ustalić zwinne procesy oraz strategię employer brandingową, która wspomaga działania rekrutacyjne. Warto dbać o markę pracodawcy, nawet jeśli nie mamy pilnych potrzeb rekrutacyjnych. Dlatego też jeśli prowadzimy rekrutacje z pozycji rekrutera zewnętrznego, ważne jest jak najlepsze poznanie kultury firmy do której rekrutujemy, dobre zrozumienie produktu oraz przewagi biznesowej.
Jak zaplanować proces rekrutacyjny, żeby znalazło się w nim miejsce na feedback dla kandydata?
AP: Kandydat jest partnerem i należy traktować go tak, jak sami chcielibyśmy być traktowani. Nawet jeśli nasz proces okazał się fiaskiem, należy w możliwie uczciwy sposób wytłumaczyć kandydatowi, co poszło nie tak. Dodatkowo dawanie feedbacku zmusza nas do przeanalizowania kandydatury, dzięki czemu możemy lepiej kalibrować następne profile i efektywniej przeprowadzić spotkania rekrutacyjne.