„Dziękujemy, oddzwonimy” – ta formułka dźwięczy w głowach tysięcy pełnych nadziei kandydatów na całym świecie. Niestety, mimo że według międzynarodowego badania portalu rekrutacyjnego LinkedIn aż 94% z 20.000 przebadanych kandydatów chce uzyskać informację zwrotną od rekrutera, jedynie 3% otrzymuje ją po każdej rozmowie kwalifikacyjnej (wg badania praca.pl).
Brak czasu, duża ilość projektów i związany z tym bałagan organizacyjny czy brak informacji od osoby decyzyjnej to główne wymówki, jakie można usłyszeć od rekruterów, którzy nie udzielają informacji zwrotnej. Tymczasem feedback powinien być obowiązkowym krokiem w każdym procesie rekrutacji, tak samo ważnym jak przeprowadzenie rozmowy. Jest on wyrazem szacunku dla kandydata, który poświęcił czas i środki na to, żeby zapoznać się z opisem stanowiska i przygotować do rozmowy, wziął dzień wolny, aby przyjechać do ciebie, zapłacił za bilet lub paliwo. Jeżeli korzystasz z usług profesjonalnej agencji headhunterskiej, firma zrobi to za ciebie, jeśli nie, musisz zrobić to sam. Jakich nie wymyśliłbyś pretekstów, w większości przypadków główną przyczyną braku informacji zwrotnej są kwestie emocjonalne. Nikt nie lubi być posłańcem złej nowiny, często boimy się także reakcji po drugiej stronie, nie chcemy kogoś urazić lub nie wiemy, jak przekazać w akceptowalnej formie to, co jest rzeczywistą przyczyną odrzucenia danego kandydata.
Pamiętajmy jednak, że świat jest mały, a świat biznesu jeszcze mniejszy. Jeżeli nie udzielasz informacji zwrotnej, wkrótce nie tylko ty, ale także firma, dla której pracujesz, będziecie mieli opinię niesłownych i nieprofesjonalnych. Idąc dalej, kandydaci nie będą rekomendować wam innych osób, a klienci lub managerowie zlecać rekrutacji, ponieważ ich wizerunek mógłby na tym ucierpieć.
Jak udzielić informacji zwrotnej?
Większość rekruterów już po krótkiej rozmowie wie, czy będzie rekomendować danego kandydata. Niezależnie od ostatecznej decyzji, podczas rozmowy kwalifikacyjnej rób notatki, a od razu po spotkaniu wypunktuj sobie kilka mocnych i słabych stron kandydata, które możesz mu zakomunikować udzielając informacji zwrotnej. W przypadku cech, na które kandydat ma wpływ, polecam tzw. kanapkę feedbackową – obuduj negatywne informacje pozytywnymi, aby nie urazić kandydata i nie zniszczyć jego pewności siebie, a także wskazać mu jego silne strony, które warto, żeby eksponował podczas kolejnych rozmów. Jeżeli przyczyną odrzucenia osoby jest czynnik twardy, jak np. brak doświadczenia w implementacji SAP, zbyt wysokie oczekiwania finansowe, mów wprost. Jeżeli głównym powodem jest coś, na co kandydat nie ma wpływu, a informacja mogłaby go urazić, jak na przykład wiek, przekaż informację dyplomatycznie lub wskaż na inne cechy, które także wymagają poprawy.
W jakiej formie przekazać feedback?
Informacji zwrotnej możesz udzielić drogą mailową, aczkolwiek o wiele bardziej profesjonalny i lepiej postrzegany, mimo że wymagający większej odwagi, jest krótki telefon z informacją i uzasadnieniem. Poniżej znajdziesz przykładową informację dla kandydata, której przekazanie zajmie ci nie więcej niż 3 minuty.
Dzień dobry Panie Janie,
Dzwonię do Pana z informacją zwrotną po naszej rozmowie na stanowisko Przedstawiciela Handlowego w firmie XYZ. Niestety nie został Pan zakwalifikowany do kolejnego etapu rekrutacji. Jest mi tym bardziej przykro, ponieważ wiem, że włożył Pan sporo energii na przygotowanie się do rozmowy. Bardzo dobre wrażenie zrobiło na mnie zwłaszcza przygotowanie przez Pana referencji od poprzednich pracodawców. Czy chciałby Pan usłyszeć dlaczego Pana kandydatura została odrzucona? To co było główną przyczyną to niewystarczająca znajomość języka angielskiego. Jeżeli mogę coś podpowiedzieć, warto, aby wziął Pan kilka lekcji z native speakerem przed kolejnymi rekrutacjami, w których będzie Pan brał udział. Mimo wszystko uważam Pana kandydaturę za mocną, zwłaszcza jeżeli chodzi o Pana doświadczenie sprzedażowe w branży elektronarzędzi, które bardzo ciekawie Pan zaprezentował podczas naszego spotkania. Pozwolę więc sobie zachować Pana aplikację na przyszłość. W międzyczasie bardzo dziękuję Panu za poświęcony czas. Do usłyszenia.”
Czasami o odrzuceniu kandydata decyduje drobiazg, o którym kandydat nie ma pojęcia. Jeżeli pozostawisz to w sferze domysłów, być może będzie on demonizował swoje cechy i przełoży łatwo naprawialny błąd na całe swoje poczucie wartości. Tymczasem konstruktywna krytyka pozwoliłaby mu się zmienić na lepsze, przygotować do kolejnej rozmowy i podszkolić umiejętności, które wymagają poprawy.
Kiedy dać odpowiedź?
Ważne, aby z góry poinformować kandydata, ile potrzebujesz czasu na udzielenie informacji zwrotnej. Lepiej, aby termin był dłuższy niż zakładany. Zawsze możesz miło zaskoczyć kandydata wcześniejszą informacją. Wprowadź ustalony termin do swojego kalendarza, ustaw przypominacz i koniecznie dotrzymaj słowa. Jeżeli wiesz, że termin się przedłuży, poinformuj o tym zawczasu kandydata i pilnuj kolejnej ustalonej daty.
Trzymając się powyższych zasad możesz być pewien, że udzielona w ten sposób krytyka będzie konstruktywna i zaprocentuje. Przyniesie ona korzyści zarówno tobie, ponieważ postąpisz w sposób etyczny, szczery oraz podejmiesz wyzwanie, które da ci siłę do podejmowania kolejnych trudnych decyzji oraz wzmocni twoją pewność siebie, jak i kandydatowi. Z informacji od ciebie będzie mógł wyciągnąć wnioski i popracować nad sobą. Będziesz postrzegany także w jego oczach jako ekspert, do którego na pewno zgłosi się, jeśli ktoś z jego znajomych będzie szukał pracy lub sam będzie szukać osoby do swojego zespołu.
Tak więc następnym razem, kiedy będziesz miał wątpliwości, czy przekazać komuś szczerą informację zwrotną, pozbądź się ich. Nie chowaj głowy w piasek, weź głęboki oddech, chwyć za słuchawkę i podejmij wyzwanie, dzięki któremu urośniecie oboje. Powodzenia!