Warunkiem udziału w procesie rekrutacyjnym jest umieszczenie na dokumentach aplikacyjnych zgody na przetwarzanie danych osobowych. Co to oznacza dla rekrutera?
Zacznijmy od ustalenia na co godzi się pracownik umieszczając klauzulę na dokumentach aplikacyjnych. Niewiele osób pamięta, że po zakończonym procesie rekrutacji, pracodawca nie może deklarować, iż przechowywanie danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie na danym stanowisku jest niezbędne dla prawnie usprawiedliwionych celów. Dlaczego? Bo prowadzona przez niego rekrutacja jest po prostu już zakończona. Natomiast istotne znaczenie ma zatem zakres zgody udzielonej przez kandydata w procesie rekrutacji. W praktyce należy rozumieć to następująco: Jeżeli osoba aplikująca na dane stanowisko, składając oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych, nie określi konkretnie rekrutacji tj. nie wskaże, iż jego zgoda dotyczy tylko jednego procesu rekrutacyjnego w którym aktualnie aplikuje na dane stanowisko, to takie oświadczenie jest ważne przez wszystkie rekrutacje prowadzone przez danego pracodawcę. Jeżeli zaś rekrut określi, iż jego zgoda dotyczy określonej oferty tj. konkretnej rekrutacji prowadzonej przez pracodawcę, to nie ma podstaw do przetwarzania jego danych osobowych po jej zakończeniu i tym samym po zakończonym procesie rekrutacyjnym, pracodawca jako administrator danych osobowych powinien takie dane usunąć (zniszczyć/anonimizować).
Czy pracodawca może niszczyć dokumenty rekrutacyjne poprzez wyrzucanie ich do kosza?
Należy pamiętać, iż niszczenie dokumentów rekrutacyjnych to jedna z form przetwarzania danych osobowych (zgodnie z Ustawą przez przetwarzanie danych osobowych rozumie się jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych). Tym samym powinno odbywać się z poszanowaniem wszelkich zasad wynikających z Ustawy. Nie ma przy tym znaczenia, czy chodzi o niszczenie danych osobowych zawartych w dokumentach papierowych czy na nośnikach informatycznych. Ustawa nie wskazuje konkretnego sposobu niszczenia zgromadzonych danych osobowych. Tytułem przykładu można wskazać, iż trwałe i ostateczne usunięcie danych osobowych z dokumentów w wersji papierowej można wykonać albo anonimizując dokument, jeżeli jego treść nadal jest nam potrzebna albo usuwając cały dokument w niszczarce. Najistotniejsze, by wybrana metoda uniemożliwiała ponowne odtworzenie zniszczonych danych osobowych.