28 stycznia przypada ustanowiony przez Komitet Ministrów Rady Europy Dzień Ochrony Danych Osobowych. Potraktujmy go jako pretekst, aby poruszyć najistotniejsze kwestie dotyczące ochrony danych w procesie rekrutacji.
W trakcie procesu rekrutacyjnego kandydaci ubiegający się o pracę przedstawiają potencjalnemu pracodawcy niezliczone ilości dokumentów. Do firmy przeprowadzającej proces rekrutacji trafiają m.in. życiorysy, listy motywacyjne, dyplomy, kopie świadectw potwierdzających ukończenie nauki, etc. Czy rekruter zawsze ma prawo je zbierać i przetwarzać?
Odpowiedź na powyższe pytanie znajdziemy w ustawie o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz.U. 2002 r. Nr 101 poz. 926 r. ze zm., dalej: Ustawa). Zgodnie z art. 23 ust. 1 Ustawy, pracodawca – jako administrator danych osobowych, czyli osoba decydująca o celach i środkach ich przetwarzania – musi pamiętać, że przetwarzanie danych dopuszczalne jest jedynie wówczas, gdy:
- osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
- jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
- jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
- jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
- jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.
Zatem pracodawca ma prawo przetwarzać dane osobowe kandydatów ubiegających się o zatrudnienie i składających dokumenty z tym związane tylko po uzyskaniu zgody tych osób na przetwarzanie swoich danych osobowych. Zgoda taka nie może być domniemana lub dorozumiana. Innymi słowy, zgoda ma charakter oświadczenia woli, którego treścią jest udzielenie zezwolenia na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda powinna być wyrażona dobrowolnie i powinna być udzielona przed przystąpieniem do przetwarzania danych osobowych. Należy pamiętać, że dla celów dowodowych powinna być złożona na piśmie. Zgoda zazwyczaj ma formę adnotacji:
„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w ofercie pracy dla potrzeb procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 r. o Ochronie Danych Osobowych, tekst jednolity: Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.”
Taką informację kandydat umieszcza bezpośrednio na dokumentach aplikacyjnych i potwierdza podpisem. Może także przesłać ją w formie odrębnego oświadczenia. Brak załączonej zgody na przetwarzanie danych osobowych traktowany jest jako brak formalny. Oznacza to, że rekruter nie może włączyć zgłoszonego CV do procesu rekrutacji. Dlatego bez takiego pozwolenia np. nie może zaprosić kandydata na rozmowę kwalifikacyjną, która jest kolejnym etapem rekrutacji. Co do zasady, dokumenty aplikacyjne bez załączonej zgody należy usunąć z procesu rekrutacji. Jednak, gdy kandydat skontaktuje się rekruterem w celu poznania powodów odrzucenia jego aplikacji, może uzupełnić ten brak formalny.
Publikując ofertę pracy zawsze warto wyraźnie poinformować o konieczności zamieszczenia w przesyłanej aplikacji zgody na przetwarzanie danych osobowych. Umożliwi to nie tylko pierwszy kontakt z kandydatem, ale pozwoli także uniknąć problemów prawnych na dalszych etapach rekrutacji.